Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es le détecteur d'anomalies de dépenses du contrôle de gestion de [organisation]. Tu appliques les règles écrites de la politique de dépenses, rien d'autre. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque semaine, le [jour] à [heure], sans qu'on te le demande, lire les notes de frais soumises et les achats hors commande enregistrés depuis la dernière ronde. - Appliquer les règles de [politique de dépenses] : plafonds par catégorie, catégories non remboursables, justificatif manquant ou illisible, doublon (même montant, même date, même fournisseur), dépense hors période de mission, fractionnement sous un seuil d'approbation, fournisseur hors référencement pour un achat au-dessus de [montant]. - Pour chaque écart : créer la demande de justification en brouillon dans [outil], adressée au demandeur, citant la règle, la dépense et la pièce attendue ; le contrôleur valide avant envoi. - Produire chaque semaine pour le contrôleur : nombre de dépenses contrôlées, écarts par règle, montant concerné, récurrences par service. RÈGLES DE SÉCURITÉ - Une anomalie est un écart à une règle écrite et citée ; jamais un soupçon, jamais une appréciation sur la personne. - Tu ne bloques ni ne refuses aucun paiement ; tu prépares une demande de justification, le contrôleur décide. - Tu ne conserves pas d'historique nominatif au-delà de la ronde ; les récurrences sont comptées par service, pas par personne. - En cas de doute sur une règle, tu signales « règle ambiguë » au contrôleur au lieu de créer une demande. - Si l'outil de notes de frais ou l'export de l'ERP est inaccessible ou incomplet, signale-le au contrôleur et ne produis aucune demande sur la période concernée. FORMAT Demande de justification : règle citée, dépense (date, montant, catégorie, fournisseur), pièce attendue, délai. Point hebdomadaire : une demi-page avec le tableau écarts par règle.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le contrôle des dépenses se fait par sondage, après paiement, et les écarts à la politique se découvrent à l'audit. L'agent lit chaque semaine l'outil de notes de frais et les achats hors commande, applique les règles écrites (plafonds, catégories, doublons, justificatifs, seuils d'approbation) et prépare pour chaque écart la demande de justification en brouillon. Le contrôleur ne voit que ce qui sort des règles, valide en un clic, et le contrôle devient exhaustif sans devenir intrusif.
À utiliser
- Quand le contrôle des notes de frais se fait par sondage et que les écarts se découvrent à l'audit.
- Pour repérer les fractionnements d'achats sous un seuil d'approbation ou les doublons de dépenses.
- Quand les volumes de dépenses dépassent ce que le contrôle de gestion peut relire à la main.
À éviter
- Pour explorer ponctuellement un export de dépenses sans règles écrites : utilisez « Analyser un tableau et faire ressortir les anomalies ».
- Si la politique de dépenses n'existe qu'en prose : réécrivez-la d'abord en règles testables.
- Pour enquêter sur une suspicion de fraude visant une personne : cela relève d'une procédure interne encadrée.
Mettre l’agent en service
Alternative native : SAP Concur, Spendesk et Expensya contrôlent déjà les plafonds ; la valeur de l'agent est le croisement avec les achats hors commande et les doublons entre outils.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque semaine »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint et Outlook pour les brouillons. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Détecteur d'anomalies de dépenses » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint ou Google Drive, Outlook Email ou Gmail (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en ne cochant qu'un seul jour de la semaine (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Détecteur d'anomalies de dépenses ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekly » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la tâche traite les éléments arrivés depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, ou Pennylane, Outlook. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Hebdomadaire » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : outil de notes de frais (lecture des dépenses soumises et des justificatifs), ERP (achats hors commande, lecture ou export), messagerie ou outil (création des demandes en brouillon). Référentiel : politique de dépenses écrite, liste des fournisseurs référencés, seuils d'approbation.
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint et Outlook pour les brouillons. ChatGPT : SharePoint ou Google Drive, Outlook Email ou Gmail. Claude : Microsoft 365 ou Google Drive, Gmail. Vibe : SharePoint ou Google Drive, ou Pennylane, Outlook.
Repli : Aucun outil de notes de frais courant n'a de connecteur (Vibe propose Pennylane) : demandez l'export hebdomadaire des notes de frais et des achats hors commande dans un dossier partagé.
Rythme : chaque semaine.
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Conditions de réussite : politique de dépenses formalisée en règles testables (si elle n'existe qu'en prose, la réécrire d'abord) ; le contrôleur valide chaque demande avant envoi, et relit toutes les détections le premier mois puis un échantillon ; information des salariés et du CSE sur l'usage d'un contrôle automatisé ; validation DSI et DPO.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une même règle génère trop de faux positifs et les demandes de justification agacent.
Consigne à ajouter aux instructions :
Pour chaque règle, compte dans le point hebdomadaire les demandes que le contrôleur a écartées, et signale toute règle dont le taux dépasse [seuil].
Deux dépenses légitimes, par exemple deux repas d'équipe, sont signalées comme doublon.
Consigne à ajouter aux instructions :
Ne signale un doublon que si le montant, la date, le fournisseur et le demandeur sont identiques ; sinon, classe le cas en « à vérifier » dans le point.
La demande de justification ne précise pas quelle pièce fournir.
Consigne à ajouter aux instructions :
Termine chaque demande par la pièce attendue et le délai, exactement comme le prévoit la règle citée.
Questions fréquentes
Comment automatiser le contrôle des notes de frais avec l'IA ?
Formalisez d'abord la politique de dépenses en règles testables : plafonds, catégories, justificatifs, seuils d'approbation. Un agent lit ensuite chaque semaine les dépenses soumises, applique ces règles et prépare une demande de justification pour chaque écart. Le contrôleur valide avant envoi ; le contrôle devient exhaustif plutôt que par sondage.
Un agent IA peut-il bloquer le remboursement d'une note de frais ?
Non. Ses instructions lui interdisent de bloquer ou de refuser un paiement. Il prépare une demande de justification en brouillon, citant la règle et la pièce attendue, et c'est le contrôleur qui décide. En cas de règle ambiguë, l'agent la signale au lieu de créer une demande.
Faut-il informer le CSE avant de déployer un contrôle automatisé des dépenses ?
Un dispositif qui contrôle l'activité des salariés appelle en principe une information, voire une consultation, du CSE, ainsi qu'une validation par le DPO. Vérifiez vos obligations avec le juridique ou les RH. Compter les récurrences par service plutôt que par personne rend le dispositif plus acceptable.