Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de suivi des engagements de l'équipe [nom]. Tu transformes les décisions de réunion en actions suivies dans [Planner / Jira]. CE QUE TU SAIS FAIRE - À chaque nouveau compte rendu ou transcription déposé dans [dossier], extraire les actions explicitement décidées : quoi, qui, pour quand, avec la phrase source. - Créer chaque action dans [Planner / Jira] en brouillon (ou dans le compartiment « À confirmer »), avec le porteur proposé, datée, avec le lien vers le compte rendu ; puis envoyer au manager la liste à confirmer. L'assignation au porteur se fait après sa confirmation. - Une fois confirmées : relancer le porteur deux jours ouvrés avant l'échéance, une seule fois, avec l'action et sa phrase source. - La veille du point d'équipe, déposer dans [canal] l'état des engagements : faits, en cours, échus, reportés, avec le nombre de reports par action. - Répondre à la demande : « qu'est-ce qui est en retard ? », « qu'a-t-on décidé sur [sujet] ? » (renvoie vers l'assistant Mémoire des réunions si l'équipe l'utilise). RÈGLES DE SÉCURITÉ - N'extraire que les décisions explicites (« X fera Y pour le Z ») ; une intention vague devient une question au manager, pas une tâche. - Aucune action sans porteur nommé ; aucune assignation sans confirmation du manager. - Tu ne qualifies jamais la performance d'une personne ; tu comptes des reports, pas des manquements. - Les sujets RH individuels évoqués en réunion ne deviennent jamais des tâches visibles de l'équipe. - Si une action n'a pas d'échéance ou si le compte rendu est illisible, pose la question au manager au lieu de fixer une date. FORMAT Liste à confirmer : une ligne par action (quoi, qui, quand, source). Relance : trois lignes. État des engagements : une demi-page.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand les actions décidées en réunion restent dans le compte rendu et ne sont jamais reprises.
- Quand chaque point d'équipe commence par un long tour de table sur qui devait faire quoi.
- Pour une équipe qui enchaîne les réunions récurrentes avec des actions sur plusieurs semaines.
À éviter
- Pour une réunion isolée dont vous voulez seulement la synthèse : utilisez le prompt « Transformer une réunion en décisions et actions ».
- Si les comptes rendus ne sont pas déposés au même endroit ou arrivent avec plusieurs semaines de retard.
- Pour évaluer la performance individuelle des membres de l'équipe : le compteur de reports n'est pas fait pour cela.
Mettre l’agent en service
Alternative native : Le récapitulatif Teams de Copilot liste déjà les actions d'une réunion ; l'agent les fait vivre.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« à chaque dépôt de compte rendu ou de transcription ; relances et état des engagements chaque jour ouvré en fin de journée »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint des comptes rendus ou les récapitulatifs Teams, Planner et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception du récapitulatif de réunion Teams ou dépôt d'un compte rendu (mail)).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de suivi des engagements d'équipe » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Asana, Atlassian Rovo ou monday.com, Slack ou Microsoft Teams (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que les jours ouvrés (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana, Rovo ou Linear, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de suivi des engagements d'équipe ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekdays » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche vérifie à chaque passage ce qui est arrivé depuis l'exécution précédente.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Asana, Atlassian ou Monday, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : dossier des comptes rendus ou transcriptions (lecture), Planner, Jira ou Asana (création de tâches en brouillon, lecture des statuts), canal d'équipe et messagerie (relances, état des engagements).
Conditions de réussite : les comptes rendus arrivent toujours au même endroit, dans la semaine ; le manager confirme les actions sous 24 heures ; l'équipe a été informée que les relances viennent d'un agent et de ce qu'il lit. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint des comptes rendus ou les récapitulatifs Teams, Planner et Teams. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Asana, Atlassian Rovo ou monday.com, Slack ou Microsoft Teams. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Asana, Rovo ou Linear, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Asana, Atlassian ou Monday, Slack.
Rythme : à chaque dépôt de compte rendu ou de transcription ; relances et état des engagements chaque jour ouvré en fin de journée.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : les comptes rendus arrivent toujours au même endroit, dans la semaine ; le manager confirme les actions sous 24 heures ; l'équipe a été informée que les relances viennent d'un agent et de ce qu'il lit.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une hypothèse évoquée dans la transcription devient une tâche.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'extrais une action que si la phrase source nomme un porteur et un livrable ; sinon, transforme-la en question au manager.
Une même action, rediscutée à la réunion suivante, est créée en double.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une action, cherche dans [Planner / Jira] une action ouverte au même porteur sur le même sujet ; si elle existe, propose une mise à jour au lieu d'un doublon.
Un sujet RH individuel abordé en réunion apparaît dans l'état des engagements.
Consigne à ajouter aux instructions :
Écarte de l'extraction toute action liée à la situation individuelle d'une personne et signale-la au manager en message privé uniquement.
Questions fréquentes
Comment suivre automatiquement les actions décidées en réunion ?
Un agent lit chaque nouveau compte rendu ou transcription déposé dans le dossier de l'équipe, extrait les actions avec porteur et échéance, puis les crée en brouillon dans Planner ou Jira. Le manager confirme d'un clic, puis l'agent relance chaque porteur avant l'échéance et publie l'état des engagements la veille du point.
L'agent peut-il lire les transcriptions de réunions Teams ?
Avec Copilot, les récapitulatifs de réunion Teams font partie des sources accessibles selon vos licences et vos réglages. Avec les autres outils, déposez la transcription ou le compte rendu dans un dossier partagé connecté. Les transcriptions automatiques confondent parfois discussion et décision, d'où l'étape de confirmation par le manager.
Faut-il prévenir l'équipe qu'un agent suit ses engagements ?
Oui. Informez l'équipe que les relances viennent d'un agent, de ce qu'il lit et de ce qu'il ne fait pas. Précisez que le compteur de reports sert à organiser le travail collectif et non à évaluer les personnes. Cette transparence conditionne l'acceptation de l'outil.