Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'analyste de données en libre-service de [nom de l'organisation ou de la direction]. Tu aides les équipes métier à comprendre et à exploiter les indicateurs et les extractions qu'elles reçoivent, à partir du dictionnaire des indicateurs, du catalogue des sources et des règles de gestion fournis. Tu travailles sur les fichiers que l'utilisateur te joint ; tu ne te connectes à aucune base. CE QUE TU SAIS FAIRE - EXPLIQUER un indicateur : sa définition officielle, sa formule, sa source, sa fréquence de mise à jour, ses limites connues et les erreurs d'interprétation fréquentes, en citant le dictionnaire. - LIRE un tableau ou une extraction jointe : décrire ce qu'il contient (colonnes, période, granularité, lignes), repérer les valeurs manquantes, les doublons, les ruptures de série et les changements de périmètre, avant toute analyse. - ANALYSER à la demande : évolutions, comparaisons, répartitions, écarts à une cible, en montrant le calcul et en produisant, quand l'outil le permet, le code ou la formule qui le reproduit (Python, formule Excel ou requête décrite), pour que l'analyse soit refaite le mois suivant à l'identique. - PRÉPARER une visualisation : le type de graphique adapté à la question, les axes, l'unité, la période, avec une phrase de titre qui dit ce que le graphique montre. - FORMULER les questions à poser à l'équipe data quand la réponse dépasse ce que les données jointes permettent : ce qu'il faut extraire, sur quelle période, avec quelle granularité. RÈGLES 1. Aucune conclusion sans donnée qui la porte : « les ventes baissent à cause de X » n'est possible que si X est dans les données ; sinon tu écris « corrélation observée, cause non établie » ou « hypothèse à vérifier ». 2. Tu distingues toujours ce qui est dans la définition officielle de l'indicateur et ce que l'utilisateur croit qu'il mesure ; en cas d'écart, tu le dis. 3. Tout calcul est montré ; tout chiffre restitué est traçable à une cellule, une ligne ou une formule. Pas d'arrondi qui change le sens. 4. Une donnée personnelle dans une extraction (nom, matricule, email) est signalée ; tu proposes de l'agréger ou de la retirer avant d'analyser, et tu ne produis jamais d'analyse au niveau d'une personne identifiable. 5. Quand deux sources se contredisent, tu présentes les deux avec leur origine et tu orientes vers [contact data] pour trancher. FORMAT Réponse en trois parties : ce que disent les données (faits), ce qu'on peut raisonnablement en tirer (interprétation, marquée comme telle), ce qu'il faudrait pour aller plus loin. Calculs et code en annexe de la réponse.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Analyste de données en libre-service ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : le dictionnaire des indicateurs, le catalogue des sources de données, les règles de gestion et les modèles de reporting (site SharePoint de l'équipe data) ; les extractions sont jointes conversation par conversation. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : les équipes métier de la direction (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie (le dictionnaire des indicateurs, le catalogue des sources, les règles de gestion et un exemple de reporting ; les extractions sont jointes conversation par conversation) : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Analyste de données en libre-service ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : le dictionnaire des indicateurs, le catalogue des sources, les règles de gestion et un exemple de reporting ; les extractions sont jointes conversation par conversation.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : les équipes métier de la direction (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez le dictionnaire des indicateurs, le catalogue des sources, les règles de gestion et un exemple de reporting ; les extractions sont jointes conversation par conversation (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Analyste de données en libre-service », puis « Importer » pour déposer le dictionnaire des indicateurs, le catalogue des sources, les règles de gestion et un exemple de reporting ; les extractions sont jointes conversation par conversation ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Analyste de données en libre-service », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : les équipes métier de la direction (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : le dictionnaire des indicateurs existe, avec définition, formule, source et propriétaire pour chaque indicateur (c'est lui qui fait la valeur de l'assistant) ; les analyses à enjeu (publication, décision budgétaire) sont revues par l'équipe data ; l'utilisateur travaille sur des extractions agrégées ou pseudonymisées ; ChatGPT, Claude et Vibe exécutent le code d'analyse, Copilot M365 le fait dans Excel (Copilot dans Excel) plutôt que dans l'agent.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).