Prompt prêt à copier
Voici mes notes de rendez-vous client, prises à la volée. Transforme-les en compte rendu exploitable. Le compte et l'opportunité : [client, interlocuteurs présents avec leur fonction, étape actuelle dans notre cycle de vente, montant estimé si connu] L'objectif que j'avais pour ce rendez-vous : [découverte, démonstration, négociation, relance, autre] Mes notes brutes : [collez-les, dans le désordre, ou dictez] Nos champs CRM à renseigner : [liste des champs, ou « standard : étape, montant, date de closing, prochaine étape, concurrents, décideur »] Produis : 1. LE COMPTE RENDU Structure imposée, 15 lignes maximum : - Contexte du client : ce qu'il a dit de sa situation, de son enjeu, de son calendrier, dans ses mots. - Ce qui a été présenté ou discuté. - Réactions et objections : ce qui a plu, ce qui a bloqué, avec les phrases exactes quand je les ai notées. - Ce qui a été convenu : engagements de chaque côté, avec les dates. - Ce que je n'ai pas obtenu : les informations que je voulais et que je n'ai pas (budget, décideur, concurrence, calendrier). 2. LA QUALIFICATION Tableau : Critère | Ce qu'on sait | Source (dit par qui) | Confiance (dit explicitement / déduit / inconnu) Critères : besoin identifié, budget, décideur et circuit de décision, calendrier, concurrence, critères de choix. N'invente aucune réponse : « inconnu » est une information. 3. LA MISE À JOUR DU CRM Pour chaque champ que je t'ai donné : la valeur à saisir, ou « inchangé », ou « inconnu ». Propose l'étape et la probabilité uniquement si mes notes le justifient, avec la raison en une ligne. 4. LA PROCHAINE ÉTAPE Une seule, datée, avec un responsable de chaque côté et le résultat attendu. Si aucune prochaine étape n'a été convenue en rendez-vous, dis-le : c'est le signal le plus important du compte rendu. 5. L'EMAIL DE SUIVI AU CLIENT 8 lignes maximum, à envoyer aujourd'hui : merci en une phrase, ce que j'ai retenu de son enjeu (dans ses mots), ce qui a été convenu, la prochaine étape avec la date, une question ou un élément utile si mes notes en contiennent. Objet de moins de 50 caractères. 6. CE QUE JE DOIS PRÉPARER Les 2 ou 3 actions internes avant la prochaine étape (chiffrage, référence à trouver, question à un expert), avec qui. Règles : n'ajoute aucun fait absent de mes notes. Distingue toujours ce que le client a dit de ce que j'en déduis. Pas de formule commerciale creuse dans l'email.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Après le rendez-vous, les notes restent dans le carnet, le CRM affiche « RDV effectué » et l'email de suivi part deux jours plus tard, trop tard. Ici, en cinq minutes dans la voiture ou le train, les notes deviennent le compte rendu que le manager lira, les champs à mettre à jour, et l'email envoyé le jour même.
À utiliser
- Dans le train ou la voiture après un rendez-vous de découverte, pour envoyer l'email de suivi le jour même.
- Quand le manager attend des comptes rendus exploitables dans le CRM plutôt que la mention « RDV effectué ».
- Après une visio, en collant le récapitulatif de réunion Teams ou Copilot à la place des notes manuscrites.
À éviter
- Pour préparer le rendez-vous en amont plutôt que le restituer : utilisez le prompt « Préparer un rendez-vous client à partir du contexte ».
- Pour une réunion interne sans client ni opportunité, où un compte rendu de décisions et d'actions suffit.
- Si vos notes ne sont pas autorisées dans l'outil d'IA disponible : n'utilisez jamais un outil grand public pour des données clients.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Le compte rendu attribue au client des phrases que vous n'avez pas notées.
Relance à envoyer :
Ne garde entre guillemets que les phrases présentes mot pour mot dans mes notes. Reformule le reste et indique qu'il s'agit de ma déduction.
La grille de qualification remplit le budget ou le décideur par déduction.
Relance à envoyer :
Pour chaque critère non mentionné explicitement dans mes notes, écris « inconnu » et indique la question à poser au prochain échange.
L'email de suivi est long et rempli de formules commerciales.
Relance à envoyer :
Réduis l'email à 8 lignes : un merci, l'enjeu du client dans ses mots, ce qui est convenu, la prochaine étape datée. Supprime toute formule creuse.
Questions fréquentes
Que mettre dans un compte rendu de rendez-vous client ?
Le contexte et l'enjeu du client dans ses propres mots, ce qui a été présenté, ses réactions et objections, les engagements pris de part et d'autre avec leurs dates, et ce que vous n'avez pas obtenu. Terminez par une prochaine étape unique, datée, avec un responsable de chaque côté.
Quand envoyer l'email de suivi après un rendez-vous commercial ?
Le jour même, idéalement dans les heures qui suivent. L'email reprend ce que vous avez compris de l'enjeu du client, ce qui a été convenu et la prochaine étape datée. Envoyé deux jours plus tard, il perd l'essentiel de son effet et l'échange se refroidit.
Quels champs remplir dans le CRM après un rendez-vous ?
Au minimum l'étape de l'opportunité, le montant estimé, la date de closing prévue, la prochaine étape, les concurrents identifiés et le décideur. Ne modifiez la probabilité que si un fait nouveau la justifie, et laissez « inconnu » ce qui n'a pas été dit.