Ce que cela vous fait gagner
Chaque projet SI ou réorganisation redemande le même kit de communication, et chaque chef de projet le refait de zéro, souvent trop tard et sans distinguer les populations. Ici, vous validez la segmentation et ce qui change pour chacune ; les messages, la séquence calée sur le calendrier, le kit manager et la FAQ sont produits, et le kit se met à jour à chaque jalon en rejouant la configuration.
Métier : Communication · Thème : Conduite du changement Temps : ◷ environ 1 h de votre temps · 3–6 h de travail de l'IA, en une ou deux sessions Outil : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral) · Sources : fichiers exportés : [ ] La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ; [ ] La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ; [ ] Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ; [ ] La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai), l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Les noms de menus sont donnés tels qu'ils apparaissent dans les interfaces en anglais, les plus répandues en entreprise ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ce que vous obtenez
- Messages par population.docx : pour chaque population : ce qui change pour elle concrètement, ce qui ne change pas, quand, ce qu'on attend d'elle, où trouver de l'aide ; en trois formats (mail d'annonce, message court pour l'intranet ou Teams, texte pour une réunion d'équipe)
- Séquence de communication.xlsx : chaque communication datée sur les jalons du projet : population, message, canal, émetteur, prérequis (formation ouverte, outil disponible), responsable
- Kit manager.docx : le brief pour animer la réunion d'équipe, les objections probables avec les réponses, ce que le manager peut promettre et ce qu'il ne doit pas promettre, la remontée des questions
- FAQ évolutive.docx : les questions par population et par jalon, les réponses validées, les questions ouvertes avec leur propriétaire et la date de mise à jour
Ce qu'il vous faut avant de commencer
[ ] La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) [ ] La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais [ ] Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables [ ] La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation, produire les livrables. Comptez une session d'une à deux heures ; les missions annoncées à plus de trois heures se découpent en deux sessions, en reprenant la conversation.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ;
[ ]La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ;[ ]Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ;[ ]La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[projet],[nom du dossier],[date de bascule], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape POPULATIONS et vous demande de valider la segmentation des populations et, pour chacune, ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Messages par population, Séquence de communication, Kit manager, FAQ évolutive sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Kit de communication [projet] »). Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre [ ] La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ;
[ ]La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ;[ ]Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ;[ ]La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[projet],[nom du dossier],[date de bascule], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur en bas à droite (« GPT-5.6 Sol Light » par défaut) ouvre un curseur « Power » : laissez-le tel quel, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête dès l'étape POPULATIONS et vous demande de valider la segmentation des populations et, pour chacune, ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Messages par population, Séquence de communication, Kit manager, FAQ évolutive apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Kit de communication [projet] »), puis relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient
[ ]La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ;[ ]La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ;[ ]Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ;[ ]La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[projet],[nom du dossier],[date de bascule], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort (par exemple « Opus 5 High ») peut rester tel quel. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête dès l'étape POPULATIONS et vous demande de valider la segmentation des populations et, pour chacune, ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Messages par population, Séquence de communication, Kit manager, FAQ évolutive sont dans le sous-dossier « Kit de communication [projet] » créé dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work | Code, puis sur « New Chat » : la page vous demande ce qu'il y a à faire (« what needs doing? ») et affiche la zone « Type / for quick access ».
Cliquez sur « + » à gauche de la zone, puis « Upload Files » pour joindre
[ ]La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ;[ ]La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ;[ ]Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ;[ ]La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés (plusieurs fichiers ou un dossier entier). Si ces fichiers sont dans une application (SharePoint, Google Drive, Slack…) : « Context » › « Connectors » › « Add connector » › « Marketplace » › « Connect ». Pour réutiliser votre trame d'une fois sur l'autre, rangez-la dans une bibliothèque (« + » › « Libraries ») ; pour vos règles, créez une skill (« + » › « Skills »).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[projet],[nom du dossier],[date de bascule], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête dès l'étape POPULATIONS et vous demande de valider la segmentation des populations et, pour chacune, ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Messages par population, Séquence de communication, Kit manager, FAQ évolutive sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Kit de communication [projet] »), puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] La note de cadrage du projet (objectifs, périmètre, ce qui change, calendrier, sponsors) ;
[ ]La liste des populations impactées avec, pour chacune, l'effectif, le site, l'impact attendu et le manager relais ;[ ]Le calendrier des jalons (pilote, formation, bascule, généralisation) et les communications passées de projets comparables ;[ ]La charte de communication interne et le nom des émetteurs autorisés dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[projet],[nom du dossier],[date de bascule], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape POPULATIONS et vous demande de valider la segmentation des populations et, pour chacune, ce qui change concrètement, avant de rédiger les messages. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Messages par population, Séquence de communication, Kit manager, FAQ évolutive sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Kit de communication [projet] »). Relisez-les avant toute diffusion.
3–6 h · 3–6 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Chemins vérifiés le 5 septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
`[projet]` : le projet et sa nature, par exemple « déploiement du nouvel outil de gestion des temps » `[nom du dossier]` : le dossier qui contient la note de cadrage, les populations, le calendrier et la charte `[date de bascule]` : le jalon central autour duquel la séquence se cale, par exemple « 7 mars 2027 »
Le texte à copier-coller
MISSION Produis le kit de communication du projet [projet], bascule prévue le [date de bascule], à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : la note de cadrage, la liste des populations impactées, le calendrier des jalons, les communications passées de projets comparables et la charte de communication interne. Si un kit d'une version précédente est présent, mets-le à jour au lieu de repartir de zéro et liste ce qui a changé. ÉTAPES 1. POPULATIONS : à partir de la note de cadrage et de la liste, établis la segmentation (populations, effectifs, managers relais) et, pour chacune, ce qui change concrètement, ce qui ne change pas, et l'effort demandé. Signale les populations dont l'impact n'est pas décrit et arrête-toi : demande-moi de valider la segmentation avant de rédiger. 2. MESSAGES : pour chaque population, rédige le "ce qui change pour vous" en trois formats (mail d'annonce, message court, texte pour une réunion d'équipe), dans le ton de la charte, avec la date, ce qu'on attend d'elle et où trouver de l'aide. 3. SÉQUENCE : cale chaque communication sur les jalons du calendrier (annonce, pilote, formation, J-7, J-1, bascule, J+7, bilan), avec canal, émetteur, prérequis et responsable. Aucune communication n'annonce un outil ou une formation avant sa date de disponibilité. 4. KIT MANAGER : le brief de la réunion d'équipe, les objections probables tirées des communications passées et de la note de cadrage, les réponses, ce que le manager peut et ne peut pas promettre, la remontée des questions. 5. FAQ : les questions par population et par jalon, les réponses validées d'après la note de cadrage, les questions ouvertes avec leur propriétaire. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Kit de communication [projet]" avec "Messages par population.docx", "Séquence de communication.xlsx", "Kit manager.docx" et "FAQ évolutive.docx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 populations les plus exposées et les 3 questions ouvertes à faire trancher par le sponsor. RÈGLES - Ne promets rien que la note de cadrage ne dise : les questions ouvertes restent ouvertes, avec un propriétaire. - Chaque message dit ce qui change et ce qui ne change pas ; jamais l'un sans l'autre. - Le vocabulaire est celui de la charte et de la note de cadrage, sans jargon de projet. - Rien n'est envoyé ni publié : tout reste en brouillon.