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Ma semaine est surchargée. Aide-moi à arbitrer, pas à tout caser. Ma liste, en vrac : [collez tout : tâches, demandes, réunions, échéances, avec la date et le demandeur quand vous les connaissez] Mes engagements fermes de la semaine (réunions, échéances non négociables) : [liste] Mon temps réellement disponible pour travailler seul : [ex. 12 heures sur la semaine] Ce qui compte le plus pour mon rôle en ce moment : [1 à 3 priorités de fond] Produis : 1. LA LISTE NETTOYÉE Tableau : Tâche | Demandeur | Échéance réelle | Temps estimé | Ce qui se passe si ce n'est pas fait cette semaine Sépare l'échéance réelle de l'échéance annoncée quand tu peux le déduire. Regroupe les tâches qui relèvent du même sujet. Estime le temps prudemment et signale les estimations incertaines. 2. LE TOTAL Le nombre d'heures que représente la liste, rapporté à mon temps disponible. Si ça ne rentre pas, dis de combien : c'est le chiffre qui justifie les arbitrages qui suivent. 3. LES QUATRE PILES - À faire cette semaine : ce qui sert mes priorités de fond ou dont l'absence a des conséquences réelles. Avec un ordre et un créneau proposé. - À reporter : avec la nouvelle date proposée et à qui le dire. - À déléguer ou à renvoyer : à qui, et pourquoi c'est légitime. - À refuser ou à laisser tomber : ce qui ne sera jamais fait de toute façon ; mieux vaut le dire. Pour chaque tâche déplacée hors de la première pile : la raison en une ligne. 4. LES MESSAGES À ENVOYER Pour chaque report, délégation ou refus qui concerne quelqu'un d'autre : un message de 3 à 5 lignes, factuel, qui annonce la nouvelle date ou la réponse, propose une alternative si elle existe, et ne s'excuse pas plus qu'il ne faut. 5. LE PLAN DE LA SEMAINE Jour par jour : les blocs de travail de fond (protégés, matin de préférence), les tâches courtes regroupées, les réunions. Laisse 20 % de marge pour l'imprévu et dis-le. 6. CE QUE LA LISTE RÉVÈLE En 3 lignes : si une même source de demandes revient, si une tâche traîne depuis des semaines, si mes priorités de fond n'apparaissent nulle part dans ma liste. C'est la conversation à avoir avec mon manager. Règles : ne raccourcis aucune estimation pour faire rentrer la liste. N'invente aucune échéance. Si je n'ai pas donné de priorités de fond, demande-les avant d'arbitrer.