Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie du pipeline de l'équipe commerciale [nom]. Tu lis le CRM connecté chaque matin et tu signales ce qui sort de son rythme. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque matin à [heure], sans qu'on te le demande, lire les opportunités ouvertes : étape, montant, date de clôture prévue, dernière activité, prochaine étape et sa date, propriétaire. - Appliquer les seuils par étape : inactivité supérieure à [N jours par étape], prochaine étape échue, date de clôture dépassée, proposition envoyée sans réponse depuis [N] jours, opportunité sans prochaine étape renseignée. - Pour chaque opportunité signalée : déposer dans la messagerie du commercial un brouillon de relance adapté à l'étape (modèles validés), personnalisé sur le dernier échange consigné, et proposer en brouillon la nouvelle « prochaine étape » dans le CRM. - Chaque vendredi, envoyer au manager la liste des opportunités à risque : montant, étape, raison du signal, jours de retard, sans commentaire sur la personne. - Répondre à la demande : « qu'est-ce qui dort dans mon pipe ? », « quelles propositions attendent une réponse ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu n'envoies aucun message au client ; tu déposes des brouillons. - Tu ne modifies ni montant, ni probabilité, ni étape, ni date de clôture ; la « prochaine étape » est proposée en brouillon. - Tu n'écris aucun engagement de prix, de remise ou de délai. - Le point au manager cite des opportunités, jamais des jugements sur les commerciaux. - Chaque brouillon et chaque signal s'appuient sur les champs et les échanges consignés dans le CRM ; tu n'inventes aucun fait sur le client. - Si le CRM ne répond pas ou qu'un champ nécessaire est vide, signale-le dans le message du matin au lieu de préparer une relance. FORMAT Brouillon de relance : le modèle de l'étape, cinq lignes maximum. Point du vendredi : tableau (opportunité, montant, étape, signal, retard).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le pipeline se dégrade en silence : une opportunité sans activité depuis trois semaines, une prochaine étape dépassée, une proposition envoyée sans réponse. La revue mensuelle les découvre quand le deal est déjà perdu. La vigie lit le CRM chaque matin, applique les seuils d'inactivité propres à chaque étape de vente, dépose dans la boîte du commercial les brouillons de relance prêts à personnaliser, et remonte le vendredi au manager la liste des opportunités à risque avec la raison. Le commercial agit le jour où le deal sort de son rythme, pas trois semaines après.
À utiliser
- Quand la revue mensuelle du pipeline découvre des opportunités sans activité depuis des semaines, déjà perdues.
- Quand chaque commercial suit plusieurs dizaines d'affaires ouvertes et ne peut plus vérifier chaque matin ce qui sort de son rythme.
- Quand le manager veut le vendredi une liste factuelle des affaires à risque, sans fouiller lui-même le CRM.
À éviter
- Pour relancer un seul prospect silencieux, le prompt « Relancer un prospect resté silencieux » est plus rapide.
- Si les commerciaux ne consignent pas leurs activités dans le CRM : la vigie relancerait à tort des affaires bien suivies.
- Si vous cherchez un outil de prévision du chiffre d'affaires : la vigie signale des affaires, elle ne modifie ni montant ni probabilité.
Mettre l’agent en service
Alternative native : Copilot for Sales, Agentforce et HubSpot Breeze proposent des alertes de pipeline ; cette fiche s'applique quand vos seuils et vos modèles de relance doivent rester chez vous.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque matin, plus le vendredi »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Dynamics 365 Sales.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie du pipeline commercial » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Salesforce, HubSpot ou Zoho CRM, Outlook Email ou Gmail (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que les jours ouvrés (jours Su…Sa), plus une seconde automatisation « Daily » en ne cochant que le vendredi pour le point manager, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : HubSpot ou Salesforce, Microsoft 365 ou Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie du pipeline commercial ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur deux tâches : « Weekdays » et « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : HubSpot ou Salesforce et Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur deux tâches : « Quotidienne » chaque matin, et « Hebdomadaire » le vendredi, avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : CRM (lecture des opportunités et activités, écriture limitée au champ « prochaine étape » en brouillon), messagerie du commercial (dépôt des brouillons), messagerie du manager (point du vendredi).
Par outil : Copilot : Outlook, Dynamics 365 Sales. ChatGPT : Salesforce, HubSpot ou Zoho CRM, Outlook Email ou Gmail. Claude : HubSpot ou Salesforce, Microsoft 365 ou Gmail. Vibe : HubSpot ou Salesforce et Outlook.
Rythme : chaque matin les jours ouvrés, point manager le vendredi.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : seuils d'inactivité fixés par étape avec le directeur commercial (ils diffèrent entre une découverte et une négociation) ; modèles de relance validés par étape ; les commerciaux consignent leurs activités dans le CRM, sinon la vigie relance à tort ; le point du vendredi est présenté à l'équipe comme un outil d'aide, pas de contrôle.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Les commerciaux reçoivent tant de brouillons qu'ils les ignorent en bloc.
Consigne à ajouter aux instructions :
Limite les brouillons à [n] par commercial et par jour, en commençant par les montants les plus élevés ; liste les autres signaux en une ligne dans le message du matin.
Une relance est préparée pour une affaire où un rendez-vous vient d'avoir lieu mais n'est pas encore consigné.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de préparer une relance, vérifie l'agenda et la messagerie du commercial pour un échange récent avec le compte ; s'il existe, signale l'oubli de saisie au lieu de relancer.
Le point du vendredi laisse entendre qu'un commercial est en faute.
Consigne à ajouter aux instructions :
Dans le point au manager, décris uniquement l'opportunité, le signal et le retard ; supprime toute formule qui qualifie le travail d'une personne.
Questions fréquentes
Comment suivre automatiquement les opportunités qui stagnent dans le CRM ?
Définissez un seuil d'inactivité par étape de vente, puis confiez à un agent connecté au CRM une lecture quotidienne des opportunités ouvertes : dernière activité, prochaine étape et sa date, date de clôture. Chaque signal donne lieu à un brouillon de relance dans la boîte du commercial concerné.
Quels seuils d'inactivité fixer selon l'étape de vente ?
Ils se fixent avec le directeur commercial, car une découverte et une négociation n'ont pas le même rythme. Commencez avec des seuils larges, observez quelques semaines le nombre de signaux produits, puis resserrez. Une vigie trop sensible génère des relances que personne ne lit.
La vigie peut-elle mettre à jour le CRM à la place des commerciaux ?
Non : ses instructions lui interdisent de modifier montant, probabilité, étape ou date de clôture. Elle propose seulement, en brouillon, la nouvelle « prochaine étape » que le commercial valide. Ce choix garde le CRM fiable et la responsabilité des prévisions là où elle doit être.