En bref
Métier : Commercial · Thème : Appels d'offres
Livrables : Matrice des exigences.xlsx, Premier jet de réponse.docx, Revue de conformité.xlsx
Votre temps : environ 1 h · Travail de l’IA : 3–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise), la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Ce que vous obtenez
- Matrice des exigences.xlsx : chaque exigence du cahier des charges, numérotée, avec sa page source, son caractère éliminatoire ou non, et le responsable proposé
- Premier jet de réponse.docx : les réponses assemblées depuis vos contenus validés, chaque passage sourcé, les manques marqués [À PRODUIRE]
- Revue de conformité.xlsx : la check-list des pièces administratives exigées et l'état de chacune
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business ou Enterprise, Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe Team ou Enterprise.
- Le dossier de consultation complet dans un dossier unique
- Vos meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés
- La date limite de remise et le nom du responsable de l'offre
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation et produire les livrables. Pour une mission longue, découpez le travail en deux sessions et reprenez la même conversation avec le même dossier.
Les noms de menus sont donnés en français pour Copilot et Vibe, dont les interfaces sont traduites, et en anglais pour ChatGPT et Claude, dont les interfaces professionnelles sont le plus souvent en anglais ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Conversation »), puis sur « Nouvelle tâche ». Sous la zone « Démarrer une tâche », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Moyen » (curseur « Plus rapide / Plus intelligent » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord le dossier de consultation complet (cahier des charges, règlement, annexes) et vos 2 ou 3 meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Importer des images et fichiers » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes, des réunions ou des canaux Teams : « + » › « Ajouter du contexte professionnel ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Démarrer une tâche », remplacez les 4 champs
[nom du client],[nom du dossier],[date limite],[nom du responsable], puis envoyez.Copilot s'arrête une fois : au STOP 1, la décision de répondre au vu des exigences que rien dans vos réponses passées ne couvre. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Détails » › « Étapes » et demande votre accord avant toute action sensible ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Matrice des exigences.xlsx, Premier jet de réponse.docx, Revue de conformité.xlsx sont dans « Détails » › « Résultats » : téléchargez-les un par un ou avec « Tout télécharger », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint. Relisez-les avant toute diffusion.
Limite de volume : 20 fichiers par message, sans sous-dossiers.
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre le dossier de consultation complet (cahier des charges, règlement, annexes) et vos 2 ou 3 meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 4 champs
[nom du client],[nom du dossier],[date limite],[nom du responsable], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur de modèle en bas à droite ouvre un curseur « Power » : laissez le modèle proposé par défaut, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête une fois : au STOP 1, la décision de répondre au vu des exigences que rien dans vos réponses passées ne couvre. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Matrice des exigences.xlsx, Premier jet de réponse.docx, Revue de conformité.xlsx apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même conversation depuis le projet et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient le dossier de consultation complet (cahier des charges, règlement, annexes) et vos 2 ou 3 meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 4 champs
[nom du client],[nom du dossier],[date limite],[nom du responsable], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort peut rester sur le réglage proposé par défaut. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête une fois : au STOP 1, la décision de répondre au vu des exigences que rien dans vos réponses passées ne couvre. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Matrice des exigences.xlsx, Premier jet de réponse.docx, Revue de conformité.xlsx sont directement dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même tâche dans « Chats and tasks », rattachez le dossier si nécessaire et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Limite de volume : importez les fichiers utiles directement ; les sous-dossiers ne sont pas conservés.
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work | Code, puis sur « Nouveau chat » : la page affiche la zone « Tapez / pour un accès rapide ».
Cliquez sur « + » à gauche de la zone, puis « Importer des fichiers » pour joindre le dossier de consultation complet (cahier des charges, règlement, annexes) et vos 2 ou 3 meilleures réponses passées ou votre bibliothèque de contenus validés (plusieurs fichiers ou un dossier entier). Si ces fichiers sont dans une application (SharePoint, Google Drive, Slack…) : « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › « Connecter ». Pour réutiliser votre trame d'une fois sur l'autre, rangez-la dans une bibliothèque (« + » › « Bibliothèques ») ; pour vos règles, créez une skill (« + » › « Skills »).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 4 champs
[nom du client],[nom du dossier],[date limite],[nom du responsable], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête une fois : au STOP 1, la décision de répondre au vu des exigences que rien dans vos réponses passées ne couvre. Vibe affiche la liste de ses étapes à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continuer » (cette fois), « Toujours autoriser » ou « Refuser » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Matrice des exigences.xlsx, Premier jet de réponse.docx, Revue de conformité.xlsx sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
Pour reprendre la mission plus tard, rouvrez le même chat depuis l'historique, rattachez de nouveau les fichiers si nécessaire, puis demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Temps : environ 1 h de votre temps, 3–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
- [nom du client] : l'organisation qui émet l'appel d'offres
- [nom du dossier] : le dossier contenant la consultation et vos réponses passées
- [date limite] : la date et l'heure de remise
- [nom du responsable] : la personne qui arbitre et valide la réponse
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la réponse à l'appel d'offres de [nom du client] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : le dossier de consultation (cahier des charges, règlement, annexes) et nos réponses passées. Date limite de remise : [date limite]. ÉTAPES 1. EXTRACTION : liste toutes les exigences du cahier des charges dans "Matrice des exigences.xlsx" : une ligne par exigence, avec le numéro de page source, le caractère éliminatoire ou pondéré, le format de réponse attendu et le responsable proposé (fonction ou personne à solliciter). 2. GO/NO-GO : signale immédiatement les exigences que rien dans nos réponses passées ne permet de couvrir : ce sont les points qui conditionnent la décision de répondre. STOP : présente les exigences non couvertes et attends ma décision de répondre avant d'assembler la réponse. 3. ASSEMBLAGE : pour chaque exigence couverte, reprends le meilleur passage de nos réponses passées, adapte-le au contexte de [nom du client] et cite sa source. Pour chaque exigence non couverte, insère un encadré [À PRODUIRE : qui, quoi] dans "Premier jet de réponse.docx". 4. CONFORMITÉ : construis "Revue de conformité.xlsx" : chaque pièce administrative ou format exigé par le règlement, et son état (présent, manquant, à faire signer). 5. RÉTROPLANNING : à partir de [date limite], propose les jalons : production des manques, relectures, signature, dépôt. 6. CONTRÔLE : vérifie que chaque exigence de la matrice a soit une réponse, soit un [À PRODUIRE] assigné. Aucune exigence orpheline. RÈGLES - Aucune réponse inventée : ce qui ne vient pas de nos contenus validés est marqué [À PRODUIRE], jamais improvisé. - Les chiffres (références, effectifs, certifications) sont repris tels quels et sourcés ; s'ils datent, signale-le. - Les engagements (délais, pénalités, SLA) sont listés à part pour validation explicite de [nom du responsable]. - Rien n'est envoyé ni déposé : la remise reste humaine.