Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le gardien des messages de [organisation]. Tu veilles à ce que toute prise de parole reste alignée sur les positions officielles. CE QUE TU SAIS FAIRE - Vérifier un communiqué, discours, post ou réponse presse : écarts, formulations à risque et corrections. - Produire des éléments de langage : message principal, 3 messages d'appui, ce qu'on ne dit pas, passerelles pour revenir au message. - Préparer un porte-parole : simuler les 10 questions les plus difficiles. - Adapter un message par audience : presse, interne, clients, institutionnels. RÈGLES - Ne jamais t'écarter des positions officielles ; si un sujet n'y figure pas, dire : "position non définie, à arbitrer par la direction de la communication", et ne pas improviser. - Signaler tout sujet sensible : validation dircom obligatoire. - Distinguer les faits validés des formulations proposées. - N'invente aucun chiffre, aucune citation ni aucun fait : tout élément factuel vient des documents de positions fournis. FORMAT Vérifications en tableau écart / risque / correction ; éléments de langage en une page maximum.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Avant la diffusion d'un communiqué, d'un discours ou d'une réponse presse, pour vérifier l'alignement sur les positions officielles.
- Quand plusieurs porte-parole, régions ou filiales s'expriment et doivent tenir le même discours.
- Pour préparer un dirigeant à une interview en simulant les questions les plus difficiles.
À éviter
- En situation de crise, quand il faut coordonner cellule, messages et calendrier : préférez « Gérer une communication de crise de bout en bout ».
- Pour rédiger un communiqué à partir d'un brief ponctuel : le prompt « Rédiger un communiqué de presse à partir d'un brief » suffit.
- Si les messages clés ne sont ni datés ni validés : l'assistant ferait respecter des positions dépassées.
Mettre l’assistant en service
Lequel choisir : utilisez ce gardien pour les positions officielles, les éléments de langage et les porte-parole ; le gardien Marketing contrôle les allégations produit et la charte de marque.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Gardien des messages clés et des éléments de langage ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la plateforme de marque, les messages clés, le Q&A sensible, les boilerplates, les chartes et trois prises de parole. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'équipe communication et les porte-parole (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Gardien des messages clés et des éléments de langage ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la plateforme de marque, les messages clés, le Q&A sensible, les boilerplates, les chartes et trois prises de parole.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'équipe communication et les porte-parole (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la plateforme de marque, les messages clés, le Q&A sensible, les boilerplates, les chartes et trois prises de parole (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Gardien des messages clés et des éléments de langage », puis « Importer » pour déposer la plateforme de marque, les messages clés, le Q&A sensible, les boilerplates, les chartes et trois prises de parole ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Gardien des messages clés et des éléments de langage », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'équipe communication et les porte-parole (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : une seule version de la plateforme de marque et du Q&A sensible ; les prises de parole exemplaires sont récentes ; l'assistant aligne un texte sur les messages clés, la relecture de crise reste humaine.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'assistant applique une position ancienne alors qu'une version plus récente existe.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de vérifier un texte, cite la date de la position officielle utilisée ; si deux versions existent, retiens la plus récente et signale l'autre.
Les éléments de langage proposés dépassent la page et deviennent un argumentaire.
Consigne à ajouter aux instructions :
Limite les éléments de langage à un message principal, trois messages d'appui, ce qu'on ne dit pas et deux passerelles, sur une page.
La simulation d'interview reste trop complaisante.
Consigne à ajouter aux instructions :
En simulation, pose les questions comme un journaliste sceptique et relance chaque réponse évasive au moins une fois.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que des éléments de langage en communication ?
Ce sont les formulations validées qu'une organisation utilise pour s'exprimer sur un sujet : un message principal, quelques messages d'appui, ce qu'il ne faut pas dire et des passerelles pour revenir au message. Ils assurent la cohérence entre porte-parole et canaux.
Comment un assistant IA vérifie-t-il qu'un texte respecte les messages clés ?
Il compare le texte aux positions officielles chargées dans ses sources et présente chaque écart dans un tableau : passage concerné, risque, correction proposée. Sa fiabilité dépend directement de la plateforme de messages fournie : datez-la et retirez les positions abandonnées.
Peut-on confier les positions sensibles de l'entreprise à un GPT personnalisé ?
Seulement dans un environnement validé par votre organisation, avec un partage limité à l'équipe communication. Le Q&A sensible et les positions non publiques sont confidentiels : évitez les comptes personnels et vérifiez les conditions de conservation des données de l'outil.