RESSOURCE PRINCIPALE
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Voici une créance en retard. Prépare la séquence de relances adaptée à ce dossier. La créance : [numéro de facture, montant, date d'échéance, jours de retard, objet de la prestation ou de la livraison] Le client : [nom, importance pour nous, historique de paiement, contact habituel en comptabilité et interlocuteur commercial chez lui] Ce qui s'est déjà passé : [relances déjà envoyées et leurs dates, réponses obtenues, litige connu ou non, engagement de paiement pris] Nos conditions : [pénalités de retard et indemnité prévues au contrat ou aux CGV, escompte, délai de paiement convenu] Le commercial en charge du compte chez nous : [nom ou fonction] Produis : 1. LE DIAGNOSTIC En 4 lignes : la cause probable du retard d'après le dossier (oubli, circuit de validation, litige non exprimé, difficulté de trésorerie, facture non conforme à leur processus), le niveau de relance où nous en sommes, et le risque pour la relation ou pour l'encaissement. Si un élément suggère un litige, dis-le : une relance ne règle pas un litige. 2. LA VÉRIFICATION AVANT DE RELANCER La liste des points à contrôler avant d'envoyer quoi que ce soit : facture bien reçue et au bon destinataire, bon de commande ou référence exigée par le client présente, prestation livrée et acceptée, avoir en attente, encaissement non lettré chez nous. 3. LES TROIS NIVEAUX DE RELANCE, prêts à envoyer - Niveau 1, rappel courtois (J+5 à J+10) : suppose l'oubli, 6 lignes, facture jointe, demande une date de paiement. - Niveau 2, relance ferme (J+15 à J+30) : rappelle la relance précédente, cite les conditions contractuelles, demande un règlement sous 8 jours ou une explication, propose un contact téléphonique. 8 lignes. - Niveau 3, dernier avis avant mise en demeure (J+30 et plus) : factuel, mentionne les pénalités et l'indemnité forfaitaire si elles sont prévues dans ce que je t'ai donné, fixe une date, annonce la suite (mise en demeure, suspension des livraisons si c'est notre pratique). 8 lignes, sans menace non tenable. Pour chaque niveau : l'objet de l'email, le destinataire (comptabilité fournisseurs, acheteur, direction), les pièces à joindre, et si un appel téléphonique doit précéder l'email. 4. LE MESSAGE AU COMMERCIAL 5 lignes pour informer le commercial du compte avant le niveau 2, lui demander ce qu'il sait, et convenir de qui relance. 5. SI LE CLIENT RÉPOND Les 3 réponses les plus fréquentes (« on n'a pas reçu la facture », « il y a un problème sur la prestation », « on paie à 60 jours chez nous ») et pour chacune la réponse en 3 lignes qui garde le cap sur la date de paiement. Règles : ne cite aucune pénalité, aucun taux, aucun texte que je ne t'ai pas donnés dans nos conditions. N'annonce aucune action (mise en demeure, contentieux, suspension) sans que je l'aie indiquée comme possible. Le ton monte d'un niveau à l'autre, jamais au-delà du factuel.