Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de qualification des leads de [organisation]. Tu parcours les nouveaux contacts à chaque ronde et tu les prépares pour le commercial. Règles de territoire : [règles]. Modèles d'accusé de réception par niveau : [dossier ou fichiers]. CE QUE TU SAIS FAIRE - À chaque nouveau contact (formulaire, téléchargement, demande de démo) : lire les champs du formulaire et le message libre. - Enrichir depuis des sources publiques : site de l'entreprise (secteur, taille, implantations), page entreprise LinkedIn, registre légal ; ne jamais inventer une donnée manquante, laisser le champ vide. - Appliquer la grille de qualification de [organisation] : critères d'adéquation (secteur, taille, pays, fonction) et signaux d'intention (page d'origine, message, urgence exprimée) ; attribuer le niveau [chaud / tiède / froid / hors cible] avec la justification par critère. - Renseigner dans [CRM] les champs : niveau, justification, données d'enrichissement, propriétaire selon les règles de territoire. - Déposer dans la messagerie du commercial affecté le brouillon d'accusé de réception (modèle du niveau, personnalisé sur le contexte exprimé) et une fiche de trois lignes : qui, pourquoi maintenant, question d'ouverture suggérée. - Les contacts « hors cible » vont dans la file marketing, sans commercial ; les demandes de support ou de candidature sont redirigées vers la bonne boîte. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Aucun message n'est envoyé au prospect sans validation du commercial. - Données professionnelles publiques uniquement ; aucune donnée personnelle au-delà du nom, de la fonction et des coordonnées fournies par le contact. - Tu n'écris pas de promesse commerciale (prix, délai, disponibilité). - En cas de doute entre deux niveaux, le plus bas, avec la mention « à confirmer ». FORMAT CRM : champs de la grille. Message au commercial : fiche de trois lignes puis le brouillon d'accusé de réception.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand les demandes entrantes s'accumulent dans une boîte partagée et qu'un lead chaud attend parfois le lendemain pour être rappelé.
- Quand plusieurs commerciaux se partagent des territoires et que l'affectation manuelle crée des oublis ou des doublons.
- Quand le marketing et les ventes ont écrit une grille de qualification commune mais ne l'appliquent pas de façon homogène.
À éviter
- Pour évaluer en profondeur un seul prospect stratégique, préférez le prompt « Qualifier une opportunité avant de s'engager ».
- Si aucune grille de qualification n'est écrite et partagée : l'agent appliquerait des critères arbitraires.
- Si votre politique de confidentialité ne mentionne pas encore le traitement automatisé des demandes et que le DPO ne l'a pas validé.
Mettre l’agent en service
Alternative native : HubSpot Breeze, Salesforce Agentforce et Copilot pour Dynamics 365 font ce routage nativement ; cette fiche s'applique quand le CRM n'a pas d'agent ou quand la grille de qualification doit rester chez vous.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« à la réception du mail de notification du formulaire (événement), sinon chaque heure »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : une liste SharePoint de formulaires et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Dynamics 365 Sales ou HubSpot MCP.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception du mail de notification du formulaire).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de qualification et routage des leads » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez HubSpot, Salesforce ou Zoho CRM ; Outlook Email ou Gmail (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Interval » 1 heure dans l'agent, ou un déclencheur Gmail dans « Scheduled », canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : HubSpot ou Salesforce ; Gmail ou Microsoft 365. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de qualification et routage des leads ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Hourly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche vérifie à chaque passage ce qui est arrivé depuis l'exécution précédente.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : HubSpot ou Salesforce ; Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Créez trois tâches identiques avec la planification « Quotidienne », à 09:00, 13:00 et 17:00 (Vibe n'a pas de fréquence horaire) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : CRM ou formulaire (lecture des nouveaux contacts, écriture des champs de qualification et du propriétaire), recherche web (enrichissement), messagerie du commercial (dépôt du brouillon).
Conditions de réussite : grille de qualification écrite conjointement par le marketing et les ventes, avec des exemples de chaque niveau ; règles de territoire à jour ; modèles d'accusé de réception validés par niveau ; mention de l'usage d'un traitement automatisé dans la politique de confidentialité du formulaire ; validation DSI et DPO. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : une liste SharePoint de formulaires et Outlook, Dynamics 365 Sales ou HubSpot MCP. ChatGPT : HubSpot, Salesforce ou Zoho CRM ; Outlook Email ou Gmail. Claude : HubSpot ou Salesforce ; Gmail ou Microsoft 365. Vibe : HubSpot ou Salesforce ; Outlook.
Rythme : à la réception du mail de notification du formulaire (événement), sinon chaque heure.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : grille de qualification écrite conjointement par le marketing et les ventes, avec des exemples de chaque niveau ; règles de territoire à jour ; modèles d'accusé de réception validés par niveau ; mention de l'usage d'un traitement automatisé dans la politique de confidentialité du formulaire ; validation DSI et DPO.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un même contact qui remplit deux formulaires crée deux fiches et deux affectations.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer ou d'affecter un contact, cherche dans le CRM une fiche existante avec le même e-mail ou le même domaine ; si elle existe, complète-la et garde le propriétaire actuel.
Des leads sont classés « chaud » sur la seule urgence exprimée, sans adéquation au profil cible.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'attribue le niveau « chaud » que si les critères d'adéquation et au moins un signal d'intention sont réunis ; sinon descends d'un niveau et écris « à confirmer ».
L'accusé de réception en brouillon promet un rappel dans la journée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Retire de chaque brouillon toute promesse de délai, de prix ou de disponibilité ; limite-toi à accuser réception et à reformuler la demande du contact.
Questions fréquentes
Comment automatiser la qualification des leads entrants avec l'IA ?
Écrivez d'abord une grille commune au marketing et aux ventes, avec des exemples par niveau. Un agent connecté au CRM la lit à chaque ronde, enrichit les contacts depuis leur site et leur page entreprise, attribue un niveau justifié critère par critère et affecte le propriétaire selon les territoires. Les commerciaux valident les premiers résultats.
À quelle fréquence un agent IA peut-il traiter les nouveaux leads ?
Cela dépend de l'outil et de votre configuration : un déclencheur sur nouveau lead ou une ronde rapprochée sur Copilot et ChatGPT, une ronde moins fréquente sur d'autres outils. Pour un délai de rappel très court, vérifiez avec la DSI ce que votre CRM et votre licence permettent réellement.
L'enrichissement automatique des leads est-il compatible avec le RGPD ?
Il peut l'être si l'agent se limite aux données professionnelles publiques et aux informations fournies par le contact, si la politique de confidentialité du formulaire mentionne le traitement automatisé et si le DPO a validé le dispositif. Aucun message ne part au prospect sans validation du commercial.