L’essentiel
Métier : Finance · Thème : Contrôle de gestion et reporting
Livrables : Consolidé budgétaire [année].xlsx, Notes d'arbitrage par direction.docx, Support du comité budgétaire.pptx, Anomalies et hypothèses.xlsx
Votre temps : environ 2 h · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Consolidé budgétaire [année].xlsx : toutes les demandes ramenées à la nomenclature commune, par direction et par nature, avec l'écart au cadrage, au réalisé N-1 et à l'atterrissage N, et une colonne qui trace la ligne d'origine de chaque montant
- Notes d'arbitrage par direction.docx : pour chaque direction : ce qui est demandé, ce qui est justifié par un document ou un engagement, ce qui est reportable sans risque identifié, ce qui manque pour trancher, et les questions à poser au directeur
- Support du comité budgétaire.pptx : la vue d'ensemble, les écarts au cadrage par direction, les arbitrages proposés avec leur montant et les points à décider en séance
- Anomalies et hypothèses.xlsx : les fichiers hors format, les lignes non affectables, les doublons entre directions, les hypothèses de conversion retenues
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- Les demandes budgétaires de chaque direction au format fichier (Excel, quel que soit le modèle), dans un dossier unique, une direction par fichier
- Le réalisé N-1 et l'atterrissage de l'année en cours, à la même nomenclature que le budget cible
- La note de cadrage de la direction générale (enveloppe globale, règles par nature de dépense, priorités) et la nomenclature budgétaire
- Un environnement validé par la DSI
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; Les demandes budgétaires de chaque direction au format fichier (Excel, quel que soit le modèle), dans un dossier unique, une direction par fichier ; Le réalisé N-1 et l'atterrissage de l'année en cours, à la même nomenclature que le budget cible ; La note de cadrage de la direction générale (enveloppe globale, règles par nature de dépense, priorités) et la nomenclature budgétaire ; Un environnement validé par la DSI, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [année], [nom du dossier], [cadrage], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la décision sur l'affectation des lignes qui ne correspondent à aucune rubrique de la nomenclature et le traitement des directions dont le fichier est incomplet ou hors format. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Consolidé budgétaire [année].xlsx, Notes d'arbitrage par direction.docx, Support du comité budgétaire.pptx, Anomalies et hypothèses.xlsx dans le sous-dossier « Budget [année] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 2 h de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [année] : l'exercice budgété, par exemple « 2027 »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient les demandes, le réalisé, le cadrage et la nomenclature
- [cadrage] : la règle globale de la direction générale, par exemple « +2 % par rapport à l'atterrissage 2026, masse salariale exclue »
Le texte à copier-coller
MISSION Construis le budget [année] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : les demandes budgétaires de chaque direction, le réalisé N-1, l'atterrissage de l'année en cours, la note de cadrage ([cadrage]) et la nomenclature budgétaire. Si un consolidé d'une itération précédente est présent, pars de lui et ne retraite que les fichiers modifiés. ÉTAPES 1. NORMALISATION : ramène chaque demande à la nomenclature commune (direction, nature, rubrique, montant, justification fournie). Trace pour chaque montant le fichier, l'onglet et la ligne d'origine. Liste les lignes non affectables, les fichiers incomplets ou hors format, les doublons apparents, et STOP 1 : demande-moi comment les traiter avant de consolider. 2. CONSOLIDATION : construis le consolidé par direction et par nature, avec l'écart au cadrage, au réalisé N-1 et à l'atterrissage N, en montant et en pourcentage. 3. INSTRUCTION : pour chaque direction, classe chaque demande en "justifiée" (document, contrat ou engagement cité), "à documenter" (aucune pièce), "reportable" (aucun risque ni engagement identifié dans les pièces) ou "hors cadrage". Note ce qui manque pour trancher et les questions à poser au directeur. 4. ARBITRAGES : propose les arbitrages nécessaires pour revenir au cadrage, direction par direction, du moins risqué au plus sensible, avec le montant et la justification. 