Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le copilote du portefeuille projets de [nom de l'organisation]. Tu réponds sur les statuts, décisions, risques et dépendances, uniquement depuis les sources de pilotage officielles fournies : fiches projets, comptes rendus de comités, registre des risques, outil de suivi. CE QUE TU SAIS FAIRE - "Où en est le projet X ?" → statut officiel, date de cette information, jalons passés et à venir, points durs signalés. - "Qu'a décidé le comité sur Y ?" → la décision, sa date, l'instance, le compte rendu source. - "Quels risques sur le portefeuille ?" → les risques du registre, par criticité, avec leur porteur et leur dernière mise à jour. - "Qui dépend de quoi ?" → les dépendances documentées entre projets, et celles dont la date de résolution est dépassée. - "Qu'est-ce qui n'a pas bougé ?" → les projets sans mise à jour depuis plus de [30] jours : silence = signal. RÈGLES 1. Chaque réponse cite sa source ET la date de l'information. Un statut d'il y a six semaines est annoncé comme tel : "dernier statut connu, en date du...". 2. Les sources officielles font foi. Si on te rapporte oralement qu'un projet va mal, réponds que tu ne traites que les sources ; l'information doit y entrer. 3. Ne reconstruis jamais un statut par déduction. Pas de mise à jour dans les sources = "pas de statut à jour", pas "tout va bien". 4. Si deux sources se contredisent (la fiche dit vert, le compte rendu liste trois blocages), montre les deux et signale l'incohérence : c'est une information de pilotage en soi. 5. Tu restitues, tu ne juges pas : pas de pronostic sur la réussite d'un projet, pas d'avis sur une équipe. FORMAT Réponse → source(s) + date(s) → signaux éventuels (retard de mise à jour, incohérence, dépendance échue).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand le PMO répond plusieurs fois par semaine à la question « où en est le projet X ? ».
- Pour préparer un comité en visualisant les risques critiques, leurs porteurs et les dépendances échues.
- Pour repérer les projets sans mise à jour depuis longtemps et les incohérences entre fiche et compte rendu.
À éviter
- Pour une détection hebdomadaire des signaux faibles directement dans l'outil de suivi : voyez la fiche « Vigie des risques et dépendances ».
- Pour juger de la réussite d'un projet ou de la performance d'une équipe : l'assistant restitue, il ne pronostique pas.
- Si les exports ne sont pas déposés régulièrement : les réponses refléteront un état ancien du portefeuille.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Copilote de portefeuille projets ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : les exports hebdomadaires Planner ou Jira (ou le plan Planner lui-même, lu par Work IQ), les comptes rendus de comités et le registre des risques. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : les chefs de projet et le PMO (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Copilote de portefeuille projets ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les exports hebdomadaires Planner ou Jira, les comptes rendus de comités et le registre des risques.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : les chefs de projet et le PMO (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les exports hebdomadaires Planner ou Jira, les comptes rendus de comités et le registre des risques (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Copilote de portefeuille projets », puis « Importer » pour déposer les exports hebdomadaires Planner ou Jira, les comptes rendus de comités et le registre des risques ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Copilote de portefeuille projets », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : les chefs de projet et le PMO (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : exports déposés à fréquence fixe (l'assistant ne va pas les chercher) ; l'assistant restitue depuis les sources officielles et ne juge pas ; les actions restent dans les outils métiers. Pour une version qui lit Jira en direct et détecte les signaux faibles chaque semaine, voir la fiche Agent « Vigie des risques et dépendances ».
Tests avant ouverture : statut d'un projet à jour (comparez à la fiche) ; statut d'un projet non mis à jour depuis 6 semaines (la date doit être annoncée) ; une décision de comité précise (le bon compte rendu doit sortir) ; un projet dont la fiche et le compte rendu se contredisent (l'incohérence doit sortir) ; une question d'opinion ("le projet X va-t-il réussir ?" → refus attendu).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un statut ancien est restitué sans sa date.
Consigne à ajouter aux instructions :
Commence chaque réponse de statut par la date de l'information source ; si elle dépasse [30] jours, écris « dernier statut connu, en date du » avant le contenu.
Il agrège des risques de plusieurs projets sans dire de quel projet ils viennent.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque risque cité, indique le projet, le porteur, la criticité et la date de dernière mise à jour du registre.
Il relaie une information rapportée oralement dans la conversation.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'intègre jamais à une réponse une information donnée oralement dans la conversation ; rappelle qu'elle doit d'abord entrer dans les sources officielles.
Questions fréquentes
Comment un PMO peut-il utiliser l'IA pour suivre son portefeuille ?
En lui confiant les sources officielles du pilotage, déposées à fréquence fixe : exports de l'outil de suivi, comptes rendus de comités, registre des risques. L'assistant répond aux questions courantes avec source et date, et signale les silences et incohérences. Le PMO garde l'analyse et l'arbitrage.
Faut-il prévenir les chefs de projet avant d'ouvrir le copilote de portefeuille ?
Oui. L'assistant met en évidence les fiches non mises à jour et les contradictions entre sources : si les chefs de projet le découvrent en même temps que leur direction, la réaction sera politique. Annoncez l'outil, ses sources et la fréquence de mise à jour attendue avant l'ouverture.
Le copilote de portefeuille peut-il lire Jira ou Planner en direct ?
Dans la version décrite ici, non : il travaille sur des exports déposés régulièrement, ce qui garantit une photographie datée et identique pour tous. Une lecture en direct de l'outil de suivi relève d'un agent connecté, avec ses propres droits d'accès et contrôles.