L’essentiel
Métier : Communication · Thème : Communication et relations presse
Livrables : Messages par population.docx, Séquence de communication.xlsx, Kit manager.docx, FAQ évolutive.docx
Votre temps : environ 1 h 30 · Travail de l’IA : 3–6 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Messages par population.docx : pour chaque population : ce qui change pour elle concrètement, ce qui ne change pas, quand, ce qu'on attend d'elle, où trouver de l'aide ; en trois formats (mail d'annonce, message court pour l'intranet ou Teams, texte pour une réunion d'équipe)
- Séquence de communication.xlsx : chaque communication datée sur les jalons du projet : population, message, canal, émetteur, prérequis (formation ouverte, outil disponible), responsable
- Kit manager.docx : le brief pour animer la réunion d'équipe, les objections probables avec les réponses, ce que le manager peut promettre et ce qu'il ne doit pas promettre, la remontée des questions
- FAQ évolutive.docx : les questions par population et par jalon, les réponses validées, les questions ouvertes avec leur propriétaire et la date de mise à jour
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors)
- La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais
- Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables
- La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ; La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ; Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ; La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [projet], [nom du dossier], [date de bascule], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la validation de la segmentation des populations et, pour chacune, de ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Messages par population.docx, Séquence de communication.xlsx, Kit manager.docx, FAQ évolutive.docx dans le sous-dossier « Kit de communication [projet] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 1 h 30 de votre temps, 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [projet] : le projet et sa nature, par exemple « déploiement du nouvel outil de gestion des temps »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient la note de cadrage, les populations, le calendrier et la charte
- [date de bascule] : le jalon central autour duquel la séquence se cale, par exemple « 7 mars 2027 »
Le texte à copier-coller
MISSION Produis le kit de communication du projet [projet], bascule prévue le [date de bascule], à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : la note de cadrage, la liste des populations impactées, le calendrier des jalons, les communications passées de projets comparables et la charte de communication interne. Si un kit d'une version précédente est présent, mets-le à jour au lieu de repartir de zéro et liste ce qui a changé. ÉTAPES 1. POPULATIONS : à partir de la note de cadrage et de la liste, établis la segmentation (populations, effectifs, managers relais) et, pour chacune, ce qui change concrètement, ce qui ne change pas, et l'effort demandé. Signale les populations dont l'impact n'est pas décrit et STOP 1 : demande-moi de valider la segmentation avant de rédiger. 2. MESSAGES : pour chaque population, rédige le "ce qui change pour vous" en trois formats (mail d'annonce, message court, texte pour une réunion d'équipe), dans le ton de la charte, avec la date, ce qu'on attend d'elle et où trouver de l'aide. 3. SÉQUENCE : cale chaque communication sur les jalons du calendrier (annonce, pilote, formation, J-7, J-1, bascule, J+7, bilan), avec canal, émetteur, prérequis et responsable. Aucune communication n'annonce un outil ou une formation avant sa date de disponibilité. 4. KIT MANAGER : le brief de la réunion d'équipe, les objections probables tirées des communications passées et de la note de cadrage, les réponses, ce que le manager peut et ne peut pas promettre, la remontée des questions. 5. FAQ : les questions par population et par jalon, les réponses validées d'après la note de cadrage, les questions ouvertes avec leur propriétaire. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Kit de communication [projet]" avec "Messages par population.docx", "Séquence de communication.xlsx", "Kit manager.docx" et "FAQ évolutive.docx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 populations les plus exposées et les 3 questions ouvertes à faire trancher par le sponsor. RÈGLES - Ne promets rien que la note de cadrage ne dise : les questions ouvertes restent ouvertes, avec un propriétaire. - Chaque message dit ce qui change et ce qui ne change pas ; jamais l'un sans l'autre. - Le vocabulaire est celui de la charte et de la note de cadrage, sans jargon de projet. - Rien n'est envoyé ni publié : tout reste en brouillon.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Chaque projet SI ou réorganisation redemande le même kit de communication, et chaque chef de projet le refait de zéro, souvent trop tard et sans distinguer les populations. Ici, vous validez la segmentation et ce qui change pour chacune ; les messages, la séquence calée sur le calendrier, le kit manager et la FAQ sont produits, et le kit se met à jour à chaque jalon en rejouant la configuration.
À utiliser
- Au lancement d'un nouvel outil, d'une nouvelle organisation ou d'un nouveau processus qui touche plusieurs populations aux impacts différents.
- Avant un jalon (pilote, formation, bascule) pour mettre à jour le kit existant plutôt que de le réécrire à la main.
- Quand les managers relais reçoivent des questions auxquelles personne ne leur a donné de réponse.
À éviter
- Pour une seule annonce de réorganisation à une équipe : le prompt « Annoncer un changement d'organisation aux équipes » suffit.
- Si la note de cadrage est encore floue : les messages le seraient aussi, clarifiez d'abord le projet avec le sponsor.
- Pour une réorganisation soumise à l'information-consultation du CSE dont la procédure n'a pas commencé : aucune communication ne doit la devancer.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un message décrit ce qui change sans dire ce qui ne change pas pour la population.
Relance à envoyer :
Complète chaque message par population avec une rubrique « ce qui ne change pas », tirée de la note de cadrage, dans les trois formats.
La séquence annonce une formation ou un outil avant sa date de disponibilité.
Relance à envoyer :
Recale la séquence sur le calendrier des jalons : aucune communication n'annonce une formation ou un outil avant sa date d'ouverture, et ajoute le prérequis dans la colonne prévue.
Le kit manager laisse le manager promettre des garanties que la note de cadrage ne prévoit pas.
Relance à envoyer :
Reprends la rubrique « ce que le manager peut promettre » : ne garde que ce que la note de cadrage écrit, et bascule le reste en questions ouvertes avec un propriétaire.
Questions fréquentes
Que doit contenir un plan de communication de conduite du changement ?
Il segmente les populations concernées, précise pour chacune ce qui change, ce qui ne change pas et l'effort demandé, puis cale les messages sur les jalons du projet avec un canal et un émetteur. Il prévoit des supports pour les managers relais et une FAQ tenue à jour au fil des étapes.
Pourquoi impliquer les managers dans la communication d'un projet de transformation ?
Les collaborateurs se tournent d'abord vers leur manager pour comprendre ce qui les attend. Un manager qui dispose d'un brief, des objections probables et de réponses validées relaie un message cohérent et fait remonter les questions, au lieu d'improviser ou de promettre ce que le projet ne prévoit pas.
Faut-il consulter le CSE avant d'annoncer un projet de transformation ?
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le Code du travail prévoit l'information-consultation du CSE sur les questions intéressant l'organisation et la marche de l'entreprise, notamment l'introduction de nouvelles technologies. Le calendrier de communication doit donc respecter cette procédure ; faites-le vérifier par les RH ou le juriste social.