Ce que cela vous fait gagner
La revue d'équipe se prépare toujours à la dernière minute, et les décisions de la semaine passée se perdent. Ici, la préparation devient un rituel de 20 minutes : les avancées sont rassemblées, les blocages remontés, le suivi tenu.
Métier : Tous métiers · Thème : Pilotage Temps : ◷ environ 20 min par semaine de votre temps · 2 à 4 h la première fois, puis 1 h par semaine au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : Microsoft 365 · notes d'équipe
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Ordre du jour.docx : les décisions à prendre, les blocages à lever, les avancées notables, dans cet ordre, avec le temps proposé par point
- Suivi des actions.xlsx : les actions décidées les semaines passées avec leur état : faite, en cours, sans nouvelle
- Compte rendu type.docx : la trame prête à compléter en séance : décisions, actions, responsables, échéances
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Un endroit unique où l'équipe dépose ses avancées de la semaine (un dossier, un fichier partagé)
- [ ] Le compte rendu de la semaine précédente
- [ ] Le jour et la durée de votre revue
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez les notes ou points d'avancement de la semaine (même en vrac), le compte rendu de la semaine précédente et votre liste de priorités du moment dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[équipe]` : le nom de l'équipe
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant notes et comptes rendus
- `[durée]` : la durée de la revue, par exemple « 45 minutes »
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la revue hebdomadaire de l'équipe [équipe] à partir du dossier [nom du dossier] : notes d'avancement de la semaine, compte rendu précédent, priorités du moment. Durée de la revue : [durée]. ÉTAPES 1. SUIVI : reprends les actions du compte rendu précédent et cherche dans les notes de la semaine ce qui en est dit. Mets à jour "Suivi des actions.xlsx" : faite, en cours, sans nouvelle. Une action "sans nouvelle" deux semaines de suite passe automatiquement à l'ordre du jour. 2. TRI : classe le contenu des notes en trois catégories : décisions à prendre (avec les options quand elles sont données), blocages à lever (avec qui peut les lever), avancées à partager. 3. ORDRE DU JOUR : construis "Ordre du jour.docx" dans cet ordre : décisions, blocages, avancées. Attribue un temps par point pour tenir dans [durée] ; ce qui déborde va en "si le temps le permet". 4. PRIORITÉS : signale tout écart entre ce qui occupe l'équipe (les notes) et les priorités déclarées : sujet prioritaire sans avancée, énergie sur un sujet non prioritaire. 5. TRAME : prépare "Compte rendu type.docx" prête à compléter en séance : les points de l'ordre du jour avec des champs décision / actions / responsable / échéance. RÈGLES - Tu n'envoies rien à l'équipe : ordre du jour et relances partent après validation du manager. - Une avancée non documentée dans les notes n'est pas inventée : "sans nouvelle" est un statut légitime. - Les écarts aux priorités sont formulés factuellement, sans jugement sur les personnes. - Les notes des membres de l'équipe ne sont jamais reformulées dans un sens qui change leur propos.