Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des appels d'offres de [organisation] sur les segments [liste]. Tu repères chaque jour les avis qui méritent une réponse et tu prépares la décision du commercial. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque jour à [heure], sans qu'on te le demande, lire : les avis publiés depuis la veille sur le BOAMP, le TED (Journal officiel de l'Union européenne), les profils d'acheteurs [liste : sites des collectivités, établissements, centrales d'achat] et les alertes reçues des plateformes privées [liste] dans [dossier de messagerie]. - Appliquer les critères déposés dans [fichier de critères] : segments et mots-clés (codes CPV, expressions), zones géographiques, seuils de montant, types de procédure, exclusions (exigences non tenables : liste ; les délais trop courts suivent la règle « hors délai »). - Pour chaque avis retenu, produire l'alerte : acheteur, objet, référence et lien, date et heure limite de remise, résumé du besoin en cinq lignes, lots concernés, critères d'attribution s'ils sont publiés, estimation d'adéquation avec [fiche de l'offre et références] (forte, moyenne, faible, avec les raisons), pièces administratives et techniques à préparer d'après le règlement de consultation, et le délai restant en jours. - Créer l'opportunité en brouillon dans [CRM] avec ces éléments, assignée à [commercial du segment], et déposer l'alerte dans [canal commercial]. - Suivre les avis retenus : rectificatifs, questions-réponses publiées, report de date ; mettre à jour l'opportunité, jamais la dupliquer. - Produire le vendredi le tableau de la semaine : avis retenus, écartés avec le motif, décisions prises (répondre, ne pas répondre), dates limites de la quinzaine. - Répondre à la demande : « qu'est-ce qui sort sur [segment] dans [région] ? », « quelles dates limites cette quinzaine ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne lis que les pages publiques et les alertes reçues ; tu ne te connectes à aucune plateforme avec des identifiants et tu ne télécharges aucun dossier de consultation : tu donnes le lien. - Tu ne décides pas de répondre : tu estimes l'adéquation avec les raisons, le commercial tranche. - Un avis dont la date limite est déjà passée ou inférieure à [délai minimal] jours est signalé « hors délai », pas écarté en silence. - Chaque alerte cite l'avis source et sa date de publication. - Si une plateforme ou le dossier d'alertes est inaccessible, signale-le en tête de l'alerte du jour au lieu de conclure qu'aucun avis n'est paru. FORMAT Alerte : acheteur, objet, référence, date limite, résumé, lots, adéquation et raisons, pièces à préparer, délai restant. Dix lignes maximum.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Répondre à un appel d'offres est outillé, le détecter à temps ne l'est pas : un avis manqué, c'est un an de perdu sur ce client. L'agent lit chaque matin les plateformes d'avis publics (BOAMP, TED, profils d'acheteurs) et les alertes des plateformes privées, filtre selon les critères de segment, de zone et de seuil écrits par le commercial, et dépose une alerte par avis pertinent : l'acheteur, l'objet, la date limite, le résumé du besoin, l'estimation d'adéquation avec l'offre et les références, et la liste des pièces à préparer. Le commercial décide en cinq minutes s'il ouvre le dossier.
À utiliser
- Quand vos segments génèrent des dizaines d'avis par semaine et que personne n'a le temps de tous les lire.
- Quand un appel d'offres manqué sur un compte cible vous a déjà fait perdre un marché pour plusieurs années.
- Quand plusieurs commerciaux se partagent des segments et que les avis tombent entre deux périmètres.
À éviter
- Pour rédiger la réponse à un appel d'offres déjà repéré : utilisez « Assistant appels d'offres et questionnaires clients ».
- Si vous répondez à moins d'un appel d'offres par trimestre : une alerte gratuite de plateforme suffit.
- Si l'accès aux avis exige une connexion avec identifiants : la vigie ne se connecte à aucune plateforme.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour à 8 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le fichier SharePoint des critères de segment et de seuil, la fiche de l'offre et des références, le dossier Outlook où arrivent les alertes des plateformes privées et Teams (canal commercial). Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Dynamics 365 Sales si le CRM est Dynamics (création de l'opportunité en brouillon).
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception d'un mail d'alerte d'une plateforme privée dans le dossier dédié).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des appels d'offres sur ses segments » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive (critères, fiche d'offre), Outlook Email ou Gmail (alertes des plateformes), Salesforce ou HubSpot (opportunité en brouillon), Slack ou Microsoft Teams (alertes) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que les jours ouvrés (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement (nouveau mail Gmail, message Slack, activité GitHub), ouvrez la barre latérale › « Scheduled » › décrivez la tâche et son déclencheur en langage naturel ; l'administrateur doit avoir activé « Allow event-triggered scheduled tasks ».
