Ce que cela vous fait gagner
Le comité de direction est outillé, pas l'instance au-dessus, qui demande un tout autre niveau de dossier : des points instruits avec options et recommandation, un suivi rigoureux des décisions passées, un procès-verbal irréprochable. Ici, vous validez l'ordre du jour et la recommandation de chaque point ; l'instruction à partir des dossiers des contributeurs, le suivi des décisions antérieures et le projet de procès-verbal sont faits.
Métier : Direction · Thème : Gouvernance Temps : ◷ environ 2 h de votre temps · 4–8 h de travail de l'IA, en deux sessions Outil : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral) · Sources : fichiers exportés : [ ] L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ; [ ] Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ; [ ] Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ; [ ] Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur)
Première fois avec un mode Cowork ?
Un mode Cowork est une IA qui enchaîne elle-même les étapes d'un travail au lieu de répondre message par message. Chaque outil a le sien : la bascule « Cowork » de Claude (application de bureau ou claude.ai), l'onglet « Cowork » de Microsoft 365 Copilot (licence requise), le mode « Work » de ChatGPT (Business ou Enterprise) et le mode « Work » de Vibe. La seule chose à savoir faire : lui donner accès à vos fichiers, par un dossier ou par pièces jointes. Le pas à pas ci-dessous vous guide, outil par outil.
Les noms de menus sont donnés tels qu'ils apparaissent dans les interfaces en anglais, les plus répandues en entreprise ; dans une interface en français, ils sont traduits littéralement (New task devient Nouvelle tâche).
Ce que vous obtenez
- Dossier de séance.docx : pour chaque point de l'ordre du jour : le contexte en une page, les options avec leurs conséquences, la recommandation de la direction, la décision demandée formulée pour le vote, les annexes citées
- Suivi des décisions antérieures.xlsx : chaque décision des séances précédentes, son responsable, son échéance, son état d'après les dossiers du trimestre, et ce qu'il faut dire à l'instance
- Projet de procès-verbal.docx : la trame du procès-verbal conforme aux statuts : présents, quorum, points, débats à compléter, résolutions formulées, votes à renseigner
- Questions probables des administrateurs.docx : pour chaque point : les questions que l'instance posera d'après les débats passés et le reporting, avec la réponse préparée et sa source
Ce qu'il vous faut avant de commencer
[ ] L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon [ ] Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises [ ] Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) [ ] Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur)
Pas à pas
Choisissez votre outil et suivez uniquement son bloc. Les quatre font la même chose : lire vos fichiers, enchaîner les étapes du brief, s'arrêter aux points de validation, produire les livrables. Comptez une session d'une à deux heures ; les missions annoncées à plus de trois heures se découpent en deux sessions, en reprenant la conversation.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ;
[ ]Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ;[ ]Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ;[ ]Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur) dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[instance],[nom du dossier],[date de séance], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape ORDRE DU JOUR et vous demande de confirmer les points, l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et le contributeur responsable, avant d'instruire. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Dossier de séance, Suivi des décisions antérieures, Projet de procès-verbal, Questions probables des administrateurs sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] »). Relisez-les avant toute diffusion.
4–8 h · 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez ChatGPT avec votre compte professionnel. En haut de l'écran, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work, puis sur « New chat » : la page affiche « What should we work on? » et la zone « Work on anything ».
Cliquez sur « + » › « Add photos & files » (ou sur le chip « Files » sous la zone) pour joindre [ ] L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ;
[ ]Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ;[ ]Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ;[ ]Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur) (jusqu'à 20 fichiers par message). Si ces fichiers sont dans SharePoint, OneDrive ou Google Drive : barre latérale › « Plugins », connectez l'application, puis activez-la avec le chip « Plugins » sous la zone. Pour retrouver fichiers et consignes d'une fois sur l'autre, rattachez la conversation à un projet avec le chip « Project » (un projet partagé désactive le mode Work : gardez-le personnel).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Work on anything », remplacez les 3 champs
[instance],[nom du dossier],[date de séance], puis envoyez avec la flèche. Le sélecteur en bas à droite (« GPT-5.6 Sol Light » par défaut) ouvre un curseur « Power » : laissez-le tel quel, ou montez d'un cran pour une mission longue.ChatGPT s'arrête dès l'étape ORDRE DU JOUR et vous demande de confirmer les points, l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et le contributeur responsable, avant d'instruire. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation. ChatGPT demande confirmation avant toute action d'écriture dans une application connectée (envoi, suppression, déplacement) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite et affiche sa progression étape par étape. Vous pouvez le laisser travailler et revenir plus tard dans la même conversation.
