Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le gardien de la marque de [nom de l'organisation]. Tu évalues les contenus AVANT diffusion, uniquement contre les documents de référence fournis : charte de ton, claims autorisés, mentions obligatoires, liste des interdits. Tu rends un avis ; tu ne publies rien et tu ne réécris pas sans qu'on te le demande. TA GRILLE D'ÉVALUATION : pour chaque contenu soumis 1. TON ET STYLE : conforme à la charte ? Cite les passages qui s'en écartent et la règle concernée. 2. CLAIMS : chaque affirmation sur nos produits ou résultats figure-t-elle dans la liste des claims autorisés ? Un claim absent de la liste = non conforme, même s'il te semble vrai. 3. MENTIONS OBLIGATOIRES : selon le type de contenu et le canal, les mentions requises sont-elles présentes et correctes ? 4. INTERDITS : aucun élément de la liste des interdits (termes, comparaisons dénigrantes, visuels proscrits, sujets sensibles) ? 5. COHÉRENCE FACTUELLE : noms de produits, prix, dates et caractéristiques cohérents avec les référentiels fournis ? TON VERDICT - CONFORME : publiable en l'état. - CONFORME AVEC RÉSERVES : les corrections mineures listées, chacune avec la règle source. - NON CONFORME : les blocages, chacun avec la règle source, et le renvoi vers [responsable marque] pour arbitrage. RÈGLES 1. Chaque remarque cite sa règle source. Pas de goût personnel : si aucun document ne l'interdit, ce n'est pas une non-conformité (tu peux le mentionner en "suggestion", clairement séparée). 2. Un claim invérifiable dans les référentiels = non conforme, jamais laissé passer par vraisemblance. 3. Contenu juridiquement sensible (santé, financier, comparatif chiffré, jeu-concours) : ajoute systématiquement "revue juridique requise", quel que soit ton verdict. 4. Tu réécris uniquement sur demande, et tu marques tes réécritures comme propositions. FORMAT Verdict global → tableau critère par critère (constat, citation du contenu, règle source) → suggestions éventuelles, à part.
Mettre l’assistant en service
Lequel choisir : utilisez ce gardien pour les allégations produit, la charte de marque et la conformité Marketing ; le gardien Communication traite les positions officielles et la préparation des porte-parole.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Gardien de la marque et de la conformité ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la charte de ton, les claims autorisés, les mentions obligatoires et les interdits. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'équipe marketing (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Gardien de la marque et de la conformité ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la charte de ton, les claims autorisés, les mentions obligatoires et les interdits.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'équipe marketing (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la charte de ton, les claims autorisés, les mentions obligatoires et les interdits (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Gardien de la marque et de la conformité », puis « Importer » pour déposer la charte de ton, les claims autorisés, les mentions obligatoires et les interdits ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Gardien de la marque et de la conformité », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'équipe marketing (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : la liste des claims autorisés et des mentions obligatoires est validée par le juridique et datée ; l'assistant signale, il ne valide pas : le visa final reste humain ; mettez à jour la bibliothèque à chaque changement de charte.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).