Ce que cela vous fait gagner
Actualiser un forecast, c'est collecter les hypothèses de chacun, les injecter, recalculer et expliquer ce qui a bougé. La mécanique se répète chaque mois ; ici elle est faite, et votre temps va aux arbitrages sur les variations qui comptent.
Métier : Finance · Thème : Prévision Temps : ◷ environ 1 h de votre temps · 3 à 6 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : Excel · extractions ERP
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Forecast actualisé.xlsx : le modèle mis à jour avec le réalisé et les nouvelles hypothèses, sur la structure du forecast précédent
- Note de variations.docx : chaque variation significative expliquée : ce qui a changé, pourquoi (hypothèse ou réalisé), et l'impact sur l'atterrissage
- Points d'arbitrage.docx : les hypothèses contradictoires ou fragiles qui nécessitent une décision, avec les scénarios chiffrés
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Le forecast précédent au format Excel (il sert de structure)
- [ ] Le réalisé du dernier mois clos
- [ ] Les hypothèses actualisées des contributeurs, même sous forme d'emails ou de notes
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez le forecast précédent, le réalisé du mois et les hypothèses actualisées des contributeurs dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[horizon]` : le forecast produit, par exemple « atterrissage 2026, actualisation d'octobre »
- `[nom du dossier]` : le dossier contenant forecast précédent, réalisé et hypothèses
- `[seuil]` : la variation qui mérite une explication, par exemple « 100 k€ »
Le texte à copier-coller
MISSION Actualise le forecast [horizon] à partir du dossier [nom du dossier] : forecast précédent, réalisé du mois, hypothèses actualisées des contributeurs. ÉTAPES 1. INVENTAIRE : liste les hypothèses reçues contre la liste des lignes du forecast. Signale les lignes sans hypothèse actualisée (elles resteront sur l'hypothèse précédente, marquée comme telle) et les hypothèses contradictoires entre contributeurs. 2. INTÉGRATION : construis "Forecast actualisé.xlsx" sur la structure du précédent : réalisé à date, nouvelles hypothèses, atterrissage recalculé. Chaque cellule modifiée garde la trace de sa source (contributeur ou réalisé). 3. VARIATIONS : dans "Note de variations.docx", explique chaque variation d'atterrissage supérieure à [seuil] : la ligne, le montant, la cause (réalisé différent ou hypothèse changée), la source. 4. ARBITRAGES : isole dans "Points d'arbitrage.docx" les hypothèses contradictoires ou non documentées, avec pour chacune les scénarios chiffrés (si hypothèse A, atterrissage X ; si B, atterrissage Y). 5. CONTRÔLE : vérifie que les totaux bouclent, que le réalisé intégré correspond aux extractions, et qu'aucune formule du modèle n'a été écrasée par une valeur en dur non signalée. RÈGLES - Aucune hypothèse n'est créée : une ligne sans mise à jour garde l'ancienne hypothèse, explicitement marquée "non actualisée". - Les contradictions entre contributeurs sont montrées, jamais moyennées ni arbitrées. - Tout chiffre du forecast est traçable vers une source du dossier. - Le fichier du forecast précédent n'est jamais modifié.