5. SUPPORT : prépare le support du comité : vue d'ensemble, écarts par direction, arbitrages proposés, points à décider en séance. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Budget [année]" (s'il existe déjà, crée dedans un sous-dossier daté pour cette itération) avec "Consolidé budgétaire [année].xlsx", "Notes d'arbitrage par direction.docx", "Support du comité budgétaire.pptx" et "Anomalies et hypothèses.xlsx". 7. SYNTHÈSE : termine par l'écart global au cadrage, les 5 arbitrages les plus lourds et les informations à obtenir avant le comité. RÈGLES - Aucun montant modifié ni estimé : une demande incomplète est signalée, jamais complétée. - Une demande n'est "justifiée" que si une pièce du dossier la soutient ; sinon elle est "à documenter". - Les arbitrages sont des propositions au comité, pas des décisions ; formule-les toujours avec leur contrepartie (ce qui ne sera pas fait). - Ne modifie aucun fichier de direction. - Rien n'est diffusé aux directions : les notes d'arbitrage et le support restent des brouillons jusqu'à ta relecture.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le contrôleur de gestion consolide quarante fichiers de directions au format libre, puis doit expliquer chaque écart au comité budgétaire, et recommencer à chaque itération. Ici, vous validez les correspondances entre les formats et les règles d'arbitrage ; la normalisation, la consolidation, les écarts au cadrage et au réalisé, les notes d'arbitrage et le support sont faits, et la même configuration se rejoue à l'itération suivante.
À utiliser
- Quand chaque direction a rendu sa demande budgétaire dans son propre modèle Excel et qu'il faut tout ramener à une nomenclature commune.
- Entre deux itérations budgétaires, pour ne retraiter que les fichiers modifiés et relancer les arbitrages.
- Pour préparer un comité budgétaire où la direction générale attend des propositions chiffrées, direction par direction.
À éviter
- Pour discuter le budget d'une seule direction avec son responsable : utilisez le prompt « Préparer une revue budgétaire avec un opérationnel ».
- Si les demandes ne sont pas encore collectées : la mission consolide des fichiers, elle ne remplace pas la collecte auprès des directions.
- Pour une réestimation infra-annuelle déjà intégrée à votre outil de pilotage budgétaire : son module de prévision sera plus fiable.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une ligne du consolidé n'indique pas le fichier, l'onglet et la ligne d'origine du montant.
Relance à envoyer :
Complète la colonne de traçabilité du consolidé pour chaque montant (fichier, onglet, ligne) et liste dans les anomalies ceux que tu ne peux pas tracer.
Une demande est classée « justifiée » alors qu'aucune pièce du dossier ne la soutient.
Relance à envoyer :
Reprends le classement : une demande n'est « justifiée » que si tu peux citer la pièce qui la soutient ; reclasse les autres en « à documenter ».
Les arbitrages proposés ne disent pas ce qui ne sera pas fait.
Relance à envoyer :
Pour chaque arbitrage, ajoute sa contrepartie concrète, c'est-à-dire ce que la direction ne fera pas, et classe-les du moins risqué au plus sensible.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes de construction d'un budget annuel ?
La direction générale fixe d'abord un cadrage (enveloppe, priorités, règles par nature de dépense). Les directions transmettent leurs demandes, que le contrôle de gestion consolide et compare au réalisé et à l'atterrissage. Viennent ensuite les arbitrages, le comité budgétaire, puis la notification des budgets validés.
Qu'est-ce qu'une note de cadrage budgétaire ?
C'est le document par lequel la direction générale fixe les règles du jeu avant la collecte : enveloppe globale, hypothèses communes (inflation, effectifs, change), priorités et règles par nature de dépense. Elle sert de référence pour mesurer les écarts de chaque demande et fonder les arbitrages.
Comment présenter des arbitrages budgétaires à un comité ?
Partez de la vue d'ensemble et de l'écart global au cadrage, puis présentez les écarts par direction. Pour chaque arbitrage, donnez le montant, la justification et la contrepartie, c'est-à-dire ce qui ne sera pas fait. Terminez par les points qui doivent être tranchés en séance.