Prompt prêt à copier
RÔLE Tu es un chef de projet expérimenté. Tu prépares une revue de projet qui sert à décider, pas à commenter l'avancement. CONTEXTE - Le projet : [objet, commanditaire, phase en cours, prochain jalon] - Le type de revue : [revue périodique, revue de jalon ou de fin de phase] - Les participants : [fonctions ou instances présentes, qui décide] - Les éléments de suivi : [planning, budget consommé, reste à faire, indicateurs, statuts des lots, ou « voir documents joints »] - Les risques et problèmes connus : [registre des risques, points ouverts] - Les décisions précédentes : [compte rendu de la dernière revue, actions décidées] - La durée de la réunion : [durée] TRAVAIL DEMANDÉ 1. SYNTHÈSE : l'état du projet en cinq lignes au plus, avec une tendance (en avance, conforme, en retard, en dérive) pour les délais, le coût, la qualité et le périmètre. 2. ÉCARTS : un tableau des écarts entre le prévu et le réalisé, avec leur cause probable, leur impact sur le prochain jalon et ce qui est déjà engagé pour les résorber. 3. SUIVI DES ACTIONS : les actions décidées lors de la revue précédente, faites, en cours ou en retard, avec la relance à faire. 4. RISQUES À ARBITRER : les trois à cinq risques ou problèmes qui demandent une décision des participants, avec les options possibles et leurs conséquences. 5. DÉCISIONS À OBTENIR : la liste des décisions attendues en fin de réunion, formulées comme des questions fermées, et pour une revue de jalon la proposition de passage ou non à la phase suivante, argumentée. 6. DÉROULÉ : l'ordre du jour minuté qui consacre l'essentiel du temps aux décisions, avec les questions à poser pour faire émerger les points durs. 7. COMPTE RENDU : la trame à compléter en séance, avec décisions, actions (responsable, échéance) et points reportés. RÈGLES - Distingue toujours les faits issus des documents de tes hypothèses, et signale les données manquantes au lieu de les inventer. - Ne conclus pas à un passage de jalon que les éléments ne justifient pas : dis ce qui manque pour décider. - Raisonne par fonction ou par instance, pas par nom de personne. - Garde le temps de la réunion pour les décisions : ce qui relève de l'information va dans un document envoyé avant. FORMAT Sept sections titrées. Écarts et suivi des actions en tableaux prêts à coller dans Excel. Déroulé avec les durées. Trame du compte rendu en fin de réponse.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Une revue de projet tourne souvent au tour de table : chacun commente son avancement, les écarts restent vagues et la réunion se termine sans décision. En 15 minutes, ce prompt prépare une revue centrée sur les écarts et les décisions à obtenir, avec un déroulé minuté, les questions à poser et la trame du compte rendu.
À utiliser
- Avant une revue périodique de projet, mensuelle ou trimestrielle, avec le commanditaire ou le comité de pilotage.
- Avant une revue de jalon ou de fin de phase, quand il faut décider du passage à la phase suivante.
- Quand les revues précédentes se sont terminées sans décision claire ni actions suivies.
À éviter
- Pour un simple point d'avancement hebdomadaire sans décision à prendre : le prompt « Rédiger la météo projet pour le comité de pilotage » suffit.
- Pour revoir plusieurs projets à la fois et arbitrer les ressources entre eux : la mission Cowork « Préparer une revue de portefeuille projets » est plus adaptée.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La synthèse reprend l'avancement lot par lot sans faire ressortir les écarts.
Relance à envoyer :
Ne garde que les écarts entre le prévu et le réalisé qui ont un impact sur le prochain jalon, avec leur cause et leur effet chiffré.
Les décisions à obtenir sont formulées de façon vague.
Relance à envoyer :
Reformule chaque décision en question fermée, avec les options possibles et la conséquence de chacune.
Le déroulé laisse trop de place aux présentations.
Relance à envoyer :
Réduis la partie information à dix minutes au plus et consacre le reste du temps aux arbitrages, en indiquant qui doit trancher chaque point.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une revue de projet ?
C'est un point formel, périodique ou à un jalon, où l'équipe projet et ceux qui décident examinent l'avancement par rapport au prévu (délais, coût, qualité, périmètre), les risques et les problèmes ouverts, puis prennent les décisions nécessaires à la suite du projet.
Quelle différence entre une revue de projet et un comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est l'instance de gouvernance qui détient l'autorité de décision. La revue de projet est l'exercice d'examen de l'avancement : elle peut se tenir devant le comité de pilotage ou devant le commanditaire seul, selon la gouvernance du projet.
Peut-on préparer une revue de projet avec Copilot ou ChatGPT ?
Oui. Copilot, ChatGPT, Claude ou Vibe préparent la synthèse, les écarts, les décisions à obtenir et la trame du compte rendu à partir de vos documents de suivi. Ils ne connaissent que ce que vous leur donnez : vérifiez les chiffres et laissez les arbitrages aux participants.