L’essentiel
Métier : Projet · Thème : Gestion de projet
Livrables : Chronologie des dérives.docx, Écart de périmètre.xlsx, Scénarios de redressement.xlsx, Dossier d'arbitrage.docx
Votre temps : environ 1 h 30 · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Chronologie des dérives.docx : chaque dérive datée (délai, coût, périmètre, qualité), le signal qui la montrait, la décision ou l'absence de décision qui l'a produite, avec la source
- Écart de périmètre.xlsx : le périmètre initial ligne par ligne, ce qui a été livré, ce qui a été ajouté, retiré ou reporté, avec la décision d'origine et son effet sur le budget et le planning
- Scénarios de redressement.xlsx : trois scénarios (recentrage, renforcement, arrêt ou report) chiffrés en coût, délai, périmètre livré et risques, avec les hypothèses et ce qu'ils demandent au sponsor
- Dossier d'arbitrage.docx : en quatre pages pour le sponsor : la situation, les causes documentées, les trois scénarios comparés, la recommandation de l'équipe projet et la décision demandée
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- La note de cadrage et le périmètre initial du projet, le budget et le planning initiaux
- Les comptes rendus de tous les comités de projet et de pilotage, les avenants et les décisions écrites
- Le budget et le planning réels à date (export de l'outil de suivi), le registre des risques et les tickets ou anomalies ouverts
- L'accord du sponsor pour lancer la reprise et un environnement validé par la DSI
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; La note de cadrage et le périmètre initial du projet, le budget et le planning initiaux ; Les comptes rendus de tous les comités de projet et de pilotage, les avenants et les décisions écrites ; Le budget et le planning réels à date (export de l'outil de suivi), le registre des risques et les tickets ou anomalies ouverts ; L'accord du sponsor pour lancer la reprise et un environnement validé par la DSI, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [projet], [nom du dossier], [sponsor], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la validation des faits établis (écarts de délai, de coût et de périmètre) et des zones d'ombre, avant de chiffrer les scénarios. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Chronologie des dérives.docx, Écart de périmètre.xlsx, Scénarios de redressement.xlsx, Dossier d'arbitrage.docx dans le sous-dossier « Reprise [projet] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 1 h 30 de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [projet] : le projet repris, par exemple « migration de l'outil de facturation »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient le cadrage, les comptes rendus, le budget, le planning et les risques
- [sponsor] : le décideur du dossier d'arbitrage, par exemple « directrice financière, comité d'investissement du 20 janvier »
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la reprise du projet [projet] en difficulté, pour un arbitrage de [sponsor], à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : la note de cadrage, le budget et le planning initiaux et réels, les comptes rendus de comités, les avenants, le registre des risques et les tickets ouverts. ÉTAPES 1. DIAGNOSTIC : établis les écarts factuels à date (délai, coût, périmètre, qualité) entre l'initial et le réel, chaque écart avec sa source. Liste les zones d'ombre (documents manquants, chiffres contradictoires) et STOP 1 : demande-moi de valider les faits avant d'aller plus loin. 2. CHRONOLOGIE : reconstitue chaque dérive datée, le signal qui la montrait (dans quel compte rendu, à quelle date), la décision prise ou l'absence de décision, et son effet. Décris, ne juge pas. 3. PÉRIMÈTRE : compare ligne à ligne le périmètre initial et le périmètre réel : livré, ajouté, retiré, reporté, avec la décision d'origine (avenant, comité) et son effet sur le budget et le planning. Ce qui a été ajouté sans décision écrite est signalé "sans décision tracée". 4. SCÉNARIOS : chiffre trois scénarios de redressement : recentrage sur le périmètre essentiel, renforcement des moyens, arrêt ou report. Pour chacun : coût, délai, périmètre livré, risques majeurs, hypothèses explicites, ce qu'il demande au sponsor et aux métiers. 