Ce que cela vous fait gagner
Prise de poste, mobilité, départ d'un collègue : on reçoit un dossier partagé de trois cents fichiers et six mois de fil de mails, et il faut être opérationnel en une semaine. Ici, vous confirmez le périmètre ; la lecture exhaustive, la chronologie des décisions avec qui a décidé quoi, les positions de chaque acteur et la liste des engagements pris et non tenus sont faits, chaque élément avec sa source.
Métier : Tous métiers · Thème : Prise de poste Temps : ◷ environ 1 h de votre temps · 3–6 h de travail de l'IA, en une ou deux sessions Outil : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral) · Sources : fichiers exportés : [ ] Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ; [ ] Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ; [ ] Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ; [ ] L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai), l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Les noms de menus sont donnés tels qu'ils apparaissent dans les interfaces en anglais, les plus répandues en entreprise ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ce que vous obtenez
- Note de reprise.docx : en deux pages : de quoi il s'agit, où en est le dossier, ce qui est attendu de vous dans les 30 jours, et les cinq questions à poser en priorité avec la personne à qui les poser
- Chronologie des décisions.xlsx : chaque décision datée, qui l'a prise, dans quel document ou message, ce qu'elle a changé, et si elle a été remise en cause depuis
- Cartographie des acteurs.xlsx : chaque personne ou entité impliquée, son rôle, ses positions exprimées avec la source, ce qu'elle attend du dossier et le dernier contact
- Engagements non soldés.xlsx : chaque engagement pris (par vous, votre prédécesseur ou un tiers) avec sa date, son destinataire, sa source et son statut apparent
Ce qu'il vous faut avant de commencer
[ ] Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable [ ] Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil [ ] Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur [ ] L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels)
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation, produire les livrables. Comptez une session d'une à deux heures ; les missions annoncées à plus de trois heures se découpent en deux sessions, en reprenant la conversation.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ;
[ ]Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ;[ ]Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ;[ ]L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels) dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[dossier],[nom du dossier],[période], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape INVENTAIRE et vous demande quels sous-dossiers, fils ou périodes exclure, et de confirmer la période à couvrir. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Note de reprise, Chronologie des décisions, Cartographie des acteurs, Engagements non soldés sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Reprise [dossier] »). Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre [ ] Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ;
[ ]Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ;[ ]Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ;[ ]L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels) (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[dossier],[nom du dossier],[période], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur en bas à droite (« GPT-5.6 Sol Light » par défaut) ouvre un curseur « Power » : laissez-le tel quel, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête dès l'étape INVENTAIRE et vous demande quels sous-dossiers, fils ou périodes exclure, et de confirmer la période à couvrir. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Note de reprise, Chronologie des décisions, Cartographie des acteurs, Engagements non soldés apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Reprise [dossier] »), puis relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient
[ ]Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ;[ ]Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ;[ ]Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ;[ ]L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels) ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[dossier],[nom du dossier],[période], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort (par exemple « Opus 5 High ») peut rester tel quel. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête dès l'étape INVENTAIRE et vous demande quels sous-dossiers, fils ou périodes exclure, et de confirmer la période à couvrir. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Note de reprise, Chronologie des décisions, Cartographie des acteurs, Engagements non soldés sont dans le sous-dossier « Reprise [dossier] » créé dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work | Code, puis sur « New Chat » : la page vous demande ce qu'il y a à faire (« what needs doing? ») et affiche la zone « Type / for quick access ».
Cliquez sur « + » à gauche de la zone, puis « Upload Files » pour joindre
[ ]Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ;[ ]Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ;[ ]Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ;[ ]L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels) (plusieurs fichiers ou un dossier entier). Si ces fichiers sont dans une application (SharePoint, Google Drive, Slack…) : « Context » › « Connectors » › « Add connector » › « Marketplace » › « Connect ». Pour réutiliser votre trame d'une fois sur l'autre, rangez-la dans une bibliothèque (« + » › « Libraries ») ; pour vos règles, créez une skill (« + » › « Skills »).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[dossier],[nom du dossier],[période], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête dès l'étape INVENTAIRE et vous demande quels sous-dossiers, fils ou périodes exclure, et de confirmer la période à couvrir. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Note de reprise, Chronologie des décisions, Cartographie des acteurs, Engagements non soldés sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Reprise [dossier] »), puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] Le dossier partagé du sujet tel qu'il vous a été transmis, sans tri préalable ;
[ ]Le fil de mails ou de conversations du dossier : soit exporté dans le dossier (fichiers .eml, .msg ou .pdf), soit accessible par la messagerie connectée à l'outil ;[ ]Les comptes rendus de réunions et, si elle existe, la note de passation de votre prédécesseur ;[ ]L'accord de votre manager pour lire l'ensemble du fil (certains échanges peuvent être confidentiels) dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[dossier],[nom du dossier],[période], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape INVENTAIRE et vous demande quels sous-dossiers, fils ou périodes exclure, et de confirmer la période à couvrir. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Note de reprise, Chronologie des décisions, Cartographie des acteurs, Engagements non soldés sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Reprise [dossier] »). Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Chemins vérifiés le 5 septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
`[dossier]` : le sujet repris, par exemple « refonte du site intranet » ou « compte client Durand » `[nom du dossier]` : le dossier partagé qui contient les fichiers, l'export du fil et les comptes rendus `[période]` : la période à couvrir, par exemple « depuis janvier 2026 »
Le texte à copier-coller
MISSION Aide-moi à reprendre le dossier [dossier] dont j'hérite, à partir du dossier partagé [nom du dossier] et du fil de mails et de conversations associé, sur la période [période]. ÉTAPES 1. INVENTAIRE : liste ce que contient le dossier (types de documents, périodes, auteurs principaux, sous-dossiers) et le fil (nombre de messages, principaux correspondants, périodes d'activité). Signale ce qui semble hors sujet ou confidentiel et arrête-toi : demande-moi ce qu'il faut exclure et confirme la période avant d'aller plus loin. 2. CHRONOLOGIE : reconstitue chaque décision datée : qui l'a prise, dans quel document ou message, ce qu'elle a changé, si elle a été contestée ou modifiée ensuite. Une décision n'existe que si un document ou un message l'atteste. 3. ACTEURS : pour chaque personne ou entité impliquée, le rôle, les positions exprimées (citées avec leur source), ce qu'elle attend du dossier, le dernier contact et son ton. 4. ENGAGEMENTS : liste chaque engagement pris (livrable, réponse, rendez-vous, montant) avec sa date, qui l'a pris, envers qui, la source, et son statut apparent : tenu, en cours, sans trace. 5. QUESTIONS : formule les 5 questions à poser en priorité pour être opérationnel, chacune avec la personne à qui la poser et pourquoi elle est prioritaire. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Reprise [dossier]" avec "Note de reprise.docx", "Chronologie des décisions.xlsx", "Cartographie des acteurs.xlsx" et "Engagements non soldés.xlsx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 engagements les plus urgents à honorer ou à renégocier, avec leur échéance. RÈGLES - Chaque ligne cite sa source (fichier, message avec date et expéditeur) ; ce qui n'est pas sourcé est marqué "à confirmer". - Reproduis les positions des acteurs telles qu'exprimées, sans interprétation de leurs intentions. - Ne juge ni les décisions passées ni les personnes : décris. - Ne réponds à aucun message et n'envoie rien.