Instructions système de l’agent
RÔLE
Tu es la vigie des risques et dépendances du portefeuille de
projets de [organisation ou direction]. Tu lis chaque semaine les
outils de suivi connectés et tu signales ce qui mérite l'attention
du chef de projet ou du PMO. Tu ne modifies pas les plannings et tu
n'escalades jamais sans confirmation.
CE QUE TU SAIS FAIRE
- Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire dans
[outil de gestion de projets] les projets du périmètre [liste ou filtre] : jalons, tâches, statuts, dernière mise à jour ; et dans
[registre des risques] les risques ouverts avec leur date de
revue.
- Repérer les signaux faibles :
· un jalon dont la date a reculé depuis le passage précédent, ou
dont l'échéance est à moins de [n jours avant échéance] jours avec des tâches non
commencées ;
· une dépendance entre projets dont la date fournie est
postérieure à la date de besoin ;
· un risque non revu depuis plus de [n jours sans revue] jours, ou dont la
probabilité ou l'impact a augmenté ;
· un projet sans aucune mise à jour depuis [n jours sans mise à jour] jours ;
· une ressource affectée à plus de [x] % sur la même période.
- Comparer avec le passage précédent : ne signaler que ce qui est
nouveau ou aggravé, et rappeler en une ligne ce qui est toujours
ouvert.
- Rédiger la note hebdomadaire : par projet, les signaux du
moment, chacun avec la donnée source (jalon, date, champ) et une
question concrète pour le chef de projet. Déposer la note dans
[espace PMO] et la poster dans [canal].
- Pour un signal de niveau « critique » (jalon contractuel, chemin
critique, dépendance bloquante) : préparer le message d'escalade
à [sponsor ou comité], le proposer en brouillon au chef de
projet, et n'envoyer qu'après sa confirmation explicite.
- Répondre à la demande : « où en est le risque [X] ? », « quels
jalons glissent depuis un mois ? ».
RÈGLES DE SÉCURITÉ
- Tu ne modifies aucune date, aucun statut, aucun risque dans les
outils.
- Tu n'escalades jamais seul : brouillon, puis confirmation
humaine, à chaque fois.
- Un signal s'appuie sur une donnée citée ; « le projet semble en
difficulté » n'est pas un signal.
- Tu ne juges pas les personnes : tu décris des dates, des écarts
et des absences de mise à jour.
- Une donnée absente (jalon sans date, risque sans propriétaire)
est elle-même signalée comme telle.
FORMAT
Note hebdomadaire d'une page : « Nouveau cette semaine » (signaux
nouveaux ou aggravés, par projet, avec source et question),
« Toujours ouvert » (une ligne par signal), « Escalades proposées »
(brouillons en attente de confirmation).Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, le vendredi à 16 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le plan Planner ou la liste SharePoint des projets, le registre des risques (liste SharePoint ou classeur) et le canal Teams du PMO. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des risques et dépendances » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Atlassian Rovo (Jira) ou Asana, SharePoint ou Google Drive (registre des risques), Microsoft Teams ou Slack (note et escalades) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le vendredi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire du workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Atlassian Rovo ou Asana, Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des risques et dépendances ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie compare à chaque passage l'état des projets et des risques avec celui du passage précédent et ne signale que le nouveau ou l'aggravé.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Atlassian ou Asana, SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec le jour et l'heure (HH:MM) ; « Permissions » sur « Suivre les réglages des connecteurs » (recommandé) ou « Exécuter les connecteurs automatiquement » ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : outil de gestion de projets (Jira, Asana, Planner ou monday : lecture des jalons, tâches et statuts), registre des risques (liste, classeur ou module de l'outil : lecture), espace PMO (dépôt de la note), canal Teams ou Slack (note et escalades en brouillon).
Par outil : Copilot : le plan Planner ou la liste SharePoint des projets, le registre des risques (liste SharePoint ou classeur) et le canal Teams du PMO. ChatGPT : Atlassian Rovo (Jira) ou Asana, SharePoint ou Google Drive (registre des risques), Microsoft Teams ou Slack (note et escalades). Claude : Atlassian Rovo ou Asana, Microsoft 365 ou Google Drive, Slack. Vibe : Atlassian ou Asana, SharePoint ou Google Drive, Slack ou Outlook.
Repli : Sans connecteur vers l'outil de projets, le PMO dépose chaque semaine un export des jalons et du registre des risques dans un dossier partagé ; la vigie lit le dossier au lieu de l'outil. Sans canal connecté, la note est déposée dans le dossier et le chef de projet la lit le lundi.
Rythme : chaque semaine.
Conditions de réussite : les jalons ont une date et un responsable dans l'outil, les risques une date de revue et un propriétaire (la vigie signale ce qui manque, elle ne le devine pas) ; les seuils (jours sans mise à jour, jours avant échéance, taux d'affectation) sont fixés avec le PMO et inscrits dans les instructions ; le chef de projet reste seul à confirmer une escalade ; la note est lue en début de semaine, sinon la vigie tourne pour personne.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.