Ce que cela vous fait gagner
La revue de portefeuille se prépare en courant après les statuts, puis en les recopiant dans un support. Ici, les statuts sont agrégés, les retards et dépendances détectés, et la revue s'ouvre directement sur les arbitrages de capacité.
Métier : Projet · Thème : PMO Temps : ◷ environ 45 min de votre temps · 2 à 5 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : Jira · Planner · fiches projets
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Tableau de portefeuille.xlsx : une ligne par projet : avancement déclaré, jalons, écart au plan, risques ouverts, charge demandée
- Alertes et dépendances.docx : les retards détectés, les dépendances entre projets et les conflits de ressources, chacun avec ses sources
- Support de revue.docx : l'ordre du jour de la revue : arbitrages demandés d'abord, alertes ensuite, projets sains en annexe
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Un statut par projet, même hétérogène (export outil, fiche Word, email)
- [ ] Le compte rendu de la dernière revue (pour le suivi des décisions)
- [ ] La liste des projets attendus au portefeuille
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez les fiches ou exports de statut de chaque projet, le compte rendu de la dernière revue et le référentiel des ressources si vous en avez un dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[date]` : la date de la revue
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant les statuts et le dernier compte rendu
- `[liste des projets]` : les projets attendus, pour repérer les statuts manquants
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la revue de portefeuille du [date] à partir du dossier [nom du dossier] : statuts projets, compte rendu de la dernière revue. Projets attendus : [liste des projets]. ÉTAPES 1. COLLECTE : inventorie les statuts reçus contre [liste des projets]. Pour chaque manquant, prépare la relance (à valider, pas à envoyer). 2. NORMALISATION : construis "Tableau de portefeuille.xlsx" : une ligne par projet avec avancement, prochain jalon, écart au plan, risques ouverts, demande de ressources. Quand un statut ne donne pas l'information, écris "non renseigné", jamais une estimation. 3. DÉTECTION : dans "Alertes et dépendances.docx", relève : les jalons glissés depuis la dernière revue, les dépendances déclarées entre projets, les demandes de ressources qui se percutent, et les projets "verts" dont les faits (jalons glissés, risques ouverts) contredisent la couleur. 4. SUIVI : reprends les décisions de la dernière revue et vérifie dans les statuts ce qui en est dit. Décision sans suite documentée = à l'ordre du jour. 5. SUPPORT : construis "Support de revue.docx" : arbitrages demandés d'abord (avec les options), alertes ensuite, projets sains en annexe une ligne chacun. RÈGLES - Tu n'envoies aucune relance : elles partent après validation. - Un écart entre couleur déclarée et faits est signalé factuellement (le jalon, les dates), sans mise en cause du chef de projet. - Aucune donnée d'avancement n'est estimée : l'absence d'information est une information. - Les statuts sources ne sont jamais modifiés.