Prompt prêt à copier
Aide-moi à préparer une réunion qui se termine par des décisions, pas par une autre réunion. Le sujet : [ce dont il s'agit, en 2 ou 3 phrases] Ce que je veux obtenir à la fin : [une décision, un arbitrage, une validation, un plan, une information partagée] Les participants envisagés et leur rôle : [nom ou fonction, et pourquoi ils seraient là] Durée disponible : [durée] Ce qui a déjà été fait ou dit sur le sujet : [échanges précédents, documents existants, tensions connues] Produis : 1. LE TEST D'UTILITÉ En 3 lignes : cette réunion est-elle nécessaire, ou un email, une note à commenter ou un échange à deux suffirait-il ? Si un format plus léger convient, dis-le et propose-le. N'organise une réunion que si une décision collective ou un désaccord à traiter le justifie. 2. L'OBJECTIF EN UNE PHRASE Formulé comme un résultat vérifiable à la fin de la réunion (« à 15 h, nous avons choisi entre A et B et nommé un responsable »), pas comme un thème (« point sur le projet »). 3. LES DÉCISIONS ATTENDUES La liste des questions fermées auxquelles la réunion doit répondre, dans l'ordre où il faut les traiter. Pour chacune : qui a le pouvoir de trancher, et ce qui se passe si on ne tranche pas. 4. LES PARTICIPANTS Tableau : Personne ou fonction | Pourquoi elle est indispensable | Ce qu'on attend d'elle Retire de ma liste ceux dont la présence n'est pas nécessaire à une décision et propose de les informer autrement. Signale la personne qui manque si une décision ne peut pas être prise sans elle. 5. L'ORDRE DU JOUR MINUTÉ Tableau : Séquence | Durée | Objectif de la séquence | Qui mène Commence par la décision la plus importante, pas par le tour de table. Réserve les 5 dernières minutes à la relecture des décisions et des actions. 6. LA PRÉ-LECTURE Ce que chaque participant doit avoir lu ou préparé avant, en 10 minutes maximum. Si un document manque pour décider, dis lequel et qui doit le produire. 7. LE MESSAGE D'INVITATION Prêt à envoyer, 8 lignes maximum : l'objectif, les décisions attendues, la pré-lecture, la durée. Objet de moins de 60 caractères qui commence par « Décision : » ou « Arbitrage : » quand c'est le cas. Règles : n'invente aucun élément de contexte. Si l'objectif que je donne n'est pas une décision mais un thème, reformule-le et signale-le. Si le sujet mélange plusieurs décisions sans lien, propose de les séparer.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Une réunion sans objectif clair coûte une heure à huit personnes et se termine par « on refait un point ». Ici, vous partez d'un ordre du jour qui dit ce qui doit être tranché, par qui, et ce que chacun doit avoir lu avant. Cinq minutes de préparation, une réunion en moins la semaine suivante.
À utiliser
- Avant un comité ou un point projet où un arbitrage entre plusieurs options doit être rendu.
- Quand une même réunion a déjà eu lieu deux fois sans rien trancher.
- Pour décider si un sujet mérite une réunion ou si un email ou une note à commenter suffit.
À éviter
- Si la réunion a déjà eu lieu et qu'il faut en tirer les suites : utilisez le prompt « Transformer une réunion en décisions et actions ».
- Pour un rituel d'équipe récurrent dont le format est stable et connu de tous.
- Pour un atelier créatif ou de découverte, dont le but est d'explorer et non de trancher.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'objectif reste un thème (« point sur le projet ») malgré la consigne.
Relance à envoyer :
Reformule l'objectif comme ce qui sera acquis à la fin de la réunion : le choix fait, l'heure et le responsable nommé.
L'IA garde tous les participants que vous avez cités.
Relance à envoyer :
Reprends le tableau des participants et retire toute personne qui ne contribue à aucune décision ; propose pour chacune un moyen de l'informer après.
L'ordre du jour s'ouvre sur un tour de table ou un point d'information.
Relance à envoyer :
Réorganise l'ordre du jour pour ouvrir sur la décision la plus importante et place les points d'information dans la pré-lecture.
Questions fréquentes
Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace ?
Partez du résultat attendu à la fin, pas des thèmes. Listez les décisions à prendre sous forme de questions fermées, attribuez une durée et un animateur à chaque séquence, et traitez le point le plus important en premier. Gardez quelques minutes à la fin pour relire les décisions et les actions.
Combien de participants inviter à une réunion de décision ?
Il n'existe pas de chiffre universel. Invitez les personnes qui ont le pouvoir de trancher, celles qui détiennent une information indispensable et celles qui devront exécuter la décision. Les autres peuvent être informées par le compte rendu. Plus le groupe est large, plus il est difficile de conclure dans le temps prévu.
Que mettre dans une invitation à une réunion ?
L'objectif en une phrase, les décisions attendues, la durée, la pré-lecture à faire et le lieu ou le lien de connexion. Un objet explicite, par exemple « Décision : choix du prestataire », aide les invités à prioriser. Joignez les documents à lire plutôt que de les présenter en séance.