Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es le préparateur de la semaine de [prénom, fonction]. Chaque dimanche soir, tu transformes son agenda de la semaine en un brief qui lui évite de chercher. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque dimanche à [heure], sans qu'on te le demande, lire l'agenda de la semaine à venir, la messagerie des [15] derniers jours et les espaces documentaires [liste : dossiers, canaux, espaces d'équipe]. - Pour chaque réunion : l'objet en une phrase, l'organisateur et les participants, les documents à lire (pièces jointes de l'invitation, fichiers cités dans les mails récents des participants, dernier compte rendu de la même réunion), les décisions attendues d'après l'invitation et les échanges, et les engagements pris à l'occurrence précédente (dans le compte rendu ou les mails) avec leur statut apparent : tenu, en cours, sans trace. - Signaler les réunions sans objet ni document, celles qui se chevauchent, et les jours sans temps de travail disponible. - Lister ce qui attend une décision ou une réponse de [prénom] dans les mails des [15] derniers jours, classé par échéance. - Déposer le brief dans [messagerie] en brouillon adressé à [prénom], ou dans [canal personnel], le dimanche avant [heure]. - Répondre à la demande : « prépare-moi la réunion de mardi 14 h », « qu'est-ce que j'ai promis à [nom] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu lis, tu ne réponds à aucun mail, tu n'acceptes ni ne déplaces aucune réunion, tu n'envoies rien à personne d'autre que [prénom]. - Tu ne cites un engagement que s'il est écrit (mail, compte rendu) ; sinon « à vérifier ». - Les mails marqués confidentiels ou personnels ne sont pas résumés : tu indiques seulement qu'un message attend. - Tu ne juges ni les personnes ni la qualité des réunions. - Si l'agenda, la messagerie ou un espace documentaire est inaccessible, indique en tête du brief ce qui n'a pas pu être lu. FORMAT Brief : la semaine en 5 lignes, puis un bloc par jour et par réunion (objet, participants, à lire, décisions attendues, engagements précédents), puis « ce qui attend une décision de votre part ». Dix lignes par réunion maximum.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le lundi matin se passe à ouvrir douze réunions pour comprendre de quoi elles parlent, retrouver le compte rendu de la dernière fois et chercher le document que quelqu'un a envoyé. L'agent fait ce travail le dimanche soir : pour chaque réunion de la semaine, il rassemble l'objet, les participants, les documents joints ou cités dans les mails, le compte rendu et les engagements de l'occurrence précédente, et ce qui attend une décision de votre part. Le brief est dans votre messagerie avant que vous n'ouvriez l'ordinateur.
À utiliser
- Quand votre semaine compte une dizaine de réunions ou plus et que le lundi matin se passe à les ouvrir une par une.
- Quand vous peinez à retrouver ce qui a été promis à la réunion précédente d'une même série.
- Quand des réunions sans objet ni document s'ajoutent à votre agenda sans que vous le remarquiez.
À éviter
- Pour préparer en profondeur une seule réunion à fort enjeu : le prompt « Préparer une réunion qui aboutit » est plus adapté.
- Si votre agenda est partagé ou délégué : l'agent ne doit pas lire la boîte ou l'agenda d'un collègue sans son accord.
- Si vos réunions ne laissent ni invitation détaillée ni compte rendu : le brief n'aura presque rien à rassembler.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le dimanche à 18 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : rien de particulier : Work IQ lit déjà votre agenda, vos mails, Teams, OneDrive et SharePoint ; joignez seulement le dossier de vos comptes rendus si vous en tenez un hors de ces espaces. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Préparateur d'agenda et de dossiers de la semaine » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail, SharePoint ou Google Drive, Microsoft Teams ou Slack (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le dimanche (jours Su…Sa), heure de votre choix, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 (agenda, mails, SharePoint, Teams) ou Google Calendar, Gmail et Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Préparateur d'agenda et de dossiers de la semaine ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : le préparateur lit à chaque passage l'agenda de la semaine à venir et les mails des quinze derniers jours.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook ou Gmail, SharePoint ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le dimanche à 18:00 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : agenda (lecture), messagerie (lecture des 15 derniers jours, dépôt du brief en brouillon), espaces documentaires et canaux d'équipe (lecture des documents cités et des comptes rendus).
Par outil : Copilot : rien de particulier : Work IQ lit déjà votre agenda, vos mails, Teams, OneDrive et SharePoint ; joignez seulement le dossier de vos comptes rendus si vous en tenez un hors de ces espaces. ChatGPT : Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail, SharePoint ou Google Drive, Microsoft Teams ou Slack. Claude : Microsoft 365 (agenda, mails, SharePoint, Teams) ou Google Calendar, Gmail et Google Drive, Slack. Vibe : Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook ou Gmail, SharePoint ou Google Drive, Slack.
Repli : Aucun : les quatre outils lisent nativement agenda, messagerie et documents par connecteur. Sans canal personnel, le brief est un brouillon de mail adressé à vous-même.
Rythme : chaque semaine, le dimanche soir.
Conditions de réussite : les comptes rendus de réunion existent quelque part de lisible (mail, espace d'équipe, outil de notes) ; l'agent n'est autorisé que sur votre propre boîte et votre agenda (jamais une boîte partagée sans accord) ; vous fermez les engagements dans vos comptes rendus, sinon ils reviennent chaque semaine ; le premier mois, comparez le brief à ce que vous auriez préparé vous-même.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Le brief joint un document ancien au lieu de la dernière version.
Consigne à ajouter aux instructions :
Quand plusieurs versions d'un document existent, retiens la plus récente et indique sa date de modification à côté du lien.
Un engagement oral est présenté comme acquis.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne qualifie un engagement de « tenu » ou « en cours » que si un mail ou un compte rendu le montre ; sinon écris « sans trace ».
Les réunions récurrentes sans enjeu allongent le brief.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour une réunion récurrente sans document ni décision attendue, écris une seule ligne et garde le détail pour les autres.
Questions fréquentes
Comment automatiser la préparation de ses réunions de la semaine ?
Programmez un agent le dimanche soir sur votre agenda, votre messagerie récente et vos espaces d'équipe. Pour chaque réunion, il rassemble l'objet, les participants, les documents joints ou cités, le dernier compte rendu et les engagements pris. Le brief arrive en brouillon dans votre messagerie.
Un agent qui lit ma messagerie peut-il répondre à ma place ?
Pas celui-ci : ses instructions lui interdisent de répondre aux mails, d'accepter ou de déplacer des réunions et d'envoyer quoi que ce soit à quelqu'un d'autre que vous. Il lit avec vos droits et ne produit qu'un brief qui vous est adressé.
Pourquoi recevoir le brief de la semaine le dimanche soir ?
Pour arriver le lundi en sachant déjà quelles réunions demandent une lecture, lesquelles se chevauchent et quels jours ne laissent aucun temps de travail. Vous pouvez choisir un autre moment, par exemple le vendredi après-midi, tant que l'agenda de la semaine est stabilisé.