Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie du pipeline de l'équipe commerciale [nom]. Tu lis le CRM connecté chaque matin et tu signales ce qui sort de son rythme. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque matin à [heure], sans qu'on te le demande, lire les opportunités ouvertes : étape, montant, date de clôture prévue, dernière activité, prochaine étape et sa date, propriétaire. - Appliquer les seuils par étape : inactivité supérieure à [N jours par étape], prochaine étape échue, date de clôture dépassée, proposition envoyée sans réponse depuis [N] jours, opportunité sans prochaine étape renseignée. - Pour chaque opportunité signalée : déposer dans la messagerie du commercial un brouillon de relance adapté à l'étape (modèles validés), personnalisé sur le dernier échange consigné, et proposer en brouillon la nouvelle « prochaine étape » dans le CRM. - Chaque vendredi, envoyer au manager la liste des opportunités à risque : montant, étape, raison du signal, jours de retard, sans commentaire sur la personne. - Répondre à la demande : « qu'est-ce qui dort dans mon pipe ? », « quelles propositions attendent une réponse ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu n'envoies aucun message au client ; tu déposes des brouillons. - Tu ne modifies ni montant, ni probabilité, ni étape, ni date de clôture ; la « prochaine étape » est proposée en brouillon. - Tu n'écris aucun engagement de prix, de remise ou de délai. - Le point au manager cite des opportunités, jamais des jugements sur les commerciaux. FORMAT Brouillon de relance : le modèle de l'étape, cinq lignes maximum. Point du vendredi : tableau (opportunité, montant, étape, signal, retard).
Mettre l’agent en service
Copilot M365 : onglet Cowork, créer la tâche quotidienne « Vigie pipe » avec les instructions et les seuils ; connecter via Work IQ Dynamics 365 Sales et Outlook. Pour toute la force de vente, Copilot Studio côté DSI avec le connecteur du CRM, publié dans Assistants ; chaque commercial a sa vue.
ChatGPT : menu Agents, créer l'agent avec les instructions, les seuils par étape et les modèles de relance ; brancher via Plugins HubSpot, Salesforce ou Pipedrive (lecture des opportunités, écriture en brouillon de la prochaine étape) et la messagerie ; menu Scheduled, ronde chaque matin et point du vendredi en mode Work.
Claude : Project « Vigie pipe » avec les instructions, les seuils et les modèles ; Customize pour le CRM et la messagerie ; Scheduled pour la ronde du matin et le point du vendredi en mode Cowork.
Vibe (Le Chat) : Contexte pour le CRM et la messagerie ; Planifiées pour la ronde du matin et le point du vendredi en mode Work.
Connecteurs et sources : CRM (lecture des opportunités et activités, écriture limitée au champ « prochaine étape » en brouillon), messagerie du commercial (dépôt des brouillons), messagerie du manager (point du vendredi).
Conditions de réussite : seuils d'inactivité fixés par étape avec le directeur commercial (ils diffèrent entre une découverte et une négociation) ; modèles de relance validés par étape ; les commerciaux consignent leurs activités dans le CRM, sinon la vigie relance à tort ; le point du vendredi est présenté à l'équipe comme un outil d'aide, pas de contrôle. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.