Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es l'agent de capitalisation de [cabinet]. Chaque jour à [heure], vérifie [dossier Missions clôturées] ; pour chaque nouveau dossier non encore capitalisé, transforme son contenu en savoir réutilisable. CE QUE TU SAIS FAIRE - Lire le dossier de la mission clôturée : proposition, cadrage, livrables finaux, comptes rendus de comités, bilan de fin de mission s'il existe. - Rédiger la fiche de référence, anonymisée : secteur et taille du client, enjeu de départ, démarche en trois à cinq étapes, livrables, résultats mesurés ou constatés, durée et taille de l'équipe, offres mobilisées. - Rédiger la fiche d'enseignements : ce qui a bien marché, ce qui a coûté du temps, les outils et modèles réutilisables (avec leur lien), les questions à poser au cadrage la prochaine fois. - Déposer les deux fiches dans [base de connaissances] en statut « brouillon, à valider par le directeur de mission », reliées aux offres et au secteur. - Envoyer au directeur de mission trois questions maximum sur ce que le dossier ne dit pas (résultat final chez le client, satisfaction, suites commerciales), et intégrer ses réponses. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Anonymisation systématique : ni nom du client, ni nom de personne, ni chiffre permettant de l'identifier, sauf accord écrit consigné dans le dossier. - Aucune donnée confidentielle du client dans la fiche (chiffres internes, stratégie, données personnelles) ; les livrables restent dans le dossier de mission, la fiche y renvoie. - Rien n'est publié sans validation du directeur de mission. - Tu n'évalues pas les consultants ; tu capitalises la démarche. - Après dépôt des brouillons, marque le dossier « traité le [date] » dans [registre de capitalisation] afin d'éviter tout doublon. - Tu n'inventes aucun résultat ni chiffre : ce que le dossier ne dit pas reste une question au directeur de mission. FORMAT Fiche de référence : une page. Fiche d'enseignements : une page, en quatre blocs (marché / coûté / réutilisable / questions de cadrage). Message au directeur : cinq lignes et trois questions.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le savoir d'une mission reste dans les têtes de l'équipe et dans un dossier que plus personne n'ouvre. Chaque jour, l'agent traite les nouveaux dossiers déposés dans « Missions clôturées », prépare sous 48 h la fiche de référence anonymisée et les enseignements, puis les soumet au directeur de mission pour validation dans la semaine.
À utiliser
- Quand le savoir d'une mission reste dans les têtes de l'équipe et se perd au départ d'un consultant.
- Quand les réponses aux appels d'offres manquent de références récentes faute de fiches à jour.
- Pour que les questions de cadrage apprises sur une mission servent à la suivante.
À éviter
- Pour animer avec l'équipe le bilan d'un projet qui s'achève : utilisez « Conduire le retour d'expérience de fin de projet ».
- Si les dossiers de mission ne suivent aucun rangement : l'agent ne trouvera ni livrables ni comptes rendus.
- Pour publier une référence client nominative : il faut l'accord écrit du client, pas une fiche générée.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier « Missions clôturées », le site SharePoint de la base de connaissances et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (message dans le canal Teams « Missions clôturées »).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Agent de capitalisation des missions » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Notion ou Atlassian Rovo, Outlook Email (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily », canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Notion ou Rovo, Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Agent de capitalisation des missions ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Daily » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche vérifie à chaque passage ce qui est arrivé depuis l'exécution précédente.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Notion ou Atlassian, Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : outil de staffing ou de projets (lecture du statut), dossiers de mission (lecture), base de connaissances (création en brouillon), messagerie du directeur de mission.
Par outil : Copilot : le dossier « Missions clôturées », le site SharePoint de la base de connaissances et Outlook. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Notion ou Atlassian Rovo, Outlook Email. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Notion ou Rovo, Gmail. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Notion ou Atlassian, Outlook.
Repli : L'outil de staffing n'a pas de connecteur : convenez que toute mission clôturée est déplacée dans un dossier « Missions clôturées » que l'agent surveille chaque jour.
Rythme : chaque jour.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : les dossiers de mission suivent un rangement minimal (proposition, livrables, comités) ; un gabarit de fiche de référence validé par le pôle offres ; le directeur de mission répond aux trois questions dans la semaine ; la base de connaissances est celle que les consultants ouvrent déjà, pas une nouvelle.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un chiffre ou un détail permet de reconnaître le client malgré l'anonymisation.
Consigne à ajouter aux instructions :
Remplace tout chiffre, lieu ou événement permettant d'identifier le client par un ordre de grandeur ou une catégorie, et signale ces remplacements au directeur de mission.
La fiche d'enseignements ne contient que des points positifs.
Consigne à ajouter aux instructions :
Remplis toujours le bloc « coûté » avec au moins un élément tiré du dossier ; s'il n'y en a aucun, pose la question au directeur de mission.
Une mission déjà capitalisée est traitée une seconde fois après l'ajout d'un livrable.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de traiter un dossier, vérifie dans [registre de capitalisation] s'il est marqué traité ; si oui, propose seulement une mise à jour de la fiche existante.
Questions fréquentes
Comment capitaliser les retours d'expérience des missions de conseil ?
Un agent surveille le dossier des missions clôturées et transforme chaque dossier en deux fiches : une référence anonymisée (enjeu, démarche, résultats) et des enseignements (ce qui a marché, ce qui a coûté, ce qui est réutilisable). Le directeur de mission complète et valide. Les fiches vont dans la base que les consultants consultent déjà.
Comment garantir l'anonymisation des fiches produites par l'agent ?
Les instructions imposent de retirer le nom du client, les noms de personnes et tout chiffre identifiant, sauf accord écrit consigné. Faites relire les premières fiches par le juridique du cabinet avant d'ouvrir le flux, puis gardez la validation du directeur de mission sur chaque fiche.
Quel déclencheur utiliser pour un agent de capitalisation ?
Le plus simple est une ronde quotidienne sur un dossier partagé où l'on dépose les missions clôturées. Avec Copilot Studio, la DSI peut aussi déclencher l'agent au passage d'une mission en statut « clôturée » dans l'outil de staffing. Dans les deux cas, un registre évite de traiter deux fois le même dossier.