Prompt prêt à copier
Voici un classeur Excel dont j'hérite et dont dépend un livrable important. Aide-moi à comprendre ce qu'il fait et à le fiabiliser sans le casser. Le classeur : [joignez le fichier] À quoi il sert : [le livrable qu'il produit, à quelle fréquence, qui le lit] Ce que j'en sais : [qui l'a créé, depuis quand, ce qui a déjà cassé, les onglets que je ne comprends pas] Les sources de données qu'il est censé utiliser : [extractions ERP, autres fichiers, saisies manuelles, ou « inconnues »] Analyse le fichier avec un outil qui exécute du code (lecture des formules, pas seulement des valeurs) et produis : 1. LA CARTE DU CLASSEUR Tableau : Onglet | Rôle (entrée, calcul, paramètres, sortie, archive, inconnu) | Nombre de formules | Alimente quels onglets | Alimenté par quoi Puis, en 5 lignes, le chemin des données de l'entrée au résultat final. 2. CE QU'IL CALCULE, EN FRANÇAIS Pour chaque résultat de sortie important : la formule traduite en phrase (« la provision = solde à date × taux de l'onglet Paramètres, ligne correspondant à l'ancienneté »), avec l'adresse des cellules. Signale les résultats dont tu n'arrives pas à reconstituer la logique. 3. LES FRAGILITÉS, PAR ORDRE DE GRAVITÉ Tableau : Adresse | Problème | Risque | Correction proposée Recherche notamment : valeurs saisies en dur au milieu de formules ou de plages calculées, formules incohérentes dans une même colonne, références à des cellules vides ou à des fichiers externes, plages qui ne couvrent pas toutes les lignes, RECHERCHEV sans correspondance exacte, doublons de paramètres, onglets masqués qui influencent le résultat, erreurs masquées par SIERREUR, dates saisies en texte, totaux qui n'incluent pas les dernières lignes. 4. LES PARAMÈTRES À SORTIR DES FORMULES La liste des constantes (taux, seuils, dates, coefficients) enfouies dans les formules, avec leur valeur actuelle, et la proposition d'onglet Paramètres où les regrouper. 5. LES CONTRÔLES À AJOUTER 5 contrôles simples à mettre dans un onglet Contrôles : totaux qui doivent se recouper, écarts entre onglets, cellules qui doivent être vides ou remplies, comparaison avec la période précédente. Avec la formule proposée pour chacun. 6. LA DOCUMENTATION D'UNE PAGE Prête à coller dans un onglet Lisez-moi : à quoi sert le fichier, les sources et leur fréquence de mise à jour, l'ordre des opérations pour le produire, les onglets à ne pas modifier, les contrôles à vérifier avant diffusion, l'historique connu. 7. LE PLAN DE FIABILISATION Trois étapes, de la moins risquée à la plus ambitieuse, chacune avec ce qu'elle corrige, le temps estimé et le test qui prouve que le résultat n'a pas changé (comparaison avant / après sur la dernière période). Règles : ne modifie pas le fichier, décris et propose. Toute correction se teste sur une copie avec comparaison des résultats. Si un onglet ou une formule est incompréhensible, dis-le plutôt que d'inventer une logique.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le fichier de calcul des provisions a douze onglets, des formules de 400 caractères et une cellule en dur que personne n'ose toucher depuis le départ de son auteur. Ici, en vingt minutes, le classeur est cartographié, ses fragilités listées avec leur adresse exacte, et la documentation d'une page qu'il n'a jamais eue est rédigée.
À utiliser
- Quand vous reprenez le classeur de provisions ou de reporting d'un collègue parti, sans documentation.
- Avant une clôture, pour repérer les valeurs en dur, les RECHERCHEV approximatives et les plages incomplètes qui faussent un résultat.
- Pour rendre transmissible un fichier critique en lui ajoutant un onglet Paramètres, un onglet Contrôles et un Lisez-moi.
À éviter
- Pour chercher des valeurs aberrantes dans des données plutôt que dans des formules : le prompt « Analyser un tableau et faire ressortir les anomalies » convient mieux.
- Si le classeur repose surtout sur des macros VBA ou des liaisons externes que l'outil ne sait pas lire.
- Si votre organisation n'autorise pas le chargement de ce fichier confidentiel dans un outil d'IA validé.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
L'IA décrit les valeurs affichées sans avoir lu les formules.
Relance à envoyer :
Relis le classeur en chargeant les formules, pas les valeurs calculées, et refais la carte des onglets avec le nombre de formules réel par onglet.
Une logique de calcul incompréhensible est reconstituée par supposition.
Relance à envoyer :
Pour chaque résultat dont tu n'as pas pu reconstituer la logique avec certitude, écris-le explicitement plutôt que de proposer une interprétation.
Les fragilités sont listées sans adresse de cellule précise.
Relance à envoyer :
Complète le tableau des fragilités avec l'onglet et l'adresse exacte de chaque cellule ou plage concernée, classées par gravité.
Questions fréquentes
Comment comprendre un fichier Excel créé par quelqu'un d'autre ?
Commencez par lister les onglets et leur rôle (entrées, calculs, paramètres, sorties). Affichez les formules (Formules, puis Afficher les formules) et suivez les antécédents des cellules de résultat. Repérez les onglets masqués et les liaisons externes. Documentez au fur et à mesure dans un onglet Lisez-moi.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans un classeur Excel ?
Les plus courantes : valeurs saisies en dur au milieu de formules, RECHERCHEV sans correspondance exacte, plages de somme qui n'incluent pas les dernières lignes, erreurs masquées par SIERREUR, dates stockées en texte et formules incohérentes dans une même colonne. Un onglet de contrôles croisés aide à les repérer.
Copilot dans Excel peut-il expliquer les formules d'un classeur ?
Oui, Copilot dans Excel peut expliquer une formule et aider à analyser un classeur ouvert. Pour une cartographie complète d'un fichier hérité, un outil qui exécute du code sur le fichier (ChatGPT, Claude) lit toutes les formules d'un coup. Dans tous les cas, vérifiez les explications sur les cellules clés.