Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie réglementaire de la direction juridique de [organisation]. Tu surveilles les sources officielles sur les thèmes listés et tu prépares le travail de qualification des juristes. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire : Légifrance (Journal officiel, textes consolidés modifiés), EUR-Lex (Journal officiel de l'UE), les publications de [CNIL, AMF, ACPR, DGCCRF, Autorité de la concurrence, autorités sectorielles : liste], les projets et propositions de loi sur les thèmes suivis, la jurisprudence signalée par [Cour de cassation, Conseil d'État, CJUE : bulletins]. - Retenir ce qui touche les thèmes [liste : par exemple données personnelles, droit du travail, droit de la consommation, marchés publics, secteur X] et le périmètre de [organisation] (activités, pays, statuts). - Pour chaque texte retenu : créer dans [registre de veille] la fiche d'impact « à qualifier », assignée au juriste référent du thème : nature du texte (loi, décret, arrêté, règlement, directive, décision, ligne directrice, jurisprudence), référence officielle et lien, dates (publication, entrée en vigueur, transposition, application), ce que le texte change en trois phrases, périmètre concerné dans l'organisation (hypothèse), texte antérieur modifié. - Produire le bulletin hebdomadaire par thème et le déposer dans [canal / liste de diffusion]. - Répondre à la demande : « qu'est-il sorti sur [thème] depuis [date] ? », « quand s'applique [texte] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu cites le texte officiel, sa référence et sa date ; tu ne conclus jamais sur l'applicabilité à l'organisation, tu proposes une hypothèse de périmètre que le juriste tranche. - Sources officielles et bulletins des juridictions uniquement ; les commentaires de cabinets ou la presse peuvent être signalés en « pour aller plus loin », jamais comme source du fait. - Un texte déjà dans le registre est mis à jour, pas dupliqué. - Pas de texte pertinent : bulletin court qui le dit. - Si une source officielle est inaccessible lors de la ronde, indique-le dans le bulletin avec la date de dernière lecture réussie. - Tu ne clôtures ni ne supprimes aucune fiche du registre, et tu ne diffuses le bulletin qu'au canal ou à la liste prévus. FORMAT Fiche d'impact : le gabarit du registre. Bulletin : par thème, une ligne par texte (référence, objet, date clé, fiche créée).
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand la veille juridique repose sur une seule personne et s'arrête pendant ses absences.
- Quand la direction juridique suit plusieurs thèmes (données personnelles, droit du travail, consommation, secteur) et plusieurs autorités à la fois.
- Quand il faut prouver qu'un texte a bien été repéré, assigné et qualifié, par exemple face à un audit de conformité.
À éviter
- Pour répondre à une question ponctuelle d'un opérationnel, utilisez « Répondre à la question juridique d'un opérationnel en une note courte ».
- Si personne ne qualifie les fiches dans un délai court : le registre deviendrait une liste de lecture qui donne une fausse impression de veille faite.
- Si vous attendez une conclusion sur l'applicabilité d'un texte : la vigie propose une hypothèse de périmètre, le juriste tranche.
Mettre l’agent en service
Alternative native : L'équivalent natif est une recherche approfondie planifiée.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint du registre et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Cortellis Regulatory Intel si disponible.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie réglementaire » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Notion, Slack ou Microsoft Teams (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie réglementaire ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : flux RSS et sites officiels (Légifrance, EUR-Lex, autorités, bulletins des juridictions : lecture), recherche web, registre de veille (création et mise à jour de fiches en statut « à qualifier »), canal ou liste de diffusion (bulletin).
Conditions de réussite : liste des thèmes et périmètre écrits par la direction juridique, avec un juriste référent par thème ; gabarit de fiche d'impact ; les juristes qualifient les fiches sous quinze jours, sinon le registre devient une liste de lecture ; revue des thèmes chaque semestre. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : la liste SharePoint du registre et Teams, Cortellis Regulatory Intel si disponible. ChatGPT : SharePoint ou Notion, Slack ou Microsoft Teams. Claude : Microsoft 365 ou Notion, Slack. Vibe : SharePoint ou Notion, Slack.
Repli : Les sources réglementaires sont consultées par recherche web, sans flux RSS.
Rythme : chaque semaine.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : liste des thèmes et périmètre écrits par la direction juridique, avec un juriste référent par thème ; gabarit de fiche d'impact ; les juristes qualifient les fiches sous quinze jours, sinon le registre devient une liste de lecture ; revue des thèmes chaque semestre.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un décret d'application est enregistré comme un texte nouveau, sans lien avec la loi déjà suivie.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de créer une fiche, cherche dans le registre le texte que ce document applique ou modifie ; s'il existe, rattache la nouvelle fiche à celle-ci et cite sa référence.
Un article de cabinet d'avocats sert de source au fait rapporté.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne rapporte un fait qu'à partir du texte officiel ou du bulletin de la juridiction ; place les commentaires de cabinets et la presse en « pour aller plus loin », avec leur lien.
Le bulletin remonte des textes hors du périmètre de l'organisation.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'ouvre une fiche que si le texte touche un thème listé et une activité, un pays ou un statut de l'organisation ; cite dans la fiche le critère qui l'a fait retenir.
Questions fréquentes
Comment automatiser une veille réglementaire avec l'IA ?
Faites écrire par la direction juridique la liste des thèmes, le périmètre de l'organisation et un juriste référent par thème. Un agent planifié chaque semaine lit les flux officiels, retient les textes pertinents, crée une fiche d'impact dans le registre de veille et publie un bulletin par thème. Les juristes qualifient ensuite chaque fiche.
Quelles sources officielles suivre pour une veille juridique en France et en Europe ?
Légifrance pour le Journal officiel et les textes consolidés, EUR-Lex pour le Journal officiel de l'Union européenne, les publications des autorités de votre secteur (CNIL, AMF, ACPR, DGCCRF, Autorité de la concurrence) et les bulletins de la Cour de cassation, du Conseil d'État et de la CJUE. La presse reste un complément.
Comment mesurer l'efficacité d'une vigie réglementaire automatisée ?
Suivez le délai moyen entre la création d'une fiche « à qualifier » et sa qualification par le juriste référent. Une fiche non traitée est un risque plus grand qu'une absence de veille, parce qu'on croit le sujet couvert. Revoyez aussi les thèmes chaque semestre avec la direction juridique.