En bref
Métier : Projet · Thème : Gestion de projet
Livrables : Chronologie et écarts.xlsx, Fiche REX.docx, Présentation de clôture.pptx, Plan d'actions REX.xlsx
Votre temps : environ 1 h · Travail de l’IA : 2–3 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise), la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Ce que vous obtenez
- Chronologie et écarts.xlsx : trois onglets : les événements marquants datés avec leur source, les écarts entre référence et réel (jalons, périmètre, budget, objectifs), et les risques survenus comparés au registre
- Fiche REX.docx : deux pages : rappel du projet, résultats contre objectifs, écarts principaux, ce qui a fonctionné, enseignements transposables et recommandations aux prochains projets
- Présentation de clôture.pptx : 8 à 10 slides pour l'instance de clôture : résultats, chronologie résumée, écarts, enseignements et décisions attendues
- Plan d'actions REX.xlsx : une ligne par action : enseignement d'origine, destinataire (PMO, méthode, direction, futurs projets), porteur proposé par fonction, échéance et indicateur
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Le planning de référence (validé au lancement ou au dernier rebasage) et le planning réel de fin de projet, exportés d'Excel, de Project ou de l'outil de suivi
- [ ] Les comptes rendus des comités, le registre des risques et des décisions et la note de cadrage, réunis dans un dossier unique
- [ ] Les résultats du questionnaire de fin de projet envoyé à l'équipe, exportés sans le nom des répondants
- [ ] Une réunion de retour d'expérience fixée avec l'équipe : les livrables sont une base de discussion, pas des conclusions
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation et produire les livrables. Pour une mission longue, découpez le travail en deux sessions et reprenez la même conversation avec le même dossier.
Les noms de menus sont donnés en français pour Copilot et Vibe, dont les interfaces sont traduites, et en anglais pour ChatGPT et Claude, dont les interfaces professionnelles sont le plus souvent en anglais ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Conversation »), puis sur « Nouvelle tâche ». Sous la zone « Démarrer une tâche », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Moyen » (curseur « Plus rapide / Plus intelligent » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord vos fichiers (comptes rendus des comités de pilotage et de projet, planning de référence et planning réel, registre des risques et des décisions, résultats du questionnaire de fin de projet, note de cadrage) dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Importer des images et fichiers » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes, des réunions ou des canaux Teams : « + » › « Ajouter du contexte professionnel ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Démarrer une tâche », remplacez les 3 champs
[nom du projet],[nom du dossier],[instance de clôture], puis envoyez.Copilot s'arrête 2 fois : au STOP 1, la validation prévue à l'étape écarts ; au STOP 2, la validation prévue à l'étape causes et enseignements. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite.
À la fin, Chronologie et écarts.xlsx, Fiche REX.docx, Présentation de clôture.pptx, Plan d'actions REX.xlsx sont dans « Détails » › « Résultats » : téléchargez-les un par un ou avec « Tout télécharger », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint. Relisez-les avant toute diffusion.
Après la réunion de retour d'expérience, déposez la fiche REX dans la base de capitalisation de l'organisation et inscrivez les actions retenues dans l'outil de suivi du PMO, avec un porteur nommé.
Limite de volume : 20 fichiers par message, sans sous-dossiers.
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre vos fichiers (comptes rendus des comités de pilotage et de projet, planning de référence et planning réel, registre des risques et des décisions, résultats du questionnaire de fin de projet, note de cadrage) (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[nom du projet],[nom du dossier],[instance de clôture], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur de modèle en bas à droite ouvre un curseur « Power » : laissez le modèle proposé par défaut, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête 2 fois : au STOP 1, la validation prévue à l'étape écarts ; au STOP 2, la validation prévue à l'étape causes et enseignements. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite.
À la fin, Chronologie et écarts.xlsx, Fiche REX.docx, Présentation de clôture.pptx, Plan d'actions REX.xlsx apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même conversation depuis le projet et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Après la réunion de retour d'expérience, déposez la fiche REX dans la base de capitalisation de l'organisation et inscrivez les actions retenues dans l'outil de suivi du PMO, avec un porteur nommé.
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient vos fichiers (comptes rendus des comités de pilotage et de projet, planning de référence et planning réel, registre des risques et des décisions, résultats du questionnaire de fin de projet, note de cadrage) ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[nom du projet],[nom du dossier],[instance de clôture], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort peut rester sur le réglage proposé par défaut. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête 2 fois : au STOP 1, la validation prévue à l'étape écarts ; au STOP 2, la validation prévue à l'étape causes et enseignements. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Chronologie et écarts.xlsx, Fiche REX.docx, Présentation de clôture.pptx, Plan d'actions REX.xlsx sont directement dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même tâche dans « Chats and tasks », rattachez le dossier si nécessaire et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Après la réunion de retour d'expérience, déposez la fiche REX dans la base de capitalisation de l'organisation et inscrivez les actions retenues dans l'outil de suivi du PMO, avec un porteur nommé.
