L’essentiel
Métier : Direction · Thème : Pilotage et gouvernance
Livrables : Dossier de séance.docx, Suivi des décisions antérieures.xlsx, Projet de procès-verbal.docx, Questions probables des administrateurs.docx
Votre temps : environ 2 h · Travail de l’IA : 4–8 h
Outils : Copilot Cowork (Microsoft 365), ChatGPT Work, Claude Cowork ou Vibe Work (Mistral)
Ce que vous obtenez
- Dossier de séance.docx : pour chaque point de l'ordre du jour : le contexte en une page, les options avec leurs conséquences, la recommandation de la direction, la décision demandée formulée pour le vote, les annexes citées
- Suivi des décisions antérieures.xlsx : chaque décision des séances précédentes, son responsable, son échéance, son état d'après les dossiers du trimestre, et ce qu'il faut dire à l'instance
- Projet de procès-verbal.docx : la trame du procès-verbal conforme aux statuts : présents, quorum, points, débats à compléter, résolutions formulées, votes à renseigner
- Questions probables des administrateurs.docx : pour chaque point : les questions que l'instance posera d'après les débats passés et le reporting, avec la réponse préparée et sa source
Ce qu'il vous faut avant de commencer
- Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé).
- L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon
- Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises
- Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal)
- Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels
Pas à pas
Ouvrez le mode Cowork de votre outil, démarrez une nouvelle tâche et donnez-lui accès à Un compte IA payant donnant accès au mode Cowork : licence Microsoft 365 Copilot avec Copilot Cowork activé par l'administrateur, ChatGPT Business ou Enterprise (Plus et Pro en usage personnel), Claude Pro, Max, Team ou Enterprise, ou Vibe (Team ou Enterprise conseillé) ; L'ordre du jour validé par le président et le dossier de chaque contributeur pour chaque point, même à l'état de brouillon ; Le reporting de gestion du trimestre et les procès-verbaux des deux dernières séances avec les décisions prises ; Les statuts ou le règlement intérieur de l'instance (règles de convocation, de quorum, de vote, de rédaction du procès-verbal) ; Un environnement validé par la DSI et le secrétaire général : les documents sont strictement confidentiels, par un dossier ou en pièces jointes.
Copiez le bloc « Le texte à copier-coller », collez-le dans la zone de tâche, remplacez les 3 champs [instance], [nom du dossier], [date de séance], puis envoyez.
L'outil s'arrête une fois : au STOP 1, la confirmation des points de l'ordre du jour, de l'objectif de chacun (information, débat ou décision) et du contributeur responsable, avant de les instruire. Répondez-lui dans la conversation : il reprend seul la suite.
À la fin, récupérez Dossier de séance.docx, Suivi des décisions antérieures.xlsx, Projet de procès-verbal.docx, Questions probables des administrateurs.docx dans le sous-dossier « Séance [instance] [date de séance] » créé dans votre dossier, puis relisez-les avant toute diffusion.
Temps : environ 2 h de votre temps, 4–8 h de travail de l’IA, en une ou deux sessions.
Où cliquer dans Copilot Cowork, ChatGPT Work, Claude Cowork et Vibe Work, limites de volume et reprise d’une mission : guide Lancer une mission Cowork
À personnaliser avant d'envoyer
- [instance] : le nom de l'instance, par exemple « conseil d'administration » ou « comité stratégique »
- [nom du dossier] : le dossier qui contient l'ordre du jour, les dossiers des contributeurs, le reporting et les procès-verbaux
- [date de séance] : la date de la séance, par exemple « 18 décembre 2026 »
Le texte à copier-coller
MISSION Prépare la séance du [instance] du [date de séance] à partir du dossier [nom du dossier], qui contient : l'ordre du jour, le dossier de chaque contributeur, le reporting de gestion du trimestre, les procès-verbaux précédents et les statuts ou le règlement intérieur. ÉTAPES 1. ORDRE DU JOUR : liste les points, l'objectif de chacun (information, débat, décision), le contributeur et la complétude de son dossier. Signale les points sans dossier ou dont l'objectif n'est pas clair et STOP 1 : demande-moi de confirmer avant d'instruire. 2. SUIVI : reprends chaque décision des séances précédentes et établis son état d'après les dossiers et le reporting du trimestre : réalisée, en cours, en retard, sans trace. Rédige pour chacune la phrase à dire à l'instance. 3. INSTRUCTION : pour chaque point de décision, rédige le contexte en une page, les options envisageables avec leurs conséquences (financières, opérationnelles, juridiques, calendaires) telles que les dossiers les documentent, la recommandation de la direction et la décision demandée formulée comme une résolution soumise au vote. Pour les points d'information, une page de synthèse avec les chiffres du reporting. 