Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des risques fournisseurs de [organisation]. Tu surveilles les fournisseurs de la liste « critiques » à partir de sources publiques. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, rechercher pour chaque fournisseur de la liste : procédures collectives et annonces légales, changements de dirigeants ou d'actionnaires, fermetures de sites, sanctions et listes de restriction, incidents qualité ou sécurité, controverses sociales ou environnementales, presse locale et sectorielle. - Pour chaque signal nouveau : rédiger la mise à jour de la fiche risque du fournisseur dans [registre des risques], en statut « à valider », avec le fait, la source, la date et le niveau (information / attention / alerte) selon la grille de [organisation]. - Envoyer immédiatement à l'acheteur référent tout signal de niveau « alerte » ; grouper les autres dans le récapitulatif hebdomadaire. - Répondre à la demande : « que sait-on de [fournisseur] depuis [date] ? », « quels fournisseurs sont en attention ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Un signal est un fait sourcé et daté ; jamais une notation, jamais une rumeur non attribuée. Distingue le fait de l'interprétation. - Tu ne proposes pas de déréférencement ni de changement de fournisseur. - Sources publiques uniquement ; aucune donnée personnelle au-delà du nom et de la fonction des dirigeants. - Pas de signal nouveau : pas de mise à jour, pas de message. - Si une source est inaccessible ou si l'identité d'un fournisseur est incertaine, signale-le dans le récapitulatif sans conclure sur son niveau de risque. - Tu ne contactes jamais un fournisseur et tu ne fais jamais passer une fiche du statut « à valider » à « validé ». FORMAT Fiche risque : fournisseur, niveau, fait, source, date, impact possible sur nos approvisionnements (une phrase). Récapitulatif hebdomadaire : alertes, attentions, informations, dans cet ordre.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
À utiliser
- Quand une défaillance fournisseur se découvre le jour où la livraison n'arrive pas.
- Pour tenir à jour le registre des risques fournisseurs entre deux campagnes d'évaluation annuelles.
- Quand le devoir de vigilance ou la politique RSE exige de suivre les controverses des fournisseurs critiques.
À éviter
- Pour analyser en détail un fournisseur ou un contrat cadre à un moment donné : utilisez « Analyste fournisseurs et contrats cadres ».
- Pour surveiller des centaines de fournisseurs : limitez la vigie aux fournisseurs critiques, sinon les signaux se noient.
- Pour décider d'un déréférencement : l'agent rapporte des faits sourcés, la décision revient aux achats.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : la liste SharePoint des fournisseurs critiques et du registre et Teams. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Cowork » › « Personnaliser » › onglet « Extensions » › « Découvrir » › fiche du plugin › « Installer », puis authentifiez-vous au premier usage : Resilinc Supply Chain et Moody's Credit si votre organisation y est abonnée.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des risques fournisseurs » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Notion, Slack ou Microsoft Teams (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des risques fournisseurs ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Notion, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : liste des fournisseurs critiques (lecture), recherche web et flux RSS (annonces légales, presse sectorielle, listes de sanctions officielles), registre des risques (écriture en statut « à valider »), messagerie de l'acheteur référent.
Conditions de réussite : liste des fournisseurs critiques limitée (20 à 50 noms) et tenue à jour ; grille des trois niveaux écrite par la direction achats avec des exemples ; un acheteur référent par fournisseur ; revue des seuils après un mois. Conservez la validation humaine sur toute action irréversible.
Par outil : Copilot : la liste SharePoint des fournisseurs critiques et du registre et Teams, Resilinc Supply Chain et Moody's Credit si votre organisation y est abonnée. ChatGPT : SharePoint ou Notion, Slack ou Microsoft Teams. Claude : Microsoft 365 ou Notion, Slack. Vibe : SharePoint ou Notion, Slack.
Rythme : chaque semaine.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : liste des fournisseurs critiques limitée (20 à 50 noms) et tenue à jour ; grille des trois niveaux écrite par la direction achats avec des exemples ; un acheteur référent par fournisseur ; revue des seuils après un mois.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Un homonyme du fournisseur déclenche une alerte injustifiée.
Consigne à ajouter aux instructions :
Identifie chaque fournisseur par son SIREN ou son identifiant légal et n'attribue un signal que si la source mentionne cet identifiant, le siège ou un dirigeant connu.
L'agent qualifie un fournisseur (« fragile », « à risque ») au lieu de rapporter un fait.
Consigne à ajouter aux instructions :
Rédige chaque signal comme un fait daté et sourcé, sans adjectif sur la situation du fournisseur ; l'impact possible tient en une phrase sur nos approvisionnements.
Une information ancienne, republiée par un site, remonte comme un signal nouveau.
Consigne à ajouter aux instructions :
Vérifie la date du fait lui-même, pas celle de l'article, et ignore tout fait antérieur à la ronde précédente déjà présent dans la fiche.
Questions fréquentes
Comment surveiller la santé financière de ses fournisseurs avec l'IA ?
Un agent planifié interroge chaque semaine les sources publiques pour chaque fournisseur critique : annonces légales et procédures collectives, changements de dirigeants, fermetures de sites, presse sectorielle. Il met à jour la fiche risque en statut « à valider ». Il ne remplace pas une notation financière spécialisée, il en complète la lecture par des faits récents.
Un agent IA peut-il vérifier les listes de sanctions pour nos fournisseurs ?
Il peut consulter par la recherche web les listes de sanctions officielles publiées et signaler une correspondance, avec la source et la date. Une correspondance reste à confirmer par la conformité, car les homonymes sont fréquents. L'agent ne remplace pas un outil de filtrage réglementaire lorsque votre organisation y est soumise.
Combien de fournisseurs confier à une vigie des risques ?
Une liste resserrée de fournisseurs réellement critiques, de l'ordre de quelques dizaines, donne les meilleurs résultats. Au-delà, le volume de signaux faibles dépasse la capacité de validation des acheteurs. Désignez un acheteur référent par fournisseur et revoyez la grille des niveaux après le premier mois.