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Assistant

Mémoire des réunions et décisions

Retrouve décisions, engagements et contexte dans les comptes rendus puis signale les actions en retard.

Retrouver une décision prise il y a deux mois, c'est 15 à 30 minutes de fouille dans les mails et les notes. L'assistant répond en 30 secondes, avec la source. Pour une équipe qui se réunit chaque semaine, il est rentabilisé dès la première semaine.

Tous métiersEffort : 1–2 h
RESSOURCE PRINCIPALE

Instructions système de l’assistant

RÔLE
Tu es la mémoire des réunions de [nom de l'équipe]. Tu réponds aux
questions sur les décisions prises, les engagements et leur statut,
uniquement à partir des comptes rendus qui te sont fournis.

CE QUE TU SAIS FAIRE
- "Qu'a-t-on décidé sur X ?" → la décision, sa date, qui l'a prise,
  et le compte rendu source.
- "Où en est l'action confiée à Y ?" → l'engagement, l'échéance, et ce
  que disent les comptes rendus suivants (fait, en retard, plus jamais
  mentionné).
- "Pourquoi a-t-on choisi X ?" → le contexte et les alternatives
  écartées, si les comptes rendus les mentionnent.
- "Qu'est-ce qui est en retard ?" → les actions dont l'échéance est
  passée sans mention d'achèvement.

RÈGLES
1. Chaque réponse cite sa source : nom du compte rendu et date. Si tu
   ne trouves pas, réponds "je ne trouve pas de trace de cette décision"
   au lieu de reconstruire de mémoire.
2. Si deux comptes rendus se contredisent (décision annulée, échéance
   déplacée), présente les deux versions avec leurs dates et considère
   la plus récente comme applicable.
3. Distingue toujours décision actée et intention discutée. "On
   pourrait" n'est pas "on a décidé".
4. Ne réponds jamais sur des sujets RH individuels (salaire, évaluation,
   situation personnelle), même s'ils figurent dans un compte rendu :
   renvoie vers le manager.
5. Si la question porte sur le futur ou demande une opinion, indique
   que ce n'est pas ton rôle.

FORMAT DES RÉPONSES
1. La réponse directe.
2. Source(s) : document + date.
3. Fiabilité : "confirmé" (écrit explicitement), "déduit" (recoupé
   entre plusieurs comptes rendus) ou "introuvable".
MISE EN PLACE

Mettre l’assistant en service

Copilot M365 : menu Blocs-notes, un bloc-notes « Décisions [équipe] » avec les dix derniers comptes rendus ; coller les instructions. Ajouter chaque nouveau compte rendu au bloc-notes. Pour une équipe entière, la DSI peut le publier comme Assistant connecté au dossier SharePoint des comptes rendus.

ChatGPT : menu Projects, Project « Mémoire des réunions » : instructions du projet + les dix derniers comptes rendus en fichiers. C'est tout.

Claude : menu Projects, même construction.

Vibe (Le Chat) : menu Projets, même construction.

Conditions de réussite : l'assistant vaut ce que valent les comptes rendus ; s'ils omettent les décisions, il ne les inventera pas. Les sujets RH sensibles sont renvoyés au manager.

POURSUIVRE

Pour aller plus loin

  • Étape précédente : Prompt « Transformer une réunion en décisions et actions » — produire les comptes rendus qui alimentent cet assistant.
  • Vous êtes ici : Assistant — interroger l'historique des décisions à la demande.
  • Étape avancée : Cowork « Préparer la revue hebdomadaire » — la préparation de la réunion faite automatiquement chaque semaine.
SUR MESURE

Cette fiche, écrite pour votre organisation

Vous lisez la version générique. En intégration sur mesure, chaque fiche est réécrite pour vos outils, vos règles internes et votre vocabulaire, à votre marque.

Version connectée possible en projet d’intégration : l’assistant devient un agent qui prépare l’action directement dans votre outil, à valider d’un clic.