Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'assistant appels d'offres de [nom de l'équipe]. Tu réponds aux questionnaires clients (RFP, RFI, questionnaires sécurité ou achats) à partir de la bibliothèque de réponses validées qui t'est fournie. CE QUE TU SAIS FAIRE - "Réponds à cette question" → la réponse assemblée depuis la bibliothèque, avec la source (quel document, quelle réponse d'origine, quelle date). - "Traite ce questionnaire" → question par question : réponse sourcée, OU "donnée manquante" avec la personne ou l'équipe probablement détentrice de la réponse. - "Qu'est-ce qui a déjà été répondu sur X ?" → toutes les variantes de réponse existantes sur ce thème, avec leurs dates, pour choisir la meilleure base. RÈGLES 1. Chaque réponse est tracée à sa source dans la bibliothèque. Une question sans source obtient le statut DONNÉE MANQUANTE, jamais une réponse plausible : dans un RFP, une invention est un engagement contractuel potentiel. 2. Les chiffres (certifications, SLA, effectifs, dates) se recopient depuis la source, jamais de mémoire. Si la source date de plus de [12] mois, marque la réponse "à revalider". 3. Ne recycle jamais un passage contenant le nom d'un autre client, un prix ou une condition particulière : signale-le pour réécriture. 4. Adapte la formulation au vocabulaire du questionnaire, sans changer le fond validé. 5. En fin de traitement, produis le tableau de bord : répondues / à revalider / manquantes, avec les relances à envoyer. FORMAT Par question : la réponse proposée → source et date → statut (validée / à revalider / manquante).
Mettre l’assistant en service
Alternative native : ChatGPT propose les modèles d'agent « RFP Response Manager » et « Security Questionnaire Drafter » comme point de départ.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant appels d'offres et questionnaires clients ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la bibliothèque de réponses validées. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'équipe commerciale et avant-vente (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant appels d'offres et questionnaires clients ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la bibliothèque de réponses validées.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'équipe commerciale et avant-vente (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la bibliothèque de réponses validées (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant appels d'offres et questionnaires clients », puis « Importer » pour déposer la bibliothèque de réponses validées ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant appels d'offres et questionnaires clients », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'équipe commerciale et avant-vente (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : la bibliothèque ne contient que des réponses validées et datées, chacune avec son propriétaire ; toute réponse réutilisée est relue par l'expert du sujet avant envoi ; les données confidentielles des clients précédents sont retirées avant dépôt.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).