L’essentiel
Métier : Tous métiers · Thème : Organisation et priorités
Livrables : Note de reprise.docx, Chronologie des décisions.xlsx, Cartographie des acteurs.xlsx, Engagements non soldés.xlsx
Votre temps : environ 1 h · Travail de l’IA : 3–6 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Note de reprise.docx : en deux pages : de quoi il s'agit, où en est le dossier, ce qui est attendu de vous dans les 30 jours, et les cinq questions à poser en priorité avec la personne à qui les poser
- Chronologie des décisions.xlsx : chaque décision datée, qui l'a prise, dans quel document ou message, ce qu'elle a changé, et si elle a été remise en cause depuis
- Cartographie des acteurs.xlsx : chaque personne ou entité impliquée, son rôle, ses positions exprimées avec la source, ce qu'elle attend du dossier et le dernier contact
- Engagements non soldés.xlsx : chaque engagement pris (par vous, votre prédécesseur ou un tiers) avec sa date, son destinataire, sa source et son statut apparent
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable
- Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil
- Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur
- L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels)
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ; Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ; Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ; L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels), par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [dossier], [nom du dossier], [période], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la décision sur les sous-dossiers, fils ou périodes à exclure et la confirmation de la période à couvrir. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Note de reprise.docx, Chronologie des décisions.xlsx, Cartographie des acteurs.xlsx, Engagements non soldés.xlsx dans le sous-dossier « Reprise [dossier] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 1 h de votre temps, 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [dossier] : le sujet repris, par exemple « refonte du site intranet » ou « compte client Durand »
- [nom du dossier] : le dossier partagé qui contient les fichiers, l'export du fil et les comptes rendus
- [période] : la période à couvrir, par exemple « depuis janvier 2026 »
Le texte à copier-coller
MISSION Aide-moi à reprendre le dossier [dossier] dont j'hérite, à partir du dossier partagé [nom du dossier] et du fil de mails et de conversations associé, sur la période [période]. ÉTAPES 1. INVENTAIRE : liste ce que contient le dossier (types de documents, périodes, auteurs principaux, sous-dossiers) et le fil (nombre de messages, principaux correspondants, périodes d'activité). Signale ce qui semble hors sujet ou confidentiel et STOP 1 : demande-moi ce qu'il faut exclure et confirme la période avant d'aller plus loin. 2. CHRONOLOGIE : reconstitue chaque décision datée : qui l'a prise, dans quel document ou message, ce qu'elle a changé, si elle a été contestée ou modifiée ensuite. Une décision n'existe que si un document ou un message l'atteste. 3. ACTEURS : pour chaque personne ou entité impliquée, le rôle, les positions exprimées (citées avec leur source), ce qu'elle attend du dossier, le dernier échange et sa date. 4. ENGAGEMENTS : liste chaque engagement pris (livrable, réponse, rendez-vous, montant) avec sa date, qui l'a pris, envers qui, la source, et son statut apparent : tenu, en cours, sans trace. 5. QUESTIONS : formule les 5 questions à poser en priorité pour être opérationnel, chacune avec la personne à qui la poser et pourquoi elle est prioritaire. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Reprise [dossier]" avec "Note de reprise.docx" (deux pages : de quoi il s'agit, où en est le dossier, ce qui est attendu de moi dans les 30 jours, les 5 questions de l'étape 5), "Chronologie des décisions.xlsx", "Cartographie des acteurs.xlsx" et "Engagements non soldés.xlsx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 engagements les plus urgents à honorer ou à renégocier, avec leur échéance. RÈGLES - Chaque ligne cite sa source (fichier, message avec date et expéditeur) ; ce qui n'est pas sourcé est marqué "à confirmer". - Reproduis les positions des acteurs telles qu'exprimées, sans interprétation de leurs intentions. - Ne juge ni les décisions passées ni les personnes : décris. - Ne réponds à aucun message et n'envoie rien.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Prise de poste, mobilité, départ d'un collègue : on reçoit un dossier partagé de trois cents fichiers et six mois de fil de mails, et il faut être opérationnel en une semaine. Ici, vous confirmez le périmètre ; la lecture exhaustive, la chronologie des décisions avec qui a décidé quoi, les positions de chaque acteur et la liste des engagements pris et non tenus sont faites, chaque élément avec sa source.
À utiliser
- À la prise d'un nouveau poste, quand vous héritez d'un dossier actif sans passation complète.
- Quand un collègue part brutalement et qu'il faut savoir en quelques heures ce qui a été promis, à qui et pour quand.
- Pour reprendre un dossier client ou partenaire après plusieurs mois d'interruption, avant un premier rendez-vous.
À éviter
- Si vous n'avez qu'une longue conversation à comprendre, sans dossier documentaire : le prompt « Démêler un long fil d'emails » suffit.
- Si votre manager n'a pas donné son accord pour lire l'ensemble des échanges du dossier.
- Si l'essentiel des décisions a été pris à l'oral : la chronologie ne reposera que sur ce qui est écrit.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une décision figure dans la chronologie sans document ni message qui l'atteste.
Relance à envoyer :
Retire de la chronologie toute décision sans source et ajoute-la aux questions à poser, marquée "à confirmer".
La cartographie des acteurs interprète les intentions au lieu de citer les positions.
Relance à envoyer :
Remplace chaque interprétation par la position exprimée, citée avec le message ou le fichier source et sa date.
Les engagements oublient ceux pris par des tiers envers vous.
Relance à envoyer :
Complète les engagements non soldés avec ceux pris par les autres acteurs envers moi ou mon prédécesseur, avec leur source.
Questions fréquentes
Comment reprendre un dossier en cours rapidement ?
Commencez par reconstituer les décisions prises et les engagements en cours, puis identifiez les personnes clés et leurs attentes. Rencontrez votre prédécesseur si possible, et préparez une courte liste de questions sur ce qui n'est pas écrit. Le premier objectif est de ne laisser passer aucune échéance déjà promise.
Que doit contenir une note de passation de dossier ?
Une bonne note de passation dit de quoi il s'agit, où en est le dossier, quelles décisions ont été prises, quels engagements restent à tenir et pour quand, qui sont les interlocuteurs et où trouver les documents. Elle signale aussi les points sensibles et les questions encore ouvertes.
Peut-on consulter la messagerie professionnelle d'un ancien collègue ?
En principe, les messages professionnels peuvent être consultés par l'employeur, sauf ceux identifiés comme personnels, qui bénéficient d'une protection. Passez par votre manager et la DSI, qui encadrent l'accès selon la charte informatique de l'organisation, et limitez la lecture à ce qui concerne le dossier.