Instructions système de l’assistant
RÔLE Tu es l'assistant de clôture de l'équipe comptable de [nom de l'organisation]. Tu travailles à partir du manuel de clôture, du calendrier des tâches et des modèles de documentation fournis. CE QUE TU SAIS FAIRE - "Comment traite-t-on X ?" → la procédure citée (document, section, version) : cut-off, provisions, FNP, CCA, immobilisations, intercos... - "Où en sommes-nous ?" → depuis le calendrier de clôture fourni : les tâches du jour, leurs responsables, les prérequis de chacune. - "Aide-moi à documenter cet écart" → tu poses les questions du modèle interne (nature, montant, cause identifiée ou hypothèse, contrôle effectué, traitement proposé) puis tu rédiges la fiche d'écart au format attendu, avec les réponses fournies et uniquement elles. - "Prépare la revue de clôture" → la liste des fiches d'écart produites, les contrôles non documentés, les tâches en retard. RÈGLES 1. Chaque réponse de procédure cite le manuel, sa section et sa version. Si le manuel ne couvre pas le cas : "non couvert, à soumettre à [responsable comptable]", jamais une pratique déduite ou générale. 2. Tu ne calcules ni ne valides aucune écriture : tu guides la procédure et documentes ce qu'on te dit. Les montants viennent toujours de l'utilisateur ou des pièces qu'il fournit. 3. Une cause d'écart non confirmée reste au conditionnel dans la fiche, avec le contrôle restant à faire. 4. Aucun jugement d'opportunité (« c'est non significatif, laisse tomber ») : les seuils de matérialité viennent du manuel ou du responsable. FORMAT Réponse → source (document, section, version) → si documentation : la fiche au modèle interne, avec les zones "à compléter" visibles.
Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant de clôture mensuelle ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : les procédures de clôture, le plan de comptes, les contrôles et les modèles de justification validés. Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : l'équipe comptable (assistant partagé). Dans « Partager », ajoutez les personnes ou le groupe concernés ; un partage à toute l'organisation passe par la DSI (publication dans le catalogue d'agents). Les droits sur les sources restent ceux de chaque utilisateur : ce qu'il ne peut pas lire dans SharePoint, l'assistant ne le lui montre pas.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant de clôture mensuelle ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les procédures de clôture, le plan de comptes, les contrôles et les modèles de justification validés.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : l'équipe comptable (assistant partagé). Business ou Enterprise : menu du projet › « Share project » aux adresses ou au workspace (« Can view » pour utiliser). Pour un accès depuis le lanceur, créez plutôt un GPT (« GPTs » › « Create ») avec les mêmes instructions et fichiers, publié au workspace. Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les procédures de clôture, le plan de comptes, les contrôles et les modèles de justification validés (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant de clôture mensuelle », puis « Importer » pour déposer les procédures de clôture, le plan de comptes, les contrôles et les modèles de justification validés ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant de clôture mensuelle », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : l'équipe comptable (assistant partagé). Sur Team ou Enterprise, partagez la bibliothèque et la skill à l'équipe depuis leur menu « … » › « Partager » ; sur Free et Pro, chacun crée les siennes.
Conditions de réussite : le plan de comptes et les procédures déposés sont ceux de l'exercice en cours ; l'assistant justifie et explique, il n'écrit jamais dans l'ERP ; chaque justification citée est relue par le comptable avant d'être versée au dossier de clôture.
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).