RESSOURCE PRINCIPALE
Prompt prêt à copier
Je vais être absent et je dois passer mes dossiers. Aide-moi à préparer une passation qui tient sans moi. Type d'absence : [congés / arrêt / mission / départ définitif] du [date] au [date] Qui reprend quoi : [nom ou fonction du ou des remplaçants, ou « pas encore décidé »] Mes dossiers en cours, en vrac : [pour chacun : de quoi il s'agit, où on en est, la prochaine échéance, les personnes impliquées, où sont les fichiers ; même incomplet] Les récurrences (reporting, réunions, validations que je fais chaque semaine ou chaque mois) : [liste] Produis : 1. LE TRI Tableau : Dossier | Peut attendre mon retour ? (oui / non / à condition) | Pourquoi Un dossier n'est à passer que si une échéance, une décision ou une sollicitation tombera pendant mon absence. Tout le reste va dans « à mon retour », avec la date de reprise. 2. LA NOTE DE PASSATION, DOSSIER PAR DOSSIER Pour chaque dossier à passer : - l'objectif en une phrase et où on en est, - ce qui va se passer pendant mon absence (dates, échéances, personnes qui vont se manifester), - ce que le remplaçant doit faire, et ce qu'il ne doit surtout pas faire (décider à ma place sur tel point, promettre telle date), - qui décide en cas de question, avec le contact, - où sont les fichiers et les fils d'emails utiles (chemin ou nom exact, tel que je te l'ai donné), - la question que le remplaçant va se poser et sa réponse. 3. LES RÉCURRENCES Tableau : Tâche récurrente | Quand | Comment on fait (3 lignes max) | Qui reprend | Peut sauter une fois ? 4. À RÉGLER AVANT DE PARTIR La liste des actions à faire avant mon départ pour que la passation tienne : réponses à envoyer, accès à donner, réunions à décaler ou à déléguer, personnes à prévenir. Classée par ordre d'urgence. 5. LE MESSAGE D'ABSENCE Réponse automatique en 5 lignes : dates, qui contacter pour quoi (2 contacts maximum), sans promettre de lire les messages au retour. 6. LE MESSAGE AU REMPLAÇANT Un email de 8 lignes qui joint la note, pointe les 2 dossiers qui demandent le plus d'attention, et propose un créneau de 30 minutes pour la passation orale. Règles : n'invente ni chemin de fichier, ni contact, ni date. Quand une information manque dans ce que je t'ai donné, écris « à compléter » dans la note : le remplaçant saura que c'est un trou, pas un oubli. Si un dossier n'a pas de remplaçant possible et une échéance pendant mon absence, mets-le en tête de la section 4.