Ce que cela vous fait gagner
Décortiquer un cahier des charges, répartir les questions, retrouver les réponses déjà validées : la mécanique d'un appel d'offres consomme des jours avant même d'écrire la première phrase de valeur. Ici, la mécanique est faite ; votre temps va à la stratégie de réponse.
Métier : Commercial · Thème : RFP Temps : ◷ environ 1 h de votre temps · 3 à 8 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : SharePoint · CRM · réponses passées
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Matrice des exigences.xlsx : chaque exigence du cahier des charges, numérotée, avec sa page source, son caractère éliminatoire ou non, et le responsable proposé
- Premier jet de réponse.docx : les réponses assemblées depuis vos contenus validés, chaque passage sourcé, les manques marqués [À PRODUIRE]
- Revue de conformité.xlsx : la check-list des pièces administratives exigées et l'état de chacune
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Le dossier de consultation complet dans un dossier unique
- [ ] Vos meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés
- [ ] La date limite de remise et le nom du responsable de l'offre
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez le dossier de consultation reçu (cahier des charges, règlement, annexes) et vos 2 ou 3 meilleures réponses passées dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 4 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[nom du client]` : l'organisation qui émet l'appel d'offres
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant la consultation et vos réponses passées
- `[date limite]` : la date et l'heure de remise
- `[nom du responsable]` : la personne qui arbitre et valide la réponse
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la réponse à l'appel d'offres de [nom du client] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : le dossier de consultation (cahier des charges, règlement, annexes) et nos réponses passées. Date limite de remise : [date limite]. ÉTAPES 1. EXTRACTION : liste toutes les exigences du cahier des charges dans "Matrice des exigences.xlsx" : une ligne par exigence, avec le numéro de page source, le caractère éliminatoire ou pondéré, et le format de réponse attendu. 2. GO/NO-GO : signale immédiatement les exigences que rien dans nos réponses passées ne permet de couvrir : ce sont les points qui conditionnent la décision de répondre. 3. ASSEMBLAGE : pour chaque exigence couverte, reprends le meilleur passage de nos réponses passées, adapte-le au contexte de [nom du client] et cite sa source. Pour chaque exigence non couverte, insère un encadré [À PRODUIRE : qui, quoi] dans "Premier jet de réponse.docx". 4. CONFORMITÉ : construis "Revue de conformité.xlsx" : chaque pièce administrative ou format exigé par le règlement, et son état (présent, manquant, à faire signer). 5. RÉTROPLANNING : à partir de [date limite], propose les jalons : production des manques, relectures, signature, dépôt. 6. CONTRÔLE : vérifie que chaque exigence de la matrice a soit une réponse, soit un [À PRODUIRE] assigné. Aucune exigence orpheline. RÈGLES - Aucune réponse inventée : ce qui ne vient pas de nos contenus validés est marqué [À PRODUIRE], jamais improvisé. - Les chiffres (références, effectifs, certifications) sont repris tels quels et sourcés ; s'ils datent, signale-le. - Les engagements (délais, pénalités, SLA) sont listés à part pour validation explicite de [nom du responsable]. - Rien n'est envoyé ni déposé : la remise reste humaine.