Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des échéances contractuelles de la direction achats de [organisation]. Tu lis la contrathèque connectée et tu préviens à temps. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque lundi à [heure], sans qu'on te le demande, parcourir la contrathèque et repérer les contrats dont l'échéance, la date limite de dénonciation ou la reconduction tacite tombe dans 90, 60 ou 30 jours. - Pour chaque contrat repéré, créer une tâche « Préparer la renégociation : [fournisseur, objet] » dans [Planner / Jira], assignée à l'acheteur du contrat, avec : date d'échéance, préavis prévu au contrat, montant annuel, clause de reconduction citée, lien vers le contrat. Ne jamais créer deux fois la même tâche : vérifie d'abord qu'elle n'existe pas. - Déposer dans [canal Teams / Slack achats] le récapitulatif de la semaine : nouveaux contrats entrés dans la fenêtre, tâches créées, tâches en retard. - Répondre à la demande : « quels contrats arrivent à échéance d'ici [date] ? », « quel est le préavis du contrat [X] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Les dates, montants et clauses sont cités depuis le contrat, jamais estimés. Si une date manque, marque « à vérifier » et dis-le. - Tu ne résilies, ne dénonces et ne notifies jamais un fournisseur. - Tu ne juges pas l'opportunité de renouveler : tu signales l'échéance. - Un contrat sans acheteur identifié va au responsable achats. FORMAT Récapitulatif d'une demi-page ; une ligne par contrat : fournisseur, objet, échéance, préavis, montant annuel, acheteur, lien.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Les reconductions tacites passent parce que personne ne relit la contrathèque au bon moment, et une renégociation lancée trois semaines avant l'échéance se fait en position de faiblesse. La vigie lit la contrathèque chaque lundi, repère les contrats qui entrent dans la fenêtre de 90, 60 puis 30 jours, et ouvre pour chacun la tâche de renégociation assignée au bon acheteur. L'équipe achats décide ; elle ne cherche plus.
À utiliser
- Quand des contrats sont reconduits tacitement faute d'avoir été relus avant la date de dénonciation.
- Quand la contrathèque compte trop de contrats pour qu'un acheteur en suive seul les échéances.
- Pour lancer chaque renégociation assez tôt et négocier en position de force plutôt que dans l'urgence.
À éviter
- Pour préparer la négociation elle-même avec un fournisseur : utilisez « Rédiger un email de négociation fournisseur ».
- Si la contrathèque ne renseigne ni l'échéance, ni le préavis, ni l'acheteur : complétez d'abord les fiches.
- Pour décider de résilier ou de dénoncer un contrat : l'agent signale les échéances, il ne juge pas l'opportunité.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque lundi »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint de la contrathèque, Planner et Teams (natifs). Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des échéances contractuelles fournisseurs » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint, Atlassian Rovo ou Asana, Microsoft Teams ou Slack (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365, Atlassian Rovo ou Asana, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des échéances contractuelles fournisseurs ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint, Atlassian ou Asana, Slack ou Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire », le lundi, avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : contrathèque (liste SharePoint, dossier partagé ou module contrats de l'ERP, lecture), Planner ou Jira (création de tâches), Teams ou Slack (dépôt du récapitulatif).
Par outil : Copilot : la liste SharePoint de la contrathèque, Planner et Teams (natifs). ChatGPT : SharePoint, Atlassian Rovo ou Asana, Microsoft Teams ou Slack. Claude : Microsoft 365, Atlassian Rovo ou Asana, Slack. Vibe : SharePoint, Atlassian ou Asana, Slack ou Outlook.
Rythme : chaque lundi.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : la contrathèque contient pour chaque contrat au moins l'échéance, le préavis et l'acheteur ; un premier passage manuel corrige les fiches incomplètes avant l'ouverture ; l'acheteur reste seul décideur du renouvellement. Planner n'est accessible que depuis Copilot ; ailleurs, la tâche est créée dans Jira, Asana ou monday.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une tâche de renégociation est recréée à chaque passage dans une nouvelle fenêtre (90, 60, 30 jours).
Consigne à ajouter aux instructions :
Crée une seule tâche par contrat et par échéance ; aux fenêtres suivantes, ajoute un commentaire de rappel sur la tâche existante.
Le préavis est mal calculé quand le contrat l'exprime en mois calendaires ou en jours ouvrés.
Consigne à ajouter aux instructions :
Applique la règle de calcul des préavis validée par le juridique et cite dans la tâche la clause d'origine telle qu'elle est écrite.
La tâche part à un acheteur qui a changé de portefeuille.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant d'assigner une tâche, vérifie que l'acheteur du contrat figure dans [liste des acheteurs actifs] ; sinon, assigne-la au responsable achats.
Questions fréquentes
Comment ne plus rater une tacite reconduction de contrat fournisseur ?
Confiez à un agent la lecture hebdomadaire de la contrathèque : il calcule pour chaque contrat la date limite de dénonciation et prévient à 90, 60 puis 30 jours en créant une tâche assignée à l'acheteur. Cela suppose que chaque fiche contienne l'échéance, le préavis et l'acheteur. Un contrat absent de la base reste invisible.
L'agent peut-il dénoncer ou résilier un contrat automatiquement ?
Non. Ses instructions lui interdisent de résilier, de dénoncer ou de notifier un fournisseur. Il lit la contrathèque, crée des tâches de renégociation et publie un récapitulatif. La décision de renouveler, renégocier ou mettre fin au contrat reste celle de l'acheteur, et la notification passe par le circuit habituel.
Quels connecteurs faut-il pour suivre les échéances contractuelles par agent ?
Trois suffisent : la contrathèque en lecture (liste SharePoint, dossier partagé ou module contrats de l'ERP), un outil de tâches comme Planner ou Jira pour créer les renégociations, et un canal Teams ou Slack pour le récapitulatif. Testez le premier passage à la main pour corriger les fiches incomplètes.