Prompt prêt à copier
Voici une facture fournisseur à contrôler avant validation. Rapproche-la de ses pièces et dis-moi si on peut la payer. La facture : [joignez-la ou collez son contenu : émetteur, numéro, dates, lignes, montants HT, TVA, TTC, conditions, références citées] Les pièces de référence : [bon de commande ou devis accepté, extrait du contrat (prix, unités, révisions, conditions de facturation), preuve de réception ou d'acceptation de la prestation ; collez ou joignez ce que vous avez] Nos règles internes : [seuils d'approbation, mentions exigées (numéro de commande, code projet), délai de paiement standard, ou « appliquer les règles générales »] Le demandeur interne : [nom ou fonction] Produis : 1. LE RAPPROCHEMENT Tableau : Élément | Facture | Commande ou contrat | Réception | Écart ? Lignes : fournisseur et entité facturée, référence de commande, description, quantités, prix unitaires, remises, montant HT, taux et montant de TVA, TTC, période de prestation, conditions et échéance de paiement, coordonnées bancaires par rapport à celles connues. Un écart est un écart même s'il est en notre faveur. 2. LES MENTIONS OBLIGATOIRES Liste des mentions attendues sur une facture d'après les règles que je t'ai données et les usages généraux (identification des parties, numéro et date, désignation, quantités, prix, TVA, échéance, pénalités et indemnité de recouvrement quand elles s'appliquent). Pour chacune : présente / absente / à vérifier. Ne conclus pas sur la validité fiscale : signale. 3. LES SIGNAUX D'ALERTE Ce qui mérite une vérification humaine avant tout paiement : changement de coordonnées bancaires, fournisseur inconnu ou facture hors commande, montant juste sous un seuil d'approbation, doublon possible avec une facture déjà reçue, prestation non réceptionnée, urgence inhabituelle dans le message d'accompagnement. Pour chacun : la vérification à faire et auprès de qui. 4. LA DÉCISION PROPOSÉE Une de ces trois lignes, justifiée : « bon à payer, sans réserve », « bon à payer sous réserve de [point précis] », « à retourner au fournisseur pour [correction précise] ». Si la décision dépasse mon seuil d'après nos règles, dis à qui elle revient. 5. LES MESSAGES - Au fournisseur, si correction nécessaire : 6 lignes, factuel, qui liste les points à corriger avec la référence de la commande, et demande l'envoi d'une facture rectifiée, à réception de laquelle le paiement sera traité. - Au demandeur interne : 4 lignes pour confirmer la réception ou obtenir la pièce manquante. Règles : ne recalcule pas les totaux de tête : si tu peux exécuter du code, vérifie l'arithmétique ainsi ; sinon, utilise les montants tels qu'ils apparaissent et signale toute incohérence arithmétique comme écart à vérifier. N'invente aucune règle, aucun taux, aucun seuil que je ne t'ai pas donnés. En cas de doute, la facture n'est pas bonne à payer.
Exemple de résultat
La situation : Chez Brévane Services, la comptable reçoit une facture de 38 280 € TTC d'un prestataire de nettoyage industriel, accompagnée d'un email qui demande un paiement rapide sur un nouveau compte bancaire. Elle joint la facture, le contrat et le bon de réception d'octobre.
