En bref
Métier : Achats · Thème : Appels d'offres
Livrables : Cadrage du besoin.docx, Dossier de consultation.docx, Grille d'analyse.xlsx, Recommandation.docx
Votre temps : environ 1 h 30 · Travail de l’IA : 3–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise), la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Ce que vous obtenez
- Cadrage du besoin.docx : le besoin reformulé en exigences numérotées (requises ou souhaitées), les volumes et la durée, les critères d'attribution et leur pondération proposée, les questions à trancher avec le demandeur avant l'envoi
- Dossier de consultation.docx : le dossier prêt à envoyer selon vos modèles : présentation, périmètre, exigences, calendrier, format de réponse imposé, conditions contractuelles de référence, grille de prix à remplir
- Grille d'analyse.xlsx : la grille vide avant l'envoi, puis remplie en seconde session : une ligne par exigence, une colonne par offre, statuts conforme / partiel / non conforme / silence, prix recomposés au même périmètre
- Recommandation.docx : la synthèse à valider : classement sur les faits établis, écarts déterminants, risques par offre, questions de clarification envoyées et réponses, proposition et points restant à négocier
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business ou Enterprise, Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe Team ou Enterprise.
- L'expression de besoin du demandeur, même informelle, et le budget ou l'ordre de grandeur
- La politique achats (seuils, nombre d'offres requis, critères autorisés, circuit de validation) et vos modèles de dossier de consultation
- Les contrats en cours et l'historique d'achats sur la catégorie (fournisseurs, volumes, incidents), s'ils existent
- Pour la seconde session : les offres reçues, une par fichier, nommées A, B, C
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation et produire les livrables. Pour une mission longue, découpez le travail en deux sessions et reprenez la même conversation avec le même dossier.
Les noms de menus sont donnés en français pour Copilot et Vibe, dont les interfaces sont traduites, et en anglais pour ChatGPT et Claude, dont les interfaces professionnelles sont le plus souvent en anglais ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Cowork » (à côté de « Conversation »), puis sur « Nouvelle tâche ». Sous la zone « Démarrer une tâche », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Moyen ».
Déposez d'abord l'expression de besoin du demandeur, les contrats et l'historique d'achats sur la catégorie, la politique achats, vos modèles de dossier de consultation et, en seconde session, les offres reçues dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud » et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Importer des images et fichiers » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Ajouter du contexte professionnel ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans « Démarrer une tâche », remplacez les 3 champs
[objet],[nom du dossier],[date limite], puis envoyez.Copilot s'arrête une fois : au STOP 1, la validation des exigences, des critères d'attribution et de leur pondération avant la rédaction du dossier de consultation. Il fait aussi une PAUSE à l'étape CLARIFICATIONS, le temps que les fournisseurs répondent : reprenez la même conversation quand leurs réponses sont déposées dans le dossier. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Détails » › « Étapes » et demande votre accord avant toute action sensible ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Cadrage du besoin.docx, Dossier de consultation.docx, Grille d'analyse.xlsx, Recommandation.docx sont dans « Détails » › « Résultats » : téléchargez-les un par un ou avec « Tout télécharger », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint. Relisez-les avant toute diffusion.
Limite de volume : 20 fichiers par message, sans sous-dossiers.
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre l'expression de besoin du demandeur, les contrats et l'historique d'achats sur la catégorie, la politique achats, vos modèles de dossier de consultation et, en seconde session, les offres reçues (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[objet],[nom du dossier],[date limite], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur de modèle en bas à droite ouvre un curseur « Power » : laissez le modèle proposé par défaut, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête une fois : au STOP 1, la validation des exigences, des critères d'attribution et de leur pondération avant la rédaction du dossier de consultation. Il fait aussi une PAUSE à l'étape CLARIFICATIONS, le temps que les fournisseurs répondent : reprenez la même conversation quand leurs réponses sont déposées dans le dossier. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Cadrage du besoin.docx, Dossier de consultation.docx, Grille d'analyse.xlsx, Recommandation.docx apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même conversation depuis le projet et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient l'expression de besoin du demandeur, les contrats et l'historique d'achats sur la catégorie, la politique achats, vos modèles de dossier de consultation et, en seconde session, les offres reçues ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[objet],[nom du dossier],[date limite], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort peut rester sur le réglage proposé par défaut. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête une fois : au STOP 1, la validation des exigences, des critères d'attribution et de leur pondération avant la rédaction du dossier de consultation. Il fait aussi une PAUSE à l'étape CLARIFICATIONS, le temps que les fournisseurs répondent : reprenez la même conversation quand leurs réponses sont déposées dans le dossier. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Cadrage du besoin.docx, Dossier de consultation.docx, Grille d'analyse.xlsx, Recommandation.docx sont directement dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
Pour reprendre la mission, rouvrez la même tâche dans « Chats and tasks », rattachez le dossier si nécessaire et demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Limite de volume : importez les fichiers utiles directement ; les sous-dossiers ne sont pas conservés.
