Prompt prêt à copier
Je vais être absent et je dois passer mes dossiers. Aide-moi à préparer une passation qui tient sans moi. Type d'absence : [congés / arrêt / mission / départ définitif] du [date] au [date] Qui reprend quoi : [nom ou fonction du ou des remplaçants, ou « pas encore décidé »] Mes dossiers en cours, en vrac : [pour chacun : de quoi il s'agit, où on en est, la prochaine échéance, les personnes impliquées, où sont les fichiers ; même incomplet] Les récurrences (reporting, réunions, validations que je fais chaque semaine ou chaque mois) : [liste] Produis : 1. LE TRI Tableau : Dossier | Peut attendre mon retour ? (oui / non / à condition) | Pourquoi Un dossier n'est à passer que si une échéance, une décision ou une sollicitation tombera pendant mon absence. Tout le reste va dans « à mon retour », avec la date de reprise. 2. LA NOTE DE PASSATION, DOSSIER PAR DOSSIER Pour chaque dossier à passer : - l'objectif en une phrase et où on en est, - ce qui va se passer pendant mon absence (dates, échéances, personnes qui vont se manifester), - ce que le remplaçant doit faire, et ce qu'il ne doit surtout pas faire (décider à ma place sur tel point, promettre telle date), - qui décide en cas de question, avec le contact, - où sont les fichiers et les fils d'emails utiles (chemin ou nom exact, tel que je te l'ai donné), - la question que le remplaçant va se poser et sa réponse. 3. LES RÉCURRENCES Tableau : Tâche récurrente | Quand | Comment on fait (3 lignes max) | Qui reprend | Peut sauter une fois ? 4. À RÉGLER AVANT DE PARTIR La liste des actions à faire avant mon départ pour que la passation tienne : réponses à envoyer, accès à donner, réunions à décaler ou à déléguer, personnes à prévenir. Classée par ordre d'urgence. 5. LE MESSAGE D'ABSENCE Réponse automatique en 5 lignes : dates, qui contacter pour quoi (2 contacts maximum), sans promettre de lire les messages au retour. 6. LE MESSAGE AU REMPLAÇANT Un email de 8 lignes qui joint la note, pointe les 2 dossiers qui demandent le plus d'attention, et propose un créneau de 30 minutes pour la passation orale. Règles : n'invente ni chemin de fichier, ni contact, ni date. Quand une information manque dans ce que je t'ai donné, écris « à compléter » dans la note : le remplaçant saura que c'est un trou, pas un oubli. Si un dossier n'a pas de remplaçant possible et une échéance pendant mon absence, mets-le en tête de la section 4.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Avant trois semaines de congés, la passation se fait en un email écrit à 19 h la veille, et le remplaçant appelle le troisième jour. Ici, vous obtenez une note de passation par dossier, le message d'absence et la liste de ce qu'il faut régler avant de partir. Le même prompt sert pour un départ ou un changement de poste.
À utiliser
- Avant des congés de plusieurs semaines, quand des échéances tombent pendant votre absence.
- Avant un congé parental ou une mission longue dont les dates sont connues à l'avance.
- Lors d'un changement de poste ou d'un départ, pour transmettre vos dossiers à un successeur.
À éviter
- Si c'est vous qui reprenez les dossiers d'un collègue : utilisez le Cowork « Reprendre un dossier dont on hérite ».
- Pour une absence d'une journée sans échéance : un message d'absence suffit.
- Pour transmettre des accès ou des mots de passe, qui passent par les outils prévus par votre organisation et jamais par une note.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'IA invente un chemin de fichier ou un contact plausible.
Relance à envoyer :
Remplace tout chemin de fichier, contact ou date que je ne t'ai pas donné par « à compléter », sans proposer de valeur.
Tous les dossiers sont passés, même ceux qui peuvent attendre.
Relance à envoyer :
Refais le tri : ne garde dans la note que les dossiers avec une échéance, une décision ou une sollicitation pendant mon absence, et mets le reste dans « à mon retour ».
La note ne dit pas ce que le remplaçant ne doit pas faire.
Relance à envoyer :
Ajoute pour chaque dossier ce que le remplaçant ne doit surtout pas décider ou promettre à ma place, et qui tranche en cas de doute.
Questions fréquentes
Que mettre dans une note de passation ?
Pour chaque dossier : l'objectif, l'état d'avancement, les échéances pendant l'absence, ce que le remplaçant doit faire et ne pas faire, qui décide en cas de question et où trouver les fichiers. Ajoutez les tâches récurrentes, les contacts clés et votre date de retour.
Comment rédiger un message d'absence professionnel ?
Indiquez vos dates d'absence, puis une ou deux personnes à contacter selon le sujet, avec leurs coordonnées. Restez bref et évitez de promettre de traiter tous les messages à votre retour. Précisez si vos emails sont transférés ou non, pour que l'expéditeur sache s'il doit renvoyer sa demande.
Quand préparer une passation avant un départ en congés ?
Commencez assez tôt pour que le remplaçant puisse poser ses questions : quelques jours avant le départ, pas la veille au soir. Prévoyez un échange oral d'une demi-heure sur la base de la note écrite, et réglez avant de partir les accès à donner et les réponses en attente.