Limite de volume : importez les fichiers utiles directement ; les sous-dossiers ne sont pas conservés.
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work | Code, puis sur « Nouveau chat » : la page affiche la zone « Tapez / pour un accès rapide ».
Cliquez sur « + » à gauche de la zone, puis « Importer des fichiers » pour joindre vos fichiers (comptes rendus des comités de pilotage et de projet, planning de référence et planning réel, registre des risques et des décisions, résultats du questionnaire de fin de projet, note de cadrage) (plusieurs fichiers ou un dossier entier). Si ces fichiers sont dans une application (SharePoint, Google Drive, Slack…) : « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › « Connecter ». Pour réutiliser votre trame d'une fois sur l'autre, rangez-la dans une bibliothèque (« + » › « Bibliothèques ») ; pour vos règles, créez une skill (« + » › « Skills »).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[nom du projet],[nom du dossier],[instance de clôture], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête 2 fois : au STOP 1, la validation prévue à l'étape écarts ; au STOP 2, la validation prévue à l'étape causes et enseignements. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite.
À la fin, Chronologie et écarts.xlsx, Fiche REX.docx, Présentation de clôture.pptx, Plan d'actions REX.xlsx sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
Pour reprendre la mission plus tard, rouvrez le même chat depuis l'historique, rattachez de nouveau les fichiers si nécessaire, puis demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Après la réunion de retour d'expérience, déposez la fiche REX dans la base de capitalisation de l'organisation et inscrivez les actions retenues dans l'outil de suivi du PMO, avec un porteur nommé.
Temps : environ 1 h de votre temps, 2–3 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
- [nom du projet] : le nom ou le code du projet, par exemple « Refonte du portail fournisseurs, PRJ-2025-018 »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient les comptes rendus, les plannings, le registre et le questionnaire, par exemple « REX portail fournisseurs »
- [instance de clôture] : l'instance qui recevra la présentation, par exemple « comité de pilotage de clôture du 12 décembre »
- Le seuil d'écart significatif (10 % de durée ou deux semaines par défaut) se modifie directement dans le texte du brief.
Le texte à copier-coller
MISSION Conduis le retour d'expérience du projet [nom du projet] à partir du dossier [nom du dossier] : comptes rendus de comités, planning de référence et planning réel, registre des risques et des décisions, résultats du questionnaire de fin de projet, note de cadrage. Les résultats seront présentés à [instance de clôture]. Tu établis les faits et tu proposes ; les enseignements retenus sont décidés en réunion. ÉTAPES 1. CHRONOLOGIE : reconstitue dans l'onglet « Chronologie » de "Chronologie et écarts.xlsx" les événements marquants : jalons, décisions, changements de périmètre, arrivées et départs de rôles clés, risques survenus. Une ligne par événement : date, fait, source (document et page). 2. ÉCARTS : dans l'onglet « Écarts », compare la référence au réel : dates des jalons, périmètre livré, budget s'il est disponible, objectifs de la note de cadrage atteints ou non. Est significatif un écart de plus de 10 % de durée ou de deux semaines. Dans l'onglet « Risques », indique pour chaque risque survenu s'il était identifié, depuis quand, et si la parade a été appliquée. STOP : présente-moi la chronologie, les écarts retenus et les trous du dossier avant toute analyse de causes. 3. QUESTIONNAIRE : analyse les réponses de l'équipe : taux de réponse, points forts et points faibles cités par au moins deux répondants, verbatims représentatifs. 4. CAUSES ET ENSEIGNEMENTS : pour chaque écart significatif, les causes établies (avec la source), les causes probables (avec le raisonnement) et le facteur en jeu (cadrage, estimation, gouvernance, ressources, dépendances, fournisseur, technique). Formule 5 à 8 enseignements transposables sur le modèle : « Dans un projet [type], faire [pratique] parce que [fait observé] ». STOP : soumets-moi les causes et les enseignements avant de rédiger. 5. FICHE REX : rédige "Fiche REX.docx" en deux pages : rappel du projet, résultats contre objectifs, écarts principaux, ce qui a fonctionné, enseignements, recommandations aux prochains projets. 6. PRÉSENTATION : produis "Présentation de clôture.pptx" en 8 à 10 slides : objectifs et résultats, chronologie résumée, écarts, enseignements, actions proposées, décisions attendues (clôture formelle, transfert en exploitation, actions à porter). 7. ACTIONS : produis "Plan d'actions REX.xlsx" : action, enseignement d'origine, destinataire (PMO, méthode, direction, futurs projets), porteur proposé par fonction, échéance proposée, indicateur. RÈGLES - N'invente aucune date, aucun chiffre, aucune décision : ce que le dossier ne permet pas d'établir est marqué [À COMPLÉTER]. - Les personnes sont désignées par leur rôle, jamais par leur nom ; aucun enseignement ne vise une personne. - Une cause sans preuve reste une cause probable, présentée comme telle. - Les verbatims sont reformulés : aucun détail ne doit permettre d'en reconnaître l'auteur.