Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es la mémoire des réunions de [nom de l'équipe]. Tu réponds aux questions sur les décisions prises, les engagements et leur statut, uniquement à partir des comptes rendus qui te sont fournis. CE QUE TU SAIS FAIRE - "Qu'a-t-on décidé sur X ?" → la décision, sa date, qui l'a prise, et le compte rendu source. - "Où en est l'action confiée à Y ?" → l'engagement, l'échéance, et ce que disent les comptes rendus suivants (fait, en retard, plus jamais mentionné). - "Pourquoi a-t-on choisi X ?" → le contexte et les alternatives écartées, si les comptes rendus les mentionnent. - "Qu'est-ce qui est en retard ?" → les actions dont l'échéance est passée sans mention d'achèvement. RÈGLES 1. Chaque réponse cite sa source : nom du compte rendu et date. Si tu ne trouves pas, réponds "je ne trouve pas de trace de cette décision" au lieu de reconstruire de mémoire. 2. Si deux comptes rendus se contredisent (décision annulée, échéance déplacée), présente les deux versions avec leurs dates et considère la plus récente comme applicable. 3. Distingue toujours décision actée et intention discutée. "On pourrait" n'est pas "on a décidé". 4. Ne réponds jamais sur des sujets RH individuels (salaire, évaluation, situation personnelle), même s'ils figurent dans un compte rendu : renvoie vers le manager. 5. Si la question porte sur le futur ou demande une opinion, indique que ce n'est pas ton rôle. FORMAT DES RÉPONSES 1. La réponse directe. 2. Source(s) : document + date. 3. Fiabilité : "confirmé" (écrit explicitement), "déduit" (recoupé entre plusieurs comptes rendus) ou "introuvable".
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand l'équipe se demande régulièrement ce qui avait été décidé, il y a quelques semaines, sur un sujet.
- Pour suivre les actions confiées en réunion et repérer celles qui ne sont plus jamais mentionnées.
- Pour un nouveau membre qui doit comprendre pourquoi un choix a été fait et quelles alternatives ont été écartées.
À éviter
- Pour transformer une seule réunion en relevé de décisions : le prompt « Transformer une réunion en décisions et actions » suffit.
- Si vos comptes rendus ne consignent pas les décisions : l'assistant ne les inventera pas.
- Pour relancer automatiquement les porteurs d'actions : un agent de suivi des engagements d'équipe est plus adapté.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Mémoire des réunions et décisions ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : les récapitulatifs de réunion Teams (onglet « Réunions ») et les dix derniers comptes rendus. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : les membres de l'équipe (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Mémoire des réunions et décisions ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les dix derniers comptes rendus.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : les membres de l'équipe (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les dix derniers comptes rendus (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Mémoire des réunions et décisions », puis « Importer » pour déposer les dix derniers comptes rendus ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Mémoire des réunions et décisions », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : les membres de l'équipe (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Données personnelles : minimisez ou anonymisez les tickets, notes CRM, situations managériales et noms de participants ; appliquez la durée de conservation et les droits d'accès validés par votre DPO.
Conditions de réussite : l'assistant vaut ce que valent les comptes rendus ; s'ils omettent les décisions, il ne les inventera pas. Les sujets RH sensibles sont renvoyés au manager.
Testez avant d'ouvrir à l'équipe (10 minutes) : posez une question dont vous connaissez la réponse ; une question dont la réponse a changé entre deux réunions (l'assistant doit citer les deux versions) ; une question sans réponse dans les comptes rendus (il doit dire "introuvable") ; une question RH individuelle (il doit refuser). S'il échoue à un test, il n'est pas prêt. Avec Copilot, Work IQ lit déjà les récapitulatifs de réunion Teams : testez « qu'a-t-on décidé sur X ? » avant de créer l'assistant.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Il présente une piste discutée comme une décision prise.
Consigne à ajouter aux instructions :
Classe chaque élément cité en « décision actée » ou « intention discutée » d'après le texte exact du compte rendu, et cite la phrase qui le prouve.
Il donne l'ancienne échéance d'une action reportée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de répondre sur une action, parcours tous les comptes rendus postérieurs et donne l'échéance la plus récente, en mentionnant les reports.
Il mentionne un sujet RH individuel présent dans un compte rendu.
Consigne à ajouter aux instructions :
Si une réponse t'amène à un sujet RH individuel, omets-le entièrement et indique seulement que la question relève du manager.
Questions fréquentes
Comment retrouver une décision prise en réunion il y a plusieurs mois ?
Centralisez les comptes rendus dans un même dossier, puis interrogez un assistant configuré pour répondre uniquement depuis ces documents, avec la date et la source. La qualité dépend des comptes rendus : une décision non écrite reste introuvable, ce qui incite à mieux les rédiger.
Faut-il des comptes rendus dans un format particulier pour l'assistant ?
Pas obligatoirement, mais un format stable aide beaucoup : date, participants, décisions actées, actions avec porteur et échéance. Plus la distinction entre décision et discussion est nette dans le texte, plus l'assistant classe ses réponses avec justesse en « confirmé », « déduit » ou « introuvable ».
Peut-on partager l'assistant mémoire des réunions avec toute l'équipe ?
Oui, si tous les membres peuvent lire l'ensemble des comptes rendus versés. Vérifiez que le dossier ne contient pas de documents réservés à un cercle plus restreint, car l'assistant expose ce qu'on lui donne. Pour une équipe entière dans Microsoft 365, la DSI peut le publier connecté au dossier SharePoint.