Ce que cela vous fait gagner
Préparer un comité (collecter les contributions, relancer, assembler le dossier, repérer les incohérences) prend 1 à 2 jours à celui qui en a la charge. Ici, 30 minutes de validation, et le comité s'ouvre sur les arbitrages au lieu de s'enliser dans les tours de table.
Métier : Direction · Thème : Comité Temps : ◷ environ 30 min de votre temps · 2 à 4 h au total (l'IA travaille, vous validez) Outil : Claude Cowork, ChatGPT (mode Agent) ou Microsoft Copilot · Sources : Microsoft 365 (ou votre espace documentaire)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork (aussi appelé « mode agent ») est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail : elle lit vos fichiers, produit des documents et vous demande validation aux moments clés, au lieu de répondre message par message. Vous le trouvez dans Claude (application de bureau, onglet Cowork), dans ChatGPT (mode Agent) ou dans Microsoft Copilot (agents). La seule chose à savoir faire : lui donner accès à un dossier de fichiers. Le pas à pas ci-dessous vous guide.
Ce que vous obtenez
- Dossier comité.docx : par sujet, le contexte en 5 lignes, la décision demandée en une phrase, les options et la source
- Décisions attendues.xlsx : la liste des arbitrages du jour et les décisions passées restées sans suivi
- Relances.docx : les messages prêts à envoyer aux directions dont la contribution manque
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- [ ] Un dossier unique contenant les contributions déjà déposées (une contribution = un fichier)
- [ ] L'ordre du jour prévisionnel et les comptes rendus des 2 ou 3 derniers comités
- [ ] La liste des directions attendues (pour repérer les contributions manquantes)
Pas à pas
1. Ouvrez votre outil. - *Claude* : ouvrez l'application de bureau Claude, puis l'onglet Cowork. - *ChatGPT* : ouvrez ChatGPT et activez le mode Agent dans le sélecteur de mode. - *Copilot* : ouvrez Microsoft 365 Copilot et sélectionnez un agent capable de lire vos fichiers. 2. Donnez accès à vos fichiers. Rassemblez les contributions des directions, l'ordre du jour prévisionnel et les comptes rendus des comités précédents dans un seul dossier. - *Claude Cowork* : sélectionnez ce dossier comme dossier de travail au lancement de la session. - *ChatGPT* : joignez les fichiers à la conversation ou connectez votre espace de stockage (Drive, SharePoint) dans les paramètres. - *Copilot* : vérifiez que l'agent a accès à l'emplacement SharePoint ou OneDrive du dossier. 3. Personnalisez le texte. Dans le bloc « Le texte à copier-coller » ci-dessous, remplacez les 3 champs entre crochets (ils sont listés juste au-dessus du bloc). 4. Collez et envoyez. Copiez tout le bloc avec le bouton Copier, collez-le dans la zone de message de votre outil, envoyez. 5. Laissez travailler, puis validez. L'IA avance seule et s'arrête aux points de validation prévus. Répondez à ses questions, puis relisez chaque livrable avant toute diffusion. Rien ne part sans vous.
À personnaliser avant d'envoyer
- `[date]` : la date du comité à préparer
- `[nom du dossier du comité]` : le nom exact du dossier que vous avez connecté
- `[nom du responsable]` : la personne qui valide relances et dossier avant diffusion
Le texte à copier-coller
MISSION
Prépare le comité de direction du [date] à partir du dossier
[nom du dossier du comité], qui contient : les contributions
déposées par les directions, l'ordre du jour prévisionnel, les
comptes rendus des comités précédents.
ÉTAPES
1. COLLECTE : inventorie les contributions reçues contre la liste
des directions attendues. Pour chaque manquante, prépare le
message de relance (à valider, pas à envoyer).
2. LECTURE CROISÉE : repère entre les contributions les chiffres
contradictoires, les demandes concurrentes (deux directions qui
réclament le même budget ou la même ressource) et les sujets
qui se recouvrent. Chaque constat cite ses deux sources.
3. SUIVI DES DÉCISIONS : reprends les décisions des comités
précédents et vérifie dans les contributions ce qui en est dit.
Décision sans nouvelle = "sans suivi documenté", à l'ordre du
jour.
4. ORDRE DU JOUR : construis-le en classant par nature : décisions
à prendre d'abord (avec le temps nécessaire), points d'alerte
ensuite, informations en fin ou en annexe. Un sujet sans
décision ni alerte va en annexe.
5. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Comité du [date]" avec :
- "Dossier comité.docx" : par sujet : le contexte en 5 lignes,
LA DÉCISION DEMANDÉE en une phrase, les options si la
contribution les donne, la source,
- "Décisions attendues.xlsx" : la liste des arbitrages du jour
+ les décisions passées sans suivi,
- "Relances.docx" : les messages préparés pour les
contributions manquantes.
6. CONTRÔLE : vérifie que chaque sujet en "décision" contient
réellement de quoi décider. Sinon, marque-le "dossier
insuffisant : reporter ou compléter".
RÈGLES
- Tu n'envoies rien : relances et dossier partent après validation
de [nom du responsable].
- Une contribution manquante se signale, elle ne se reconstitue
jamais à partir d'anciens documents.
- Les tensions entre directions se décrivent par les faits (les
deux chiffres, les deux demandes), sans qualification.
- Ne modifie aucune contribution source.