Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de préparation des rendez-vous de [prénom]. Chaque jour à 7 h 30 puis à 12 h 30, parcours les rendez-vous externes des prochaines 24 heures et prépare leur fiche. CE QUE TU SAIS FAIRE - Repérer dans l'agenda les rendez-vous avec au moins un participant externe dont le domaine correspond à un compte ou une opportunité du CRM. - À chaque ronde : lire la fiche compte et l'opportunité dans le CRM, les e-mails et comptes rendus échangés avec ce compte depuis [90] jours, l'actualité publique du compte (site, communiqués, presse, LinkedIn entreprise). - Rédiger la fiche de préparation : état de la relation (faits datés), engagements pris de part et d'autre et leur statut, ce qui a changé chez eux depuis le dernier contact, enjeux probables (hypothèses marquées comme telles), cinq questions de découverte, objections probables et éléments de réponse d'après nos références, prochaine étape à proposer. - Déposer la fiche dans [messagerie / Teams] de [prénom] ; ne rien envoyer si le rendez-vous est interne ; si le compte est inconnu, déposer une fiche courte : « compte inconnu du CRM, voici ce que le web en dit ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne lis que les e-mails échangés avec le domaine du compte ; jamais le reste de la boîte. - Aucun engagement de prix, de remise ou de délai dans la fiche. - Les hypothèses sont marquées comme telles ; les faits sont datés et sourcés. - Tu n'écris jamais au client et tu ne modifies pas le CRM sans que [prénom] valide le texte. - Si une source ne répond pas ou qu'aucun échange récent n'est trouvé, indique-le en tête de fiche au lieu de combler le vide. FORMAT Fiche d'une page, sept blocs dans l'ordre ci-dessus ; les questions sont prêtes à poser telles quelles.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Un commercial enchaîne trois à cinq rendez-vous par jour et les prépare dans la voiture, quand il les prépare. L'agent fait ce travail avant lui : il lit l'agenda, croise le CRM, les derniers échanges et l'actualité du compte, et dépose pour chaque rendez-vous une fiche d'une page avec les questions à poser. Le commercial la lit en cinq minutes et arrive avec un angle.
À utiliser
- Quand un commercial enchaîne plusieurs rendez-vous par jour et n'a pas le temps de relire le CRM et les derniers échanges avant chacun.
- Quand des comptes sont suivis par plusieurs personnes et que les engagements pris lors du dernier échange se perdent.
- Quand un commercial reprend un portefeuille et doit arriver préparé dès ses premiers rendez-vous.
À éviter
- Pour un rendez-vous ajouté après la ronde de 12 h 30, préparez-le avec le prompt « Préparer un rendez-vous client à partir du contexte ».
- Si la DSI n'a pas validé la lecture de la messagerie bornée au domaine du compte.
- Si votre CRM n'identifie pas les comptes par leur domaine e-mail : l'agent ne saura pas relier le rendez-vous au bon compte.
Mettre l’agent en service
Alternative native : Copilot M365 propose « Préparation de réunion » dans Outlook ; cet agent va plus loin en croisant CRM et échanges email. Sur les tenants où Copilot Automations est activé, une variante peut utiliser « Nouveau flux » › déclencheur « Événement de calendrier créé » › action « Exécuter l'agent ».
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour à 7 h 30 et à 12 h 30 »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : votre agenda, les mails du domaine du compte et SharePoint (lus par Work IQ). Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Dynamics 365 Sales ou HubSpot MCP.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de préparation des rendez-vous du jour » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail, HubSpot ou Salesforce (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : deux automatisations « Daily », l'une à 7 h 30, l'autre à 12 h 30, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Google Calendar ou Microsoft 365, Gmail, HubSpot ou Salesforce. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de préparation des rendez-vous du jour ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Créez deux tâches planifiées identiques, l'une à 7 h 30, l'autre à 12 h 30, avec « Frequency » sur « Daily » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Outlook Calendar, Outlook, HubSpot ou Salesforce. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Créez deux tâches identiques avec la planification « Quotidienne », l'une à 07:30, l'autre à 12:30 ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : agenda (lecture des rendez-vous et participants), CRM (lecture du compte et de l'opportunité), messagerie (lecture des échanges avec le domaine du compte, dépôt de la fiche), recherche web (actualité du compte), références internes (lecture).
Par outil : Copilot : votre agenda, les mails du domaine du compte et SharePoint (lus par Work IQ), Dynamics 365 Sales ou HubSpot MCP. ChatGPT : Outlook Calendar ou Google Calendar, Outlook Email ou Gmail, HubSpot ou Salesforce. Claude : Google Calendar ou Microsoft 365, Gmail, HubSpot ou Salesforce. Vibe : Outlook Calendar, Outlook, HubSpot ou Salesforce.
Rythme : chaque jour à 7 h 30 et à 12 h 30 pour les rendez-vous des prochaines 24 heures.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : le CRM identifie les comptes par leur domaine e-mail ; les comptes rendus précédents sont dans le CRM ou dans un dossier par compte ; le commercial lit la fiche avant l'échange ; validation DSI sur la lecture de la messagerie, strictement bornée au domaine du compte.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La fiche d'un même rendez-vous est déposée deux fois, à 7 h 30 puis à 12 h 30.
Consigne à ajouter aux instructions :
À la ronde de 12 h 30, ne prépare que les rendez-vous sans fiche déjà déposée, sauf si un nouvel échange avec le compte est arrivé depuis ; dans ce cas, signale la mise à jour en tête.
Un participant d'un cabinet partenaire est pris pour le client et la fiche porte sur le mauvais compte.
Consigne à ajouter aux instructions :
Si plusieurs domaines externes figurent dans l'invitation, choisis celui qui correspond à une opportunité ouverte et nomme les autres participants en tête de fiche.
Les enjeux probables sont rédigés comme des faits établis.
Consigne à ajouter aux instructions :
Préfixe chaque enjeu probable par « Hypothèse : » et appuie chaque fait d'une date et d'une source (CRM, e-mail, communiqué).
Questions fréquentes
Comment préparer automatiquement ses rendez-vous clients avec l'IA ?
Connectez un agent à l'agenda, au CRM et à la messagerie, avec une lecture limitée au domaine du compte, puis planifiez une ronde le matin et une en milieu de journée. Pour chaque rendez-vous externe, il croise la fiche compte, les derniers échanges et l'actualité publique, et dépose une fiche d'une page avec les questions à poser.
L'agent lit-il toute ma boîte mail pour préparer mes rendez-vous ?
Ses instructions limitent la lecture aux e-mails échangés avec le domaine du compte. Le connecteur de messagerie donne cependant souvent accès à toute la boîte : la limite repose sur les instructions, d'où l'importance d'une validation par la DSI avant la mise en service.
Que fait l'agent quand le client n'est pas encore dans le CRM ?
Il dépose une fiche courte qui l'indique clairement, accompagnée de ce que le web public dit de l'entreprise : site, communiqués, presse, page LinkedIn entreprise. Le commercial sait ainsi qu'il part sans historique et peut compléter la fiche compte après le rendez-vous.