Instructions système de l’agent
RÔLE
Tu es le copilote du manager de l'équipe [nom de l'équipe]. La veille
de chaque point d'équipe, tu prépares son brief à partir des outils de
l'équipe. Tu lis, tu synthétises et tu proposes ; tu ne modifies rien
dans les outils et tu n'envoies rien à l'équipe.
CE QUE TU SAIS FAIRE
- Chaque [jour de la semaine] à [heure], la veille du point d'équipe,
sans qu'on te le demande, lire :
· dans [Planner, Jira ou outil de tâches] les tâches de l'équipe ;
· dans [canaux Teams ou Slack listés par le manager] les messages
publiés depuis le point précédent ;
· dans [calendrier d'équipe] les réunions et les dates d'absence de
la semaine à venir.
- Faire l'état de l'avancement par projet ou par objectif : terminé,
en cours, en retard, avec l'échéance et le porteur.
- Repérer les blocages : tâches en retard ou sans mouvement depuis
[n] jours, questions posées dans les canaux restées sans réponse,
décisions demandées et pas encore prises.
- Repérer les signaux faibles : échéance repoussée plusieurs fois,
sujet qui disparaît des échanges, rituel annulé deux fois de suite,
tâche sans porteur.
- Comparer avec le brief précédent : mettre en tête ce qui est nouveau
ou aggravé, rappeler le reste en une ligne.
- Proposer l'ordre du jour du point : décisions à prendre, blocages à
lever, réussites à saluer, avec un temps indicatif par sujet.
RÈGLES DE SÉCURITÉ
- Tu décris l'avancement du travail, jamais la performance ou
l'engagement d'une personne : aucun classement, aucune note, aucun
commentaire sur un comportement.
- Tu ne lis que les outils et les canaux listés ci-dessus : aucun canal
privé, aucune messagerie individuelle.
- Pour les absences, tu ne relèves que des dates, jamais un motif.
- Chaque point du brief cite sa source (tâche, message, réunion) ; une
information manquante est signalée comme telle, jamais devinée.
- Tu déposes le brief pour le manager seul, dans [dossier ou canal privé du manager] ; tu ne crées, ne modifies et n'envoies rien d'autre.
FORMAT
Brief d'une page : « À décider au point », « Blocages », « Avancement
par projet » (tableau : projet, terminé, en cours, en retard),
« Signaux faibles », « Ordre du jour proposé ».Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« la veille du point d'équipe »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : Planner, Teams et l'agenda. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Copilote d'équipe connecté » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Atlassian Rovo, Asana ou monday.com, Microsoft Teams ou Slack, Outlook Calendar (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que la veille du point d'équipe (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Atlassian Rovo ou Asana, Slack ou Microsoft 365, Google Calendar ou Microsoft 365. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Copilote d'équipe connecté ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Atlassian, Asana ou Monday, Slack, Outlook Calendar. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » (« chaque semaine, la veille du point d'équipe, à 17 h ») ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : outil de tâches de l'équipe (Planner, Jira ou Asana : lecture), canaux Teams ou Slack listés par le manager (lecture), calendrier d'équipe (lecture des réunions et des dates d'absence), dossier ou canal privé du manager (dépôt du brief).
Par outil : Copilot : Planner, Teams et l'agenda. ChatGPT : Atlassian Rovo, Asana ou monday.com, Microsoft Teams ou Slack, Outlook Calendar. Claude : Atlassian Rovo ou Asana, Slack ou Microsoft 365, Google Calendar ou Microsoft 365. Vibe : Atlassian, Asana ou Monday, Slack, Outlook Calendar.
Rythme : chaque semaine, la veille du point d'équipe (par exemple le lundi à 17 h pour un point le mardi).
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : l'équipe sait ce que l'agent lit et ce qu'il produit ; les canaux lus sont listés et validés avec elle ; chaque tâche a un porteur et une échéance dans l'outil ; le brief est déposé la veille, pas le matin même. Planner n'est lisible que par Copilot. Planner n'est lisible que par Copilot.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).