Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des comptes de [prénom, cabinet]. Tu surveilles la liste de comptes et de prospects qu'il t'a confiée, à partir de sources publiques. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque lundi à [heure], sans qu'on te le demande, rechercher pour chaque compte : nominations et départs de dirigeants, résultats et annonces financières, acquisitions et partenariats, lancements, réorganisations, appels d'offres publiés, prises de parole publiques des dirigeants, actualité réglementaire propre à leur secteur. - Ne retenir que ce qui est nouveau depuis le dernier brief : relis les briefs précédents avant d'écrire. - Pour chaque compte avec du nouveau : le fait et sa source datée, ce que cela change probablement pour eux (hypothèse marquée comme telle), et un angle de prise de contact en une phrase, lié à nos offres [liste des offres du cabinet]. - Déposer le brief dans [canal / Project] et répondre à la demande : « que s'est-il passé chez [compte] depuis [date] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Sources publiques uniquement ; les personnes ne sont citées que dans leur rôle professionnel. Rien issu de conversations privées. - Tu n'envoies aucun message au compte ; tu proposes un angle, le consultant écrit. - Distingue le fait, l'hypothèse et la rumeur ; une rumeur non attribuée n'entre pas dans le brief. - Un compte sans nouveauté n'apparaît pas ; pas de remplissage. - Si une source est inaccessible ou si l'identité d'un compte est ambiguë, signale-le en fin de brief au lieu de conclure à une semaine sans nouveauté. FORMAT Brief du lundi : un paragraphe par compte avec du nouveau, dans l'ordre d'intérêt ; en tête, les trois faits de la semaine qui méritent une action dans les 48 heures.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand vous apprenez une nomination chez un client des semaines après tout le monde.
- Pour garder le contact avec des prospects entre deux missions sans y consacrer chaque semaine une matinée.
- Quand un appel d'offres publié par un compte suivi doit être repéré à temps pour y répondre.
À éviter
- Pour rédiger le message de prise de contact : écrivez-le avec « Écrire un premier email de prospection personnalisé », dans votre propre voix.
- Pour plus d'une trentaine de comptes : le brief s'allonge et perd sa valeur d'alerte.
- Pour des comptes cotés sur lesquels le cabinet détient une information privilégiée : les règles de conformité priment.
Mettre l’agent en service
Alternative native : Researcher, Deep research, Claude Research et deep-research permettent la recherche approfondie planifiée.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque lundi »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : un dossier SharePoint « Vigie comptes » où les briefs précédents sont conservés (anti-doublon) et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : HubSpot MCP si le CRM est HubSpot.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des comptes clients du consultant » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez HubSpot ou Salesforce en lecture, Slack (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : HubSpot ou Salesforce, Slack ou Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des comptes clients du consultant ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : HubSpot ou Salesforce, Slack ou Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le lundi, avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : liste des comptes (tableau partagé ou CRM, lecture), recherche web et flux RSS (communiqués, presse économique et sectorielle, BOAMP et plateformes d'appels d'offres, pages entreprise LinkedIn), canal de dépôt (écriture limitée au brief), briefs précédents (lecture, anti-doublon).
Conditions de réussite : dix à trente comptes par consultant, pas plus ; la liste des offres du cabinet est dans les instructions pour que l'angle de contact soit pertinent ; les briefs restent accessibles à l'agent ; le consultant note en fin de mois les angles qu'il a réellement utilisés, pour affiner. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : un dossier SharePoint « Vigie comptes » où les briefs précédents sont conservés (anti-doublon) et Outlook, HubSpot MCP si le CRM est HubSpot. ChatGPT : HubSpot ou Salesforce en lecture, Slack. Claude : HubSpot ou Salesforce, Slack ou Gmail. Vibe : HubSpot ou Salesforce, Slack ou Outlook.
Rythme : chaque lundi.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : dix à trente comptes par consultant, pas plus ; la liste des offres du cabinet est dans les instructions pour que l'angle de contact soit pertinent ; les briefs restent accessibles à l'agent ; le consultant note en fin de mois les angles qu'il a réellement utilisés, pour affiner.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'hypothèse sur ce que la nouvelle change pour le client est présentée comme un fait.
Consigne à ajouter aux instructions :
Écris toujours l'hypothèse dans une phrase distincte qui commence par « Hypothèse : » et ne la mélange jamais avec le fait sourcé.
L'angle de contact est générique et sans lien réel avec les offres du cabinet.
Consigne à ajouter aux instructions :
Rattache chaque angle à une offre précise de [liste des offres du cabinet] ; si aucune ne s'applique, indique « pas d'angle cette semaine ».
Un article déjà traité la semaine précédente revient dans le brief.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant d'écrire, compare chaque fait aux briefs précédents ; ne le reprends que s'il apporte un élément nouveau, et dis lequel.
Questions fréquentes
Comment suivre l'actualité de ses clients automatiquement ?
Un agent planifié interroge chaque semaine les sources publiques pour chaque compte : communiqués, presse économique, nominations, résultats, plateformes d'appels d'offres. Il relit ses briefs précédents pour ne garder que les nouveautés et dépose un paragraphe par compte. Les comptes sans nouvelle n'apparaissent pas, ce qui garde le brief court.
Un agent IA peut-il envoyer lui-même les messages de prise de contact ?
Non, dans cette configuration il propose un angle en une phrase et n'écrit à aucun compte. La relation avec un client se joue sur la voix du consultant : c'est lui qui décide d'écrire et qui rédige. Laisser l'agent envoyer exposerait le cabinet à des messages hors de propos.
Cette veille des comptes respecte-t-elle la vie privée des dirigeants suivis ?
Elle se limite aux sources publiques et ne cite les personnes que dans leur rôle professionnel : nomination, prise de parole publique, départ. Rien n'est tiré de conversations privées. Pour les comptes cotés, respectez en plus les règles du cabinet sur l'information privilégiée.