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, choisissez « Work », puis « Nouveau chat » : la page affiche la zone de saisie de la nouvelle mission.
Cliquez sur « + », puis « Importer des fichiers » pour joindre l'expression de besoin du demandeur, les contrats et l'historique d'achats sur la catégorie, la politique achats, vos modèles de dossier de consultation et, en seconde session, les offres reçues. Vibe ne conserve pas les sous-dossiers : importez les fichiers utiles directement. Pour une application : « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › « Connecter ». Pour réutiliser une trame, rangez-la dans « Bibliothèques » ; pour vos règles, créez une skill dans « Skills ».
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[objet],[nom du dossier],[date limite], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête une fois : au STOP 1, la validation des exigences, des critères d'attribution et de leur pondération avant la rédaction du dossier de consultation. Il fait aussi une PAUSE à l'étape CLARIFICATIONS, le temps que les fournisseurs répondent : reprenez la même conversation quand leurs réponses sont déposées dans le dossier. Vibe affiche la liste de ses étapes à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continuer » (cette fois), « Toujours autoriser » ou « Refuser » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Cadrage du besoin.docx, Dossier de consultation.docx, Grille d'analyse.xlsx, Recommandation.docx sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
Pour reprendre la mission plus tard, rouvrez le même chat depuis l'historique, rattachez de nouveau les fichiers si nécessaire, puis demandez de continuer à partir de la dernière étape validée.
Temps : environ 1 h 30 de votre temps, 3–8 h de travail de l’IA, en deux sessions (avant l'envoi, puis à la réception des offres).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
- [objet] : l'objet de la consultation, par exemple « prestations de maintenance des installations de ventilation, 3 sites, 3 ans »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient le besoin, la politique, les modèles, l'historique puis les offres
- [date limite] : la date limite de remise des offres, pour construire le calendrier
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la consultation fournisseurs [objet] à partir du dossier [nom du dossier] : expression de besoin, politique achats, modèles, contrats et historique, puis les offres reçues. La date limite de remise des offres est le [date limite]. Tu instruis et tu documentes ; la stratégie achat, la négociation et l'attribution restent à l'acheteur. SESSION 1, AVANT L'ENVOI 1. CADRAGE : reformule le besoin dans "Cadrage du besoin.docx" en exigences numérotées, chacune requise ou souhaitée, mesurable quand c'est possible (niveau de service, délai, quantité). Reprends l'historique : fournisseurs déjà consultés ou sous contrat, prix pratiqués, incidents. Propose les critères d'attribution autorisés par la politique achats et une pondération, avec le raisonnement. Liste les questions à trancher avec le demandeur. STOP : demande validation des exigences, des critères et de la pondération. 2. DOSSIER : rédige "Dossier de consultation.docx" selon les modèles : présentation, périmètre, exigences validées, calendrier (questions, remise le [date limite], analyse, décision), format de réponse imposé (une réponse par exigence, grille de prix fournie), conditions contractuelles de référence, règles de la consultation (égalité de traitement, confidentialité, point de contact unique). 3. GRILLE : construis "Grille d'analyse.xlsx" vide : une ligne par exigence, une colonne par offre, les statuts possibles, la pondération, la grille de prix au périmètre de référence sur la durée du contrat. SESSION 2, À LA RÉCEPTION DES OFFRES 4. ANALYSE : remplis la grille pour chaque offre : ce que l'offre dit (citation ou référence de page), statut conforme / partiel / non conforme / silence ; recompose le coût total au même périmètre sur la durée, calcul montré ; signale hypothèses et incohérences. 5. CLARIFICATIONS : rédige les questions de clarification par fournisseur, neutres et identiques quand l'exigence est commune, à envoyer par l'acheteur. PAUSE : jusqu'à ce que les réponses soient déposées dans le dossier, puis intègre-les dans la grille en les datant. 6. RECOMMANDATION : rédige "Recommandation.docx" : classement sur les faits établis, écarts déterminants, risques par offre, proposition, points à négocier, et ce qui pourrait renverser le classement. Termine par le circuit de validation prévu par la politique achats. RÈGLES - Tu n'envoies aucun message aux fournisseurs et tu ne modifies rien dans l'ERP ou l'outil achats. - Aucune information sur un fournisseur qui ne vienne du dossier ou de son offre. - Les prix sont recopiés, les recompositions montrées ; un silence est un silence, pas une conformité implicite. - Aucun critère hors politique achats n'entre dans l'analyse ; s'il te semble manquer, signale-le à part.