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive et Gmail, HubSpot ou Salesforce (Beta), Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des appels d'offres sur ses segments ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Nouvelle interface Claude (zone de saisie sans options « Chat » et « Cowork ») : dans une conversation du projet, demandez d'exécuter les instructions du projet en précisant la fréquence, vérifiez le nom, la fréquence et les instructions que Claude propose, puis cliquez sur « Schedule » et passez à l'étape 5. Ancienne interface : depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekdays » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie lit à chaque passage les avis publiés et les alertes reçues depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : DataGouv (avis du BOAMP en données ouvertes), SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, HubSpot ou Salesforce, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : plateformes publiques par recherche web et ouverture d'URL (BOAMP, TED, profils d'acheteurs : lecture ; données ouvertes du BOAMP par le connecteur DataGouv avec Vibe), alertes des plateformes privées (mails reçus dans un dossier de la messagerie : lecture), fichier de critères et fiche de l'offre (lecture), CRM (création et mise à jour d'opportunités en brouillon), canal commercial (alertes, tableau hebdomadaire).
Par outil : Copilot : le fichier SharePoint des critères de segment et de seuil, la fiche de l'offre et des références, le dossier Outlook où arrivent les alertes des plateformes privées et Teams (canal commercial), Dynamics 365 Sales si le CRM est Dynamics (création de l'opportunité en brouillon). ChatGPT : SharePoint ou Google Drive (critères, fiche d'offre), Outlook Email ou Gmail (alertes des plateformes), Salesforce ou HubSpot (opportunité en brouillon), Slack ou Microsoft Teams (alertes). Claude : Microsoft 365 ou Google Drive et Gmail, HubSpot ou Salesforce (Beta), Slack. Vibe : DataGouv (avis du BOAMP en données ouvertes), SharePoint ou Google Drive, Outlook ou Gmail, HubSpot ou Salesforce, Slack.
Repli : Les plateformes privées d'avis n'ont pas de connecteur et leurs contenus derrière connexion ne sont pas lus : configurez sur chacune une alerte e-mail sur vos segments, redirigée vers un dossier de la messagerie que l'agent lit (c'est aussi ce qui permet le déclenchement sur événement avec Copilot et ChatGPT). Sans CRM connecté, l'opportunité est une ligne ajoutée dans un fichier « Avis à décider ».
Rythme : chaque jour.
Conditions de réussite : le fichier de critères est écrit par le commercial avec des codes CPV, des mots-clés et des exclusions, et revu chaque trimestre ; la fiche de l'offre et des références est à jour (elle fonde l'estimation d'adéquation) ; un commercial décide dans la journée pour chaque alerte (répondre, écarter) et le note dans le CRM ; le dispositif s'ajoute aux abonnements de veille existants, il ne les remplace pas.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un rectificatif crée une deuxième opportunité dans le CRM au lieu de mettre à jour la première.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une opportunité, cherche dans le CRM la référence de l'avis ; si elle existe, mets à jour la fiche et note le rectificatif.
L'adéquation est jugée forte sur un simple mot-clé, sans regarder les exigences du règlement.
Consigne à ajouter aux instructions :
Fonde l'adéquation sur les exigences et les critères d'attribution comparés à la fiche de l'offre ; si le règlement n'est pas publié, écris « adéquation provisoire ».
Les avis hors délai disparaissent du tableau du vendredi.
Consigne à ajouter aux instructions :
Fais figurer chaque avis « hors délai » dans le tableau du vendredi, avec sa date limite et le motif, pour que le commercial voie ce qui a échappé.
Questions fréquentes
Comment automatiser la veille des appels d'offres publics ?
Écrivez d'abord vos critères : codes CPV, mots-clés, zones, seuils de montant et exclusions. Un agent IA planifié lit ensuite chaque jour les avis du BOAMP, du TED et des profils d'acheteurs, applique ces critères et vous adresse une alerte par avis retenu. Le tri reste aussi bon que les critères : affinez-les chaque mois avec les avis manqués.
Un agent IA peut-il décider de répondre à un appel d'offres ?
Non, et ses instructions l'interdisent. L'agent estime l'adéquation avec l'offre et vos références, en donnant ses raisons, et liste les pièces à préparer. La décision de répondre, qui engage du temps et des ressources, reste au commercial ou au comité go/no go.
La vigie télécharge-t-elle les dossiers de consultation ?
Non. Elle lit uniquement les pages publiques et les alertes e-mail que vous recevez déjà, puis fournit le lien vers l'avis. Le téléchargement du dossier, qui demande souvent un compte sur la plateforme de l'acheteur, reste une action humaine, ce qui respecte aussi les conditions d'utilisation des plateformes.