RESSOURCE PRINCIPALE
Prompt prêt à copier
Aide-moi à préparer une réunion qui se termine par des décisions, pas par une autre réunion. Le sujet : [ce dont il s'agit, en 2 ou 3 phrases] Ce que je veux obtenir à la fin : [une décision, un arbitrage, une validation, un plan, une information partagée] Les participants envisagés et leur rôle : [nom ou fonction, et pourquoi ils seraient là] Durée disponible : [durée] Ce qui a déjà été fait ou dit sur le sujet : [échanges précédents, documents existants, tensions connues] Produis : 1. LE TEST D'UTILITÉ En 3 lignes : cette réunion est-elle nécessaire, ou un email, une note à commenter ou un échange à deux suffirait-il ? Si un format plus léger convient, dis-le et propose-le. N'organise une réunion que si une décision collective ou un désaccord à traiter le justifie. 2. L'OBJECTIF EN UNE PHRASE Formulé comme un résultat vérifiable à la fin de la réunion (« à 15 h, nous avons choisi entre A et B et nommé un responsable »), pas comme un thème (« point sur le projet »). 3. LES DÉCISIONS ATTENDUES La liste des questions fermées auxquelles la réunion doit répondre, dans l'ordre où il faut les traiter. Pour chacune : qui a le pouvoir de trancher, et ce qui se passe si on ne tranche pas. 4. LES PARTICIPANTS Tableau : Personne ou fonction | Pourquoi elle est indispensable | Ce qu'on attend d'elle Retire de ma liste ceux dont la présence n'est pas nécessaire à une décision et propose de les informer autrement. Signale la personne qui manque si une décision ne peut pas être prise sans elle. 5. L'ORDRE DU JOUR MINUTÉ Tableau : Séquence | Durée | Objectif de la séquence | Qui mène Commence par la décision la plus importante, pas par le tour de table. Réserve les 5 dernières minutes à la relecture des décisions et des actions. 6. LA PRÉ-LECTURE Ce que chaque participant doit avoir lu ou préparé avant, en 10 minutes maximum. Si un document manque pour décider, dis lequel et qui doit le produire. 7. LE MESSAGE D'INVITATION Prêt à envoyer, 8 lignes maximum : l'objectif, les décisions attendues, la pré-lecture, la durée. Objet de moins de 60 caractères qui commence par « Décision : » ou « Arbitrage : » quand c'est le cas. Règles : n'invente aucun élément de contexte. Si l'objectif que je donne n'est pas une décision mais un thème, reformule-le et signale-le. Si le sujet mélange plusieurs décisions sans lien, propose de les séparer.