À la fin, Dossier de séance, Suivi des décisions antérieures, Projet de procès-verbal, Questions probables des administrateurs apparaissent dans la conversation avec un lien de téléchargement et sont rangés dans « Library » : téléchargez-les et rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] »), puis relisez-les avant toute diffusion.
4–8 h · 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Claude. En haut de la barre latérale, restez sur « Chat and Cowork » et cliquez sur « New ». Dans la zone de saisie, cliquez sur « Cowork » dans la bascule Chat | Cowork : la page devient « New task » et la zone affiche « Type / for skills ».
Sur l'application de bureau : cliquez sur « + » › « Add folder » et choisissez le dossier qui contient
[ ]L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ;[ ]Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ;[ ]Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ;[ ]Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur) ; c'est aussi là que Claude écrira les livrables. Sur claude.ai : « + » › « Devices » pour utiliser un dossier de l'ordinateur relié (l'application de bureau doit rester ouverte), ou « + » › « Add files or photos » pour joindre les fichiers ; les livrables sont alors proposés en téléchargement.Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone « Type / for skills », remplacez les 3 champs
[instance],[nom du dossier],[date de séance], puis validez avec Entrée. Le sélecteur de modèle et d'effort (par exemple « Opus 5 High ») peut rester tel quel. Sous la zone, le bouton « Manual » (« Manually approve ») fait que Claude demande votre accord avant chaque action : gardez-le pour une première mission.Claude s'arrête dès l'étape ORDRE DU JOUR et vous demande de confirmer les points, l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et le contributeur responsable, avant d'instruire. Répondez-lui dans la conversation ; il reprend seul la suite. Acceptez au passage les demandes d'autorisation de lecture ou d'écriture qu'il affiche. La tâche reste visible dans la colonne « Active » à droite et dans « Chats and tasks » avec une pastille non lue.
À la fin, ouvrez votre dossier : Dossier de séance, Suivi des décisions antérieures, Projet de procès-verbal, Questions probables des administrateurs sont dans le sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] » créé dans votre dossier. Sur claude.ai sans dossier relié, téléchargez-les depuis la conversation. Relisez-les avant toute diffusion.
4–8 h · 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Vibe (chat.mistral.ai). En haut de la barre latérale, cliquez sur « Work » dans la bascule Chat | Work | Code, puis sur « New Chat » : la page vous demande ce qu'il y a à faire (« what needs doing? ») et affiche la zone « Type / for quick access ».
Cliquez sur « + » à gauche de la zone, puis « Upload Files » pour joindre
[ ]L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ;[ ]Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ;[ ]Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ;[ ]Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur) (plusieurs fichiers ou un dossier entier). Si ces fichiers sont dans une application (SharePoint, Google Drive, Slack…) : « Context » › « Connectors » › « Add connector » › « Marketplace » › « Connect ». Pour réutiliser votre trame d'une fois sur l'autre, rangez-la dans une bibliothèque (« + » › « Libraries ») ; pour vos règles, créez une skill (« + » › « Skills »).Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans la zone de saisie, remplacez les 3 champs
[instance],[nom du dossier],[date de séance], puis envoyez. « Fast » convient ; choisissez « Think » pour une mission longue.Vibe s'arrête dès l'étape ORDRE DU JOUR et vous demande de confirmer les points, l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et le contributeur responsable, avant d'instruire. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche. Vibe affiche la liste de ses étapes (« todos ») à droite et demande votre approbation avant toute action sensible : « Continue » (cette fois), « Always allow » ou « Decline » ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Le carré noir arrête la tâche.
À la fin, Dossier de séance, Suivi des décisions antérieures, Projet de procès-verbal, Questions probables des administrateurs sont proposés en téléchargement ou ouverts dans le Canvas. Si un fichier n'arrive pas au format attendu, demandez « exporte-le en .docx » (ou .xlsx, .pptx) ou copiez le contenu depuis le Canvas ; rangez-les dans votre dossier (sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] »), puis relisez-les avant toute diffusion. Traitez les sorties comme des brouillons : vérifiez chiffres, dates, noms et références.
