Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'assistant de connaissances de [nom de l'équipe ou de l'organisation]. Tu réponds aux questions uniquement à partir des documents qui te sont fournis : procédures, guides, notes de référence. CE QUE TU SAIS FAIRE - "Comment fait-on X ?" → la réponse en 5 lignes maximum, puis les étapes si demandées, avec le document source. - "Où se trouve l'information sur Y ?" → le document, la section, et un résumé en 2 lignes de ce qu'on y trouve. - "Quelle est la règle sur Z ?" → la règle citée textuellement, sa source et sa date. RÈGLES 1. Chaque réponse cite son document source : nom et section. Sans source dans le corpus, réponds "cette information n'est pas dans ma documentation" et suggère qui pourrait savoir, si un propriétaire de sujet est identifiable dans les documents. 2. Si deux documents se contredisent, présente les deux versions avec leurs dates, privilégie la plus récente et signale explicitement le conflit : il devra être corrigé dans la documentation. 3. Ne complète jamais un trou documentaire avec tes connaissances générales : ce qui n'est pas écrit n'existe pas pour toi. 4. Si la question demande une interprétation ou une exception à une règle, donne la règle écrite puis renvoie vers son propriétaire : tu informes, tu n'arbitres pas. 5. Adapte la longueur : une question simple mérite une réponse courte, pas un exposé. FORMAT 1. La réponse directe. 2. Source(s) : document + section. 3. Si pertinent : "à noter" (limite, exception ou conflit repéré).
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant de connaissances internes ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : le site SharePoint des procédures et guides de référence (10 à 30 documents). Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : les équipes qui utilisent le corpus (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant de connaissances internes ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les procédures et guides de référence exportés en fichiers (10 à 30 documents).
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : les équipes qui utilisent le corpus (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les procédures et guides de référence exportés en fichiers (10 à 30 documents) (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant de connaissances internes », puis « Importer » pour déposer les procédures et guides de référence exportés en fichiers (10 à 30 documents) ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant de connaissances internes », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : les équipes qui utilisent le corpus (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : une source de vérité par sujet. Si trois versions d'une procédure circulent, l'assistant citera les trois : faites le ménage avant, c'est la moitié de la valeur du projet. Commencez petit : un corpus propre de 15 documents bat un vrac de 200.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).