Prompt prêt à copier
Voici une créance en retard. Prépare la séquence de relances adaptée à ce dossier. La créance : [numéro de facture, montant, date d'échéance, jours de retard, objet de la prestation ou de la livraison] Le client : [nom, importance pour nous, historique de paiement, contact habituel en comptabilité et interlocuteur commercial chez lui] Ce qui s'est déjà passé : [relances déjà envoyées et leurs dates, réponses obtenues, litige connu ou non, engagement de paiement pris] Nos conditions : [pénalités de retard et indemnité prévues au contrat ou aux CGV, escompte, délai de paiement convenu] Le commercial en charge du compte chez nous : [nom ou fonction] Produis : 1. LE DIAGNOSTIC En 4 lignes : la cause probable du retard d'après le dossier (oubli, circuit de validation, litige non exprimé, difficulté de trésorerie, facture non conforme à leur processus), le niveau de relance où nous en sommes, et le risque pour la relation ou pour l'encaissement. Si un élément suggère un litige, dis-le : une relance ne règle pas un litige. 2. LA VÉRIFICATION AVANT DE RELANCER La liste des points à contrôler avant d'envoyer quoi que ce soit : facture bien reçue et au bon destinataire, bon de commande ou référence exigée par le client présente, prestation livrée et acceptée, avoir en attente, encaissement non lettré chez nous. 3. LES TROIS NIVEAUX DE RELANCE, prêts à envoyer - Niveau 1, rappel courtois (J+5 à J+10) : suppose l'oubli, 6 lignes, facture jointe, demande une date de paiement. - Niveau 2, relance ferme (J+15 à J+30) : rappelle la relance précédente, cite les conditions contractuelles, demande un règlement sous 8 jours ou une explication, propose un contact téléphonique. 8 lignes. - Niveau 3, dernier avis avant mise en demeure (J+30 et plus) : factuel, mentionne les pénalités et l'indemnité forfaitaire si elles sont prévues dans ce que je t'ai donné, fixe une date, annonce la suite (mise en demeure, suspension des livraisons si c'est notre pratique). 8 lignes, sans menace non tenable. Pour chaque niveau : l'objet de l'email, le destinataire (comptabilité fournisseurs, acheteur, direction), les pièces à joindre, et si un appel téléphonique doit précéder l'email. 4. LE MESSAGE AU COMMERCIAL 5 lignes pour informer le commercial du compte avant le niveau 2, lui demander ce qu'il sait, et convenir de qui relance. 5. SI LE CLIENT RÉPOND Les 3 réponses les plus fréquentes (« on n'a pas reçu la facture », « il y a un problème sur la prestation », « on paie à 60 jours chez nous ») et pour chacune la réponse en 3 lignes qui garde le cap sur la date de paiement. Règles : ne cite aucune pénalité, aucun taux, aucun texte que je ne t'ai pas donnés dans nos conditions. N'annonce aucune action (mise en demeure, contentieux, suspension) sans que je l'aie indiquée comme possible. Le ton monte d'un niveau à l'autre, jamais au-delà du factuel. Si une information de la créance manque (numéro de facture, montant, échéance, contact), laisse [À COMPLÉTER] à sa place dans les emails.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Une facture en retard de 45 jours, un client important, et une relance écrite à la va-vite qui est soit trop molle pour être lue, soit trop dure pour la relation. Ici, le comptable ou le credit manager obtient en dix minutes les trois niveaux de relance adaptés au dossier, ce qu'il faut joindre, à qui écrire, et le message pour le commercial qui gère le compte.
À utiliser
- Quand une facture d'un client important dépasse l'échéance et qu'il faut relancer sans abîmer la relation.
- Pour préparer d'un coup toute la séquence d'un dossier, du rappel courtois au dernier avis avant mise en demeure.
- Quand le client a déjà répondu « facture non reçue » ou « on paie à 60 jours » et qu'il faut garder le cap sur une date.
À éviter
- Pour trier chaque semaine une balance âgée entière : l'agent « Vigie du recouvrement et des créances clients » est plus adapté.
- Si le client conteste la prestation : traitez d'abord le litige, une relance ne le règlera pas.
- Pour rédiger la mise en demeure elle-même ou engager une procédure, qui relèvent de votre juridique ou d'un avocat.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Le niveau 3 cite des pénalités ou un taux qui ne figurent ni dans vos CGV ni dans le contrat.
Relance à envoyer :
Retire du niveau 3 toute pénalité, tout taux ou tout texte que je ne t'ai pas donné. Reprends uniquement mes conditions, mot pour mot.
Les trois niveaux se ressemblent : le ton ne monte pas vraiment d'une relance à l'autre.
Relance à envoyer :
Différencie nettement les trois niveaux : le premier suppose l'oubli, le deuxième cite la relance précédente et le contrat, le troisième fixe une date et annonce la suite.
Le dernier avis annonce une suspension ou un contentieux que vous n'avez pas prévu d'engager.
Relance à envoyer :
Supprime toute action que je n'ai pas indiquée comme possible. Le dernier avis doit rester factuel et ne rien annoncer que nous ne ferons pas.
Questions fréquentes
Quand relancer une facture impayée ?
Un premier rappel courtois peut partir quelques jours après l'échéance, en supposant l'oubli. Une relance plus ferme suit généralement après deux à quatre semaines, puis un dernier avis avant mise en demeure. Avant chaque envoi, vérifiez que la facture a été reçue par le bon service et qu'aucun litige n'est en cours.
Quelles pénalités appliquer pour un retard de paiement entre professionnels ?
En France, entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sont prévues par le Code de commerce et doivent figurer dans vos conditions. Le taux applicable est celui fixé par vos CGV ou votre contrat, dans le cadre légal. Faites vérifier vos clauses par votre juridique.
À quel moment passer de la relance amiable à la mise en demeure ?
Quand les relances amiables, puis fermes, sont restées sans réponse ou sans engagement de date tenu. La mise en demeure est un acte formel, souvent envoyé en recommandé avec accusé de réception, qui somme le client de payer dans un délai précis et prépare un éventuel recouvrement contentieux. Vérifiez avant l'envoi le montant, l'échéance et les conditions générales applicables.