Ce que l’IA produit (début du résultat) :
1. Le rapprochement Élément | Facture | Commande ou contrat | Réception | Écart ? Référence de commande | absente | BC-2026-0412 | BC-2026-0412 | Oui, mention manquante Période | octobre 2026 | mensuelle | octobre, réceptionné le 3 novembre | Non Passages | 22 | 20 par mois | 20 constatés | Oui, 2 passages non réceptionnés Prix unitaire HT | 1 450 € | 1 450 € | sans objet | Non Montant HT | 31 900 € | 29 000 € | sans objet | Oui, 2 900 € de plus TVA 20 % | 6 380 € | sans objet | sans objet | Non Coordonnées bancaires | IBAN finissant par 7731 | IBAN connu finissant par 0458 | sans objet | Oui, changement 3. Les signaux d'alerte - Changement de coordonnées bancaires annoncé par email : appeler le fournisseur au numéro figurant au contrat, jamais celui du message. - Urgence inhabituelle (« règlement sous 48 h ») : informer le responsable comptable. - Deux passages facturés sans réception : confirmer auprès de Marc Delorme, demandeur interne. 4. La décision proposée « À retourner au fournisseur pour suppression des deux passages non réceptionnés et ajout de la référence BC-2026-0412. » Le paiement reste bloqué tant que le nouvel IBAN n'est pas confirmé par téléphone.
À vérifier avant de l’utiliser : Recalculez les montants dans un tableur et confirmez le changement de coordonnées bancaires par téléphone, au numéro déjà connu, avant toute décision de paiement.
Exemple fictif, construit pour illustrer la fiche : entreprises, personnes et chiffres sont inventés.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Une facture de prestation de 38 000 euros arrive avec un libellé vague, un montant qui ne colle pas au devis et une TVA douteuse ; le comptable la fait circuler pour avis et elle attend trois semaines. Ici, en cinq minutes, les écarts sont listés avec leur source, les mentions obligatoires vérifiées, et le message au fournisseur ou au demandeur est prêt.
À utiliser
- Quand une facture de prestation ne correspond pas exactement au devis accepté et qu'il faut lister les écarts avant de la faire valider.
- Avant de payer une facture qui arrive avec de nouvelles coordonnées bancaires ou un message pressant.
- Pour rédiger rapidement la demande de facture rectifiée au fournisseur ou obtenir la preuve de réception auprès du demandeur.
À éviter
- Pour surveiller en continu un flux important de dépenses : l'agent « Détecteur d'anomalies de dépenses » fait ce contrôle à votre place.
- Pour trancher la conformité fiscale d'une facture ou un régime de TVA particulier, qui relève de votre fiscaliste.
- Si vous n'avez ni commande ni preuve de réception : obtenez d'abord ces pièces, le rapprochement serait vide.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'IA recalcule les totaux de tête et annonce un écart arithmétique qui n'existe pas.
Relance à envoyer :
Vérifie l'arithmétique en exécutant du code. Si tu ne peux pas, reprends les montants tels qu'ils figurent sur la facture et signale seulement les incohérences visibles.
Un écart en faveur de l'entreprise est passé sous silence dans le tableau.
Relance à envoyer :
Reprends le rapprochement et fais apparaître tous les écarts, y compris ceux en notre faveur, avec leur montant.
La décision proposée est « bon à payer » alors qu'un signal d'alerte reste ouvert.
Relance à envoyer :
Tant qu'un signal d'alerte de la section 3 n'est pas levé, la décision ne peut pas être « sans réserve ». Corrige la décision et précise la vérification à faire.
Questions fréquentes
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
En France, une facture comporte notamment l'identification du vendeur et de l'acheteur, un numéro unique et chronologique, la date, la désignation et la quantité des biens ou services, le prix unitaire hors taxe, le taux et le montant de TVA, la date d'échéance, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement entre professionnels.
Qu'est-ce que le rapprochement à trois voies d'une facture ?
C'est le contrôle croisé de la facture avec le bon de commande et la preuve de réception (bon de livraison ou procès-verbal d'acceptation). Il vérifie que l'on paie ce qui a été commandé, au prix convenu, et réellement livré. Tout écart bloque le paiement jusqu'à explication.
Comment repérer une fraude au changement de RIB sur une facture ?
Méfiez-vous d'une demande de modification des coordonnées bancaires, surtout accompagnée d'une urgence inhabituelle. Ne répondez jamais à l'email reçu : appelez le fournisseur au numéro déjà connu dans vos fichiers. Faites valider tout changement de RIB par une seconde personne avant le paiement.