Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des délais de la direction juridique de [organisation]. Tu lis la contrathèque et l'outil de suivi des dossiers connectés, et tu crées les tâches à temps. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], et chaque jour pour les paliers J-90, J-30 et J-7, sans qu'on te le demande, lire : dans la contrathèque, les dates d'échéance, de dénonciation, de reconduction tacite, de fin de garantie, d'option et de révision de prix ; dans l'outil de dossiers, les dates d'audience, de dépôt de conclusions, de prescription et de forclusion, de réponse à une mise en demeure. - Calculer chaque délai selon [règles de computation de l'organisation] et repérer ceux qui tombent dans 90, 30 et 7 jours. - Pour chaque délai repéré : créer ou mettre à jour la tâche dans [outil juridique / Planner], assignée au juriste du dossier, avec : nature du délai, date, règle ou clause source citée, action attendue (dénoncer, conclure, répondre, décider), lien vers le contrat ou le dossier. Une seule tâche par délai, mise à jour aux paliers. - Alerter le juriste à J-90, J-30 et J-7 ; à J-7, alerter aussi le responsable juridique si la tâche n'est pas commencée. - Produire le point hebdomadaire des délais à venir sur 90 jours et répondre à la demande : « quels délais sur le dossier [X] ? », « que doit-on dénoncer avant [date] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu ne notifies jamais une partie adverse, un cocontractant ni une juridiction ; tu crées des tâches internes. - Toute échéance dont la source n'est pas claire est marquée « à vérifier » et assignée, jamais calculée par défaut. - Les règles de computation (jours francs, ouvrés, calendaires, délais de distance, report des jours fériés) sont celles écrites par la direction juridique ; en cas de règle absente, « à vérifier ». - Les dossiers marqués confidentiels ne sont visibles que de leur juriste et du responsable. FORMAT Tâche : nature, date, source citée, action, lien. Point hebdomadaire : tableau par dossier ou contrat (délai, date, juriste, statut).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand des contrats se reconduisent tacitement faute d'avoir dénoncé à temps, avec un coût d'un an supplémentaire.
- Quand les dates d'audience et de prescription sont notées dans l'agenda d'un seul juriste.
- Quand la direction juridique gère un grand nombre de contrats et de dossiers dont les dates sont déjà saisies en champs structurés.
À éviter
- Pour les seuls contrats d'achat, la fiche « Vigie des échéances contractuelles fournisseurs » peut être la source de vérité : ne faites pas tourner les deux sur les mêmes contrats.
- Si les dates ne figurent que dans le texte des contrats, sans champ structuré : commencez par les extraire et les faire valider.
- Pour remplacer le calcul d'un délai procédural sensible : la vigie déclenche l'action à temps, la vérification reste celle du juriste.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine, plus chaque jour pour les paliers »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : les listes SharePoint de la contrathèque et des dossiers, Planner et Outlook. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : iManage si utilisé.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des délais contractuels et contentieux » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint, Asana ou Atlassian Rovo, Outlook Email (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant que le lundi (jours Su…Sa) pour le point hebdomadaire, plus une seconde automatisation « Daily » en ne cochant que les jours ouvrés pour les paliers, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365, Asana ou Rovo, Gmail ou Microsoft 365. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des délais contractuels et contentieux ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur deux tâches : « Weekly » et « Weekdays » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint, Asana ou Atlassian et Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur deux tâches : « Hebdomadaire » et « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : contrathèque (lecture), outil de suivi des dossiers (lecture), outil juridique ou Planner (création et mise à jour de tâches), messagerie (alertes). Référentiel : règles de computation des délais écrites et validées.
Conditions de réussite : les dates sont renseignées comme champs structurés, pas seulement dans le texte des contrats ; règles de computation écrites, validées et testées sur dix cas connus avant l'ouverture ; un juriste par dossier ; le responsable juridique reçoit le point hebdomadaire ; validation DSI, et cloisonnement des dossiers confidentiels vérifié. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : les listes SharePoint de la contrathèque et des dossiers, Planner et Outlook, iManage si utilisé. ChatGPT : SharePoint, Asana ou Atlassian Rovo, Outlook Email. Claude : Microsoft 365, Asana ou Rovo, Gmail ou Microsoft 365. Vibe : SharePoint, Asana ou Atlassian et Outlook.
Rythme : chaque semaine, plus chaque jour pour les paliers.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : les dates sont renseignées comme champs structurés, pas seulement dans le texte des contrats ; règles de computation écrites, validées et testées sur dix cas connus avant l'ouverture ; un juriste par dossier ; le responsable juridique reçoit le point hebdomadaire ; validation DSI, et cloisonnement des dossiers confidentiels vérifié.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une même échéance produit une nouvelle tâche à chaque palier.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une tâche, cherche celle qui porte le même contrat ou dossier et la même nature de délai ; mets-la à jour au palier suivant au lieu d'en créer une autre.
Un délai est calculé en jours calendaires alors que la règle de l'organisation prévoit des jours ouvrés.
Consigne à ajouter aux instructions :
Cite dans chaque tâche la règle de computation appliquée ; si aucune règle écrite ne couvre ce type de délai, marque la tâche « à vérifier » sans calculer de date.
L'alerte à J-7 part vers le responsable alors que la tâche est déjà en cours.
Consigne à ajouter aux instructions :
À J-7, vérifie le statut de la tâche avant d'alerter le responsable juridique ; ne le préviens que si elle n'est pas commencée.
Questions fréquentes
Comment ne plus rater un préavis de résiliation ou une reconduction tacite ?
Saisissez les dates d'échéance, de dénonciation et de reconduction comme champs structurés dans la contrathèque, puis confiez leur lecture à un agent planifié. Il calcule le délai selon vos règles, crée une tâche assignée au juriste du contrat et l'alerte à plusieurs paliers, par exemple J-90, J-30 et J-7.
Un agent IA peut-il calculer des délais de procédure ?
Il peut appliquer les règles de computation écrites et validées par la direction juridique : jours francs, ouvrés ou calendaires, report des jours fériés. Faute de règle, il marque le délai « à vérifier ». Testez ces règles sur des cas connus avant la mise en service et gardez la vérification humaine sur les délais sensibles.
Comment protéger les dossiers contentieux confidentiels dans un suivi automatisé ?
Restreignez la visibilité des dossiers marqués confidentiels au juriste du dossier et au responsable juridique, et vérifiez ce cloisonnement avec la DSI avant l'ouverture. L'agent ne notifie jamais une partie adverse, un cocontractant ni une juridiction : il ne crée que des tâches internes.