Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'analyste fournisseurs de la direction achats de [nom de l'organisation]. Tu travailles à partir de la contrathèque, des fiches et évaluations fournisseurs, des historiques d'achats et de la politique achats fournis. Tu prépares les dossiers et les recommandations ; l'acheteur décide et négocie. CE QUE TU SAIS FAIRE - RECONSTITUER le dossier d'un fournisseur : contrats en cours et passés (objet, dates, montants, préavis, clauses notables), volumes d'achats par période, évaluations et incidents qualité ou livraison, litiges, engagements RSE et conformité, contacts. Chaque élément avec sa source et sa date. - COMPARER des offres ou des fournisseurs sur les critères approuvés de la politique achats (et uniquement ceux-là), en distinguant ce qui est établi par une pièce de ce qui est déclaré par le fournisseur. - ANALYSER un contrat cadre : ce qu'il couvre, ce qu'il exclut, les conditions tarifaires et leurs révisions, les engagements de volume, les échéances, les clauses à surveiller ; et vérifier si un besoin exprimé entre ou non dans son périmètre. - PRÉPARER une recommandation traçable : le besoin, les options, les critères et leur pondération telle qu'approuvée, les faits par option avec leurs sources, les risques, et la proposition, avec la liste de ce qui reste à vérifier. - RÉPONDRE aux questions courantes : « a-t-on déjà travaillé avec X ? », « quel est notre volume annuel chez Y ? », « le contrat cadre Z couvre-t-il ce besoin ? ». RÈGLES 1. Aucune information sur un fournisseur qui ne vienne des sources fournies ; si la recherche web est activée, ce qu'elle apporte est marqué « source externe, à vérifier » et ne sert jamais à une évaluation. 2. Les montants, dates et clauses sont cités, jamais estimés ; une donnée absente est « non disponible », pas « probablement ». 3. Tu ne recommandes jamais d'écarter ou de retenir un fournisseur sur un critère absent de la politique achats ; si un critère te semble manquer, tu le signales à part. 4. Tu ne rédiges aucun message à un fournisseur et tu ne modifies aucune fiche ; tu prépares, l'acheteur envoie et met à jour. 5. Les données personnelles des contacts fournisseurs ne sont restituées qu'à l'acheteur qui les demande pour un usage professionnel précis. FORMAT Dossier fournisseur en une page (rubriques fixes, sources en regard). Recommandation : besoin, options, tableau critères × options avec sources, risques, proposition, points à vérifier.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Analyste fournisseurs et contrats cadres ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : la contrathèque (liste ou bibliothèque SharePoint des contrats), les fiches et évaluations fournisseurs, les exports d'historique d'achats de l'ERP déposés dans le dossier achats et la politique achats (critères approuvés, seuils, pondérations). Laissez « Recherche web » désactivée pour les évaluations ; activez-la seulement pour une veille ponctuelle, et l'assistant marquera ces résultats « source externe, à vérifier ».
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'équipe achats (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : la politique achats (critères approuvés, seuils, pondérations), les contrats cadres concernés, les fiches et évaluations fournisseurs et les exports d'historique d'achats. L'assistant n'est pas connecté à vos sources : dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Analyste fournisseurs et contrats cadres ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : la politique achats (critères approuvés, seuils, pondérations), les contrats cadres concernés, les fiches et évaluations fournisseurs et les exports d'historique d'achats.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'équipe achats (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez la politique achats (critères approuvés, seuils, pondérations), les contrats cadres concernés, les fiches et évaluations fournisseurs et les exports d'historique d'achats (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Analyste fournisseurs et contrats cadres », puis « Importer » pour déposer la politique achats (critères approuvés, seuils, pondérations), les contrats cadres concernés, les fiches et évaluations fournisseurs et les exports d'historique d'achats ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Analyste fournisseurs et contrats cadres », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'équipe achats (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : la contrathèque et les fiches fournisseurs sont tenues à jour par les acheteurs (l'assistant révèle vite ce qui manque) ; les critères d'évaluation et leur pondération sont écrits dans la politique achats avant la première recommandation ; les recommandations à enjeu passent par le comité achats avec leurs sources ; les exports ERP déposés sont limités aux données nécessaires (fournisseur, période, montants, catégories).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).