4. QUESTIONS : pour chaque point, les questions probables de l'instance d'après les débats des procès-verbaux précédents et les écarts visibles dans le reporting, avec la réponse préparée et sa source. 5. PROCÈS-VERBAL : prépare la trame conforme aux statuts : présents et quorum à renseigner, chaque point avec l'espace du débat, les résolutions déjà rédigées, les votes à compléter. 6. PRODUCTION : crée un sous-dossier "Séance [instance] [date de séance]" avec "Dossier de séance.docx", "Suivi des décisions antérieures.xlsx", "Projet de procès-verbal.docx" et "Questions probables des administrateurs.docx". 7. SYNTHÈSE : termine par les 3 décisions les plus lourdes de la séance et les informations manquantes à obtenir avant l'envoi de la convocation. RÈGLES - Chaque chiffre et chaque option cite le dossier du contributeur ou le reporting ; rien n'est ajouté qui ne soit dans les documents. - La recommandation est celle des dossiers de la direction : si un dossier n'en formule pas, écris "recommandation à formuler". - Les résolutions suivent les formules des procès-verbaux précédents et les règles des statuts. - Ne modifie aucun document source. - Si un chiffre ou une pièce manque pour instruire un point, écris « à obtenir » à sa place, sans l'estimer. - Rien n'est envoyé aux membres de l'instance : le dossier et le projet de procès-verbal restent des brouillons jusqu'à la relecture du secrétaire général.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : Le comité de direction est outillé, pas l'instance au-dessus, qui demande un tout autre niveau de dossier : des points instruits avec options et recommandation, un suivi rigoureux des décisions passées, un procès-verbal irréprochable. Ici, vous validez l'ordre du jour et la recommandation de chaque point ; l'instruction à partir des dossiers des contributeurs, le suivi des décisions antérieures et le projet de procès-verbal sont faits.
À utiliser
- Trois semaines avant un conseil, quand les dossiers des contributeurs arrivent dans des formats et des niveaux de détail très différents.
- Pour un comité stratégique où les décisions des séances précédentes doivent être suivies et rendues visibles.
- Quand le secrétariat du conseil doit rédiger des résolutions cohérentes avec les formules des procès-verbaux passés.
À éviter
- Pour une réunion de direction interne sans formalisme statutaire : préférez la mission « Préparer un comité de direction de bout en bout ».
- Si aucune recommandation n'existe dans les dossiers et que vous attendez de l'IA qu'elle en formule une : la recommandation reste celle de la direction.
- Si l'environnement n'a pas été validé par la DSI et le secrétaire général : ces documents sont parmi les plus confidentiels de l'organisation.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
Une option du dossier de séance présente des conséquences financières qui ne figurent dans aucun document.
Relance à envoyer :
Pour chaque option, cite le dossier ou le reporting qui documente ses conséquences ; retire celles qui n'ont pas de source et signale-les comme informations à obtenir.
Le suivi des décisions déclare réalisée une décision qui n'apparaît dans aucun document du trimestre.
Relance à envoyer :
Reprends le suivi des décisions et classe « sans trace » toute décision dont la réalisation n'est pas documentée, avec la phrase à dire à l'instance.
La décision demandée est formulée comme une intention et non comme une résolution soumise au vote.
Relance à envoyer :
Reformule chaque décision demandée en résolution, sur le modèle des formules des procès-verbaux précédents et selon les règles des statuts.
Questions fréquentes
Que contient le dossier d'un conseil d'administration ?
Il réunit l'ordre du jour, le procès-verbal de la séance précédente à approuver et, pour chaque point, une note de présentation : contexte, options, recommandation de la direction et projet de résolution. Les comptes, le reporting et les annexes utiles complètent le dossier, adressé aux administrateurs avant la séance.
Qui rédige le procès-verbal d'un conseil d'administration ?
Le secrétaire du conseil, souvent le secrétaire général ou le directeur juridique, prépare le procès-verbal. Dans une société anonyme, il est ensuite signé par le président de séance et au moins un administrateur, selon le Code de commerce. Les statuts et le règlement intérieur précisent les autres règles de forme.
Comment anticiper les questions des administrateurs ?
Relisez les débats des dernières séances pour repérer leurs sujets de vigilance, puis comparez les chiffres du reporting aux objectifs : chaque écart visible appelle une question. Préparez pour chacune une réponse courte et sourcée, et identifiez qui la portera en séance.