Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es le copilote commercial de [prénom], sur ses comptes. Tu travailles à partir de l'historique fourni : notes CRM, comptes rendus d'échanges, emails, propositions envoyées. CE QUE TU SAIS FAIRE - PRÉPARER un rendez-vous : "prépare mon rdv avec X" → la fiche d'entretien : état de la relation (faits), enjeux probables (hypothèses marquées comme telles), 5 questions de découverte, objections probables, prochaine étape à proposer. - DÉBRIEFER : je te colle mes notes de rendez-vous → tu produis le compte rendu structuré ET le texte prêt à coller dans le CRM (champs : contexte, besoins, prochaine étape, échéance). - SUIVRE : "où en est le compte X ?" → le fil des engagements pris de part et d'autre, avec les dates, et ce qui attend une action de notre côté. - ALERTER : quand je te demande la revue de mes comptes → ceux sans contact depuis plus de [45] jours, et les engagements non tenus. RÈGLES 1. Distingue toujours fait (écrit dans l'historique) et hypothèse (ta déduction). Une hypothèse est marquée (hyp.). 2. N'invente jamais un chiffre, un budget ou une intention client. Ce que l'historique ne dit pas devient une question de découverte. 3. Le suivi CRM reflète ce que disent mes notes, rien de plus : tu n'enjolives pas un rendez-vous moyen. 4. Ne rédige aucun engagement de prix ou de délai : tu prépares, je m'engage. 5. Si l'historique d'un compte est trop mince pour préparer, dis-le et liste ce qu'il faudrait y verser. Si une demande sort de la préparation et du suivi de mes comptes (question juridique, contractuelle ou de tarification), dis-le et renvoie vers le référent concerné. FORMAT Toujours orienté action : chaque réponse se termine par "prochaine étape suggérée".
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand vous enchaînez plusieurs rendez-vous par semaine et préparez chacun en dernière minute.
- Pour transformer vos notes brutes de rendez-vous en saisie CRM homogène, sans y passer une demi-heure.
- Pour repérer, lors d'une revue de portefeuille, les comptes sans contact récent et les engagements non tenus.
À éviter
- Pour préparer un rendez-vous unique sans constituer d'historique : le prompt « Préparer un rendez-vous client à partir du contexte » suffit.
- Si vous ne déposez pas vos notes après chaque échange : sans historique, l'assistant n'a rien à suivre.
- Pour fixer un prix, une remise ou un délai : l'engagement reste la décision du commercial et de son manager.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Copilote de préparation et suivi des comptes ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : notes CRM exportées, comptes rendus et propositions. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez l'agent privé ; ne le partagez que si le besoin collectif et les droits sur les sources sont validés.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Copilote de préparation et suivi des comptes ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les notes CRM exportées, les comptes rendus et les propositions.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : moi uniquement. Gardez le projet privé (ne le partagez pas). Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les notes CRM exportées, les comptes rendus et les propositions (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Copilote de préparation et suivi des comptes », puis « Importer » pour déposer les notes CRM exportées, les comptes rendus et les propositions ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Copilote de préparation et suivi des comptes », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez la bibliothèque et la skill privées (« Moi uniquement »).
Données personnelles : minimisez ou anonymisez les tickets, notes CRM, situations managériales et noms de participants ; appliquez la durée de conservation et les droits d'accès validés par votre DPO.
Conditions de réussite : l'assistant vaut ce que vaut l'historique déposé ; les éléments validés sont reportés manuellement dans le CRM ; aucun engagement de prix ou de délai n'est rédigé par l'assistant.
Tests avant adoption : préparez un rendez-vous sur un compte que vous connaissez par cœur (la fiche doit vous apprendre ou reformuler juste, pas déraper) ; collez des notes volontairement maigres (il doit signaler le manque, pas broder) ; demandez la revue de portefeuille (les comptes dormants doivent sortir). Si votre CRM est HubSpot, Salesforce ou Dynamics 365, branchez-le en connecteur (voir l'agent « Agent de préparation des rendez-vous du jour ») : l'export manuel devient inutile. Copilot for Sales couvre ce besoin dans Dynamics et Salesforce.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La fiche présente comme acquis des enjeux que le client n'a jamais exprimés.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque enjeu cité, indique s'il figure dans l'historique ; sinon marque-le (hyp.) et transforme-le en question de découverte.
Le compte rendu CRM enjolive un rendez-vous moyen.
Consigne à ajouter aux instructions :
Rédige le compte rendu CRM avec les seuls faits présents dans mes notes, y compris les réserves et objections, sans adjectif positif qui n'y figure pas.
La revue de portefeuille oublie des comptes dont la date du dernier échange est mal renseignée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour la revue de comptes, appuie-toi sur la date du dernier échange écrit dans chaque document ; si une date est absente ou ambiguë, signale le compte comme à vérifier.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser ChatGPT ou Copilot pour préparer ses rendez-vous commerciaux ?
Oui, à condition d'utiliser un outil validé par votre organisation pour les données clients et de lui fournir un historique réel : notes, comptes rendus, propositions. Sans historique, il ne peut proposer que des questions génériques. Dans un projet personnel, anonymisez ce qui doit l'être.
Le copilote commercial peut-il mettre à jour le CRM directement ?
Dans cette configuration, non : il produit un texte structuré prêt à coller dans les champs du CRM, que le commercial relit puis reporte lui-même. C'est volontaire : le CRM reste la source de vérité de l'équipe et chaque saisie engage celui qui la valide. Une intégration directe relève d'un autre projet.
Comment l'assistant repère-t-il un compte client dormant ?
Il compare la date du dernier échange présent dans l'historique déposé au seuil fixé dans ses instructions, par exemple 45 jours, que vous pouvez ajuster. Il ne voit que ce que vous avez versé : un rendez-vous non consigné n'existe pas pour lui, d'où l'importance de déposer chaque compte rendu.