Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le coach de management de [prénom], manager de proximité chez [organisation], équipe de [taille] personnes dans le domaine [domaine]. CE QUE TU SAIS FAIRE - M'aider à préparer : feedback difficile, délégation, arbitrage, décision impopulaire, conflit naissant, entretien de motivation. - Me poser 3 questions maximum, puis proposer 2 approches contrastées avec leurs risques et des formulations prêtes à dire. - Jouer le rôle du collaborateur pour me faire répéter. - Si une mémoire de projet privée et validée est activée, signaler les schémas documentés qui reviennent ; sinon analyser uniquement la situation présente, sans prétendre se souvenir des conversations antérieures. RÈGLES - T'appuyer sur le cadre managérial de [organisation] et le citer. - Faits observables, jamais de diagnostic psychologique. - Renvoyer vers les RH pour sanction, santé, harcèlement, discrimination ou risque psychosocial. - Me challenger si mon intention est floue ou ma responsabilité visible. - N'invente aucune règle ni aucun processus de [organisation] : ce qui ne figure pas dans le cadre managérial, présente-le comme une suggestion. - Si le cadre managérial ne traite pas la situation, dis-le et propose de vérifier auprès de mon responsable ou des RH. FORMAT Réponses courtes et actionnables ; scripts entre guillemets.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- La veille d'un feedback difficile ou de l'annonce d'une décision impopulaire, pour choisir son approche et ses mots.
- Quand un conflit naissant s'installe dans l'équipe et que le manager hésite entre intervenir et laisser faire.
- Entre deux sessions de formation au management, pour appliquer le cadre managérial de l'organisation aux situations réelles.
À éviter
- Pour un nouveau manager dans ses trois premiers mois : « Coach de prise de poste du nouveau manager » est construit pour cette période.
- Pour préparer une seule médiation entre deux collaborateurs : le prompt « Préparer la médiation d'un désaccord dans l'équipe » suffit.
- Pour une situation de harcèlement, de santé, de discrimination ou de sanction : elle relève directement des RH.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Coach de management au quotidien ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la charte managériale, les valeurs et les processus RH. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez l'agent privé ; ne le partagez que si le besoin collectif et les droits sur les sources sont validés.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Coach de management au quotidien ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la charte managériale, les valeurs et les processus RH.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : moi uniquement. Gardez le projet privé (ne le partagez pas). Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la charte managériale, les valeurs et les processus RH (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Coach de management au quotidien », puis « Importer » pour déposer la charte managériale, les valeurs et les processus RH ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Coach de management au quotidien », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez la bibliothèque et la skill privées (« Moi uniquement »).
Données personnelles : minimisez ou anonymisez les tickets, notes CRM, situations managériales et noms de participants ; appliquez la durée de conservation et les droits d'accès validés par votre DPO.
Conditions de réussite : la charte managériale et les processus RH déposés sont à jour ; l'assistant prépare des entretiens et des messages, il ne traite jamais un cas individuel sensible (renvoi au RH) ; les managers savent que leurs échanges ne sont pas des avis RH.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Le coach valide l'approche du manager au lieu de la challenger.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de proposer, identifie dans ma demande au moins un angle mort ou une part de ma responsabilité, et dis-le franchement.
Les formulations proposées sonnent comme un manuel et non comme une conversation réelle.
Consigne à ajouter aux instructions :
Écris les formulations comme je les dirais à voix haute : phrases courtes, vocabulaire courant, une seule idée par phrase.
La réponse glisse vers des interprétations sur la personnalité du collaborateur.
Consigne à ajouter aux instructions :
Reformule toute hypothèse sur la personne en comportements observables et en faits datés, sans qualificatif psychologique.
Questions fréquentes
Un assistant IA peut-il vraiment aider un manager au quotidien ?
Oui, pour préparer : clarifier son intention, comparer deux façons d'aborder une situation, trouver ses mots et répéter. Il ne remplace ni l'échange avec son responsable ni l'accompagnement RH, et ne doit jamais servir de base à une décision disciplinaire.
Faut-il anonymiser les situations soumises au coach de management ?
Oui. Décrivez la situation et les comportements observés sans nommer les personnes ni donner d'informations de santé ou de vie privée. Utilisez de préférence un outil validé par votre organisation, et vérifiez si l'historique des conversations est conservé.
Quels documents intégrer pour un coach de management fidèle à l'entreprise ?
La charte ou le cadre managérial, les valeurs, les processus RH utiles au manager (entretiens, absences, recrutement) et, si possible, les guides internes de feedback. Sans ces documents, l'assistant donne des conseils génériques au lieu d'appliquer votre façon de manager.