5. DOSSIER D'ARBITRAGE : rédige les quatre pages : situation, causes documentées, scénarios comparés dans un tableau, recommandation de l'équipe projet si le dossier en contient une (sinon "recommandation à formuler"), décision demandée. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Reprise [projet]" avec "Chronologie des dérives.docx", "Écart de périmètre.xlsx", "Scénarios de redressement.xlsx" et "Dossier d'arbitrage.docx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 causes principales des dérives et la question à trancher en premier par le sponsor. RÈGLES - Chaque écart et chaque dérive cite le document et la date ; un fait non sourcé est marqué "à confirmer". - Les chiffrages des scénarios reposent sur les coûts réels du dossier ; signale toute hypothèse et sa fragilité. - Aucune mise en cause de personnes : la chronologie parle de rôles et de décisions. - Ne modifie aucun document source. - Rien n'est transmis au sponsor ni à l'équipe : le dossier d'arbitrage reste un brouillon jusqu'à ta relecture.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le portefeuille de projets est suivi, le projet qui dérape ne l'est pas, alors que c'est la situation où l'aide vaut le plus cher : il faut comprendre vite, sans refaire l'histoire de mémoire, et proposer des choix au sponsor. Ici, vous validez le diagnostic ; la chronologie sourcée, l'écart de périmètre, les trois scénarios chiffrés et le dossier d'arbitrage sont produits à partir des documents du projet.
À utiliser
- Quand vous reprenez un projet en cours, en retard ou hors budget, et devez comprendre ce qui s'est passé avant de proposer quoi que ce soit.
- Avant un comité de pilotage où le sponsor doit choisir entre recentrer, renforcer ou arrêter.
- Quand le périmètre a glissé au fil des comités sans que personne ne sache plus ce qui a été décidé par écrit.
À éviter
- Pour le point d'avancement régulier d'un projet qui se porte bien : utilisez le prompt « Rédiger la météo projet pour le comité de pilotage ».
- Si les comptes rendus et les budgets réels sont introuvables : la chronologie n'aurait pas de sources, reconstituez d'abord les faits avec les acteurs.
- Si l'objectif est de désigner des responsables : la mission décrit des décisions et des rôles, jamais des fautes individuelles.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une dérive de la chronologie n'est rattachée à aucun compte rendu ni à aucune date.
Relance à envoyer :
Pour chaque dérive, cite le document et la date du signal qui la montrait ; marque « à confirmer » celles que tu ne peux pas sourcer.
Les scénarios sont chiffrés sur des coûts théoriques plutôt que sur les coûts réels du dossier.
Relance à envoyer :
Rechiffre les trois scénarios à partir des coûts réels constatés dans le dossier et écris chaque hypothèse dans une colonne avec sa fragilité.
Le dossier d'arbitrage formule une recommandation que l'équipe projet n'a jamais exprimée.
Relance à envoyer :
Retire la recommandation si aucun document de l'équipe projet ne la contient et écris « recommandation à formuler » à sa place.
Questions fréquentes
Comment redresser un projet en difficulté ?
Commencez par un diagnostic factuel des écarts de délai, de coût, de périmètre et de qualité. Reconstituez ensuite les décisions qui ont produit les dérives, puis présentez au sponsor des scénarios chiffrés : recentrer sur l'essentiel, renforcer les moyens, ou arrêter et reporter. La décision revient au sponsor.
Quels sont les signes qu'un projet dérive ?
Des jalons repoussés de comité en comité, une consommation budgétaire plus rapide que l'avancement, des ajouts de périmètre sans décision écrite, des risques qui restent ouverts sans action, et des tickets qui s'accumulent. Ces signaux figurent souvent dans les comptes rendus bien avant que la dérive soit reconnue.
Que mettre dans un dossier d'arbitrage pour un sponsor ?
Quelques pages suffisent : la situation à date, les causes documentées des dérives, les scénarios comparés dans un tableau (coût, délai, périmètre livré, risques), la recommandation de l'équipe projet et la décision demandée, formulée clairement pour être tranchée en séance.