Ce que cela vous fait gagner
Les factures bloquées s'empilent parce que chacune demande une enquête : retrouver la commande, la réception, l'écart, le bon interlocuteur. Ici, l'enquête est faite dossier par dossier ; vous validez les résolutions au lieu de les instruire.
Métier : Achats · Thème : Exceptions Temps : ◷ environ 45 min de votre temps · 2 à 5 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : ERP · emails fournisseurs
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Diagnostic des exceptions.xlsx : une ligne par dossier bloqué : la cause identifiée (écart prix, réception manquante, référence erronée), les pièces citées, l'acteur à solliciter
- Messages de résolution.docx : pour chaque dossier, le message préparé au bon acteur (fournisseur, réceptionnaire, comptabilité), à valider avant envoi
- Cas récurrents.docx : les causes qui reviennent et la correction de fond proposée pour chacune
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] L'export des exceptions depuis votre ERP (avec numéros de commande et de facture)
- [ ] Les pièces des dossiers dans un dossier unique (BC, réceptions, factures)
- [ ] Vos règles de tolérance d'écart, si elles existent
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez l'export des factures et commandes en exception, les pièces associées (bons de commande, réceptions, factures PDF) et les échanges fournisseurs pertinents dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[période ou lot]` : le périmètre traité, par exemple « les 40 factures bloquées au 30 septembre »
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant export et pièces
- `[tolérance]` : l'écart admis sans instruction, par exemple « 2 % ou 50 € »
Le texte à copier-coller
MISSION Instruis les factures et commandes en exception de [période ou lot] à partir du dossier [nom du dossier] : export des exceptions, bons de commande, réceptions, factures, échanges fournisseurs. ÉTAPES 1. RAPPROCHEMENT : pour chaque dossier, rapproche facture, commande et réception. Identifie la cause du blocage : écart de prix, écart de quantité, réception absente, référence ou TVA erronée, doublon. Cite les pièces et les montants. 2. TRI : classe les dossiers : résolvables sous [tolérance], nécessitant une action interne (réceptionner, corriger), nécessitant le fournisseur (avoir, facture rectificative), litiges à escalader. 3. DIAGNOSTIC : consigne tout dans "Diagnostic des exceptions.xlsx" : une ligne par dossier, cause, pièces, montant en jeu, acteur à solliciter, action proposée. 4. MESSAGES : prépare dans "Messages de résolution.docx" le message de chaque dossier au bon acteur : les faits, les pièces jointes à prévoir, la demande précise. Ton factuel, jamais accusateur. 5. RÉCURRENCES : regroupe dans "Cas récurrents.docx" les causes qui reviennent (même fournisseur, même type d'écart) et propose la correction de fond : donnée de base à corriger, règle à préciser, fournisseur à cadrer. 6. SYNTHÈSE : termine par le montant total débloqué si toutes les actions proposées aboutissent, et les 3 dossiers les plus urgents. RÈGLES - Tu n'envoies aucun message et ne modifies rien dans l'ERP : tout part après validation humaine. - Aucun dossier n'est classé "résolvable" sans les pièces qui le prouvent : pièce manquante = dossier "à compléter". - Les montants sont recopiés des pièces, jamais recalculés sans montrer le calcul. - Un litige potentiel (désaccord de fond avec un fournisseur) est escaladé, jamais tranché.