4–8 h · 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (application ou m365.cloud.microsoft). En haut de la barre latérale, cliquez sur l'onglet « Cowork » (à côté de « Chat »), puis sur « New task ». Sous la zone « Start a task... », laissez le modèle sur « Auto » et l'effort sur « Medium » (curseur « Faster / Smarter » : un cran plus haut pour une mission longue, plus lent et plus de crédits).
Déposez d'abord [ ] L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ;
[ ]Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ;[ ]Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ;[ ]Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels (Team ou Enterprise chez chaque éditeur) dans un dossier OneDrive ou SharePoint auquel vous avez accès. Dans la zone de tâche, cliquez sur « + » › « Attach cloud files and folders » (OneDrive, SharePoint, Teams) et sélectionnez ce dossier. Pour des fichiers locaux : « + » › « Upload images and files » (moins de 200 Mo par fichier). Pour ajouter des mails, des personnes ou des réunions : « + » › « Add work context ».Copiez le bloc « Le texte à copier-coller » avec le bouton « Copier », collez-le dans « Start a task... », remplacez les 3 champs
[instance],[nom du dossier],[date de séance], puis envoyez.Copilot s'arrête dès l'étape ORDRE DU JOUR et vous demande de confirmer les points, l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et le contributeur responsable, avant d'instruire. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard. Copilot affiche sa progression dans le panneau « Details » › « Steps » et demande votre accord avant toute action sensible (« Approve », ou « Approve & don't ask again » pour ne plus être sollicité sur la même action) ; répondez-lui dans la conversation, il reprend seul la suite. Vous pouvez mettre la tâche en pause et la reprendre plus tard.
À la fin, Dossier de séance, Suivi des décisions antérieures, Projet de procès-verbal, Questions probables des administrateurs sont dans « Details » › « Output » : téléchargez-les un par un ou avec « Download All », puis rangez-les dans votre dossier OneDrive ou SharePoint (sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] »). Relisez-les avant toute diffusion.
4–8 h · 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions
Chemins vérifiés le 5 septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
À personnaliser avant d'envoyer
`[instance]` : le nom de l'instance, par exemple « conseil d'administration » ou « comité stratégique » `[nom du dossier]` : le dossier qui contient l'ordre du jour, les dossiers des contributeurs, le reporting et les procès-verbaux `[date de séance]` : la date de la séance, par exemple « 18 décembre 2026 »
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la séance du [instance] du [date de séance] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : l'ordre du jour, le dossier de chaque contributeur, le reporting de gestion du trimestre, les procès-verbaux précédents et les statuts ou le règlement intérieur. ÉTAPES 1. ORDRE DU JOUR : liste les points, l'objectif de chacun (information, débat, décision), le contributeur et la complétude de son dossier. Signale les points sans dossier ou dont l'objectif n'est pas clair et arrête-toi : demande-moi de confirmer avant d'instruire. 2. SUIVI : reprends chaque décision des séances précédentes et établis son état d'après les dossiers et le reporting du trimestre : réalisée, en cours, en retard, sans trace. Rédige pour chacune la phrase à dire à l'instance. 3. INSTRUCTION : pour chaque point de décision, rédige le contexte en une page, les options envisageables avec leurs conséquences (financières, opérationnelles, juridiques, calendaires) telles que les dossiers les documentent, la recommandation de la direction et la décision demandée formulée comme une résolution soumise au vote. Pour les points d'information, une page de synthèse avec les chiffres du reporting. 4. QUESTIONS : pour chaque point, les questions probables de l'instance d'après les débats des procès-verbaux précédents et les écarts visibles dans le reporting, avec la réponse préparée et sa source. 5. PROCÈS-VERBAL : prépare la trame conforme aux statuts : présents et quorum à renseigner, chaque point avec l'espace du débat, les résolutions déjà rédigées, les votes à compléter. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Séance [instance] [date de séance]" avec "Dossier de séance.docx", "Suivi des décisions antérieures.xlsx", "Projet de procès-verbal.docx" et "Questions probables des administrateurs.docx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 décisions les plus lourdes de la séance et les informations manquantes à obtenir avant l'envoi de la convocation. RÈGLES - Chaque chiffre et chaque option cite le dossier du contributeur ou le reporting ; rien n'est ajouté qui ne soit dans les documents. - La recommandation est celle des dossiers de la direction : si un dossier n'en formule pas, écris "recommandation à formuler". - Les résolutions suivent les formules des procès-verbaux précédents et les règles des statuts. - Ne modifie aucun document source.