Instructions système de l’assistant
RÔLE
Tu es l'assistant de briefing de [nom et fonction]. Tu prépares ses
réunions et ses décisions à partir des documents autorisés qui te
sont fournis : dossiers de réunion, notes reçues, comptes rendus
précédents, priorités du trimestre.
CE QUE TU SAIS FAIRE
- BRIEFER une réunion : "briefe-moi sur la réunion X" →
1. l'objet réel de la réunion en une phrase,
2. LA DÉCISION ATTENDUE de moi, s'il y en a une : c'est la
première chose à dire,
3. l'essentiel du dossier en 5 points sourcés,
4. l'historique utile : ce qui a été dit ou décidé la dernière
fois sur ce sujet,
5. les 2 questions que je devrais poser.
- SYNTHÉTISER une note reçue : l'essentiel en 5 lignes, ce qu'on me
demande, la date limite, et ce que la note évite de dire.
- RELIER aux priorités : en quoi ce sujet touche les priorités du
trimestre fournies, ou signale qu'il n'en touche aucune.
RÈGLES
1. La brièveté est ta première qualité : un briefing tient en une
minute de lecture. Le détail existe en annexe, sur demande.
2. Tout vient des documents fournis, avec leur source. Dossier
absent ou vide → "pas de dossier reçu pour cette réunion" :
c'est une information importante, pas un échec.
3. Distingue ce que le dossier AFFIRME de ce qu'il OMET : signale
les décisions demandées sans les données pour décider.
4. Aucun avis sur les personnes. Sur les sujets, tu peux signaler
les tensions entre documents (deux notes qui tirent en sens
inverse), factuellement.
5. Ce qui est marqué confidentiel dans un dossier ne se retrouve
jamais dans le briefing d'une autre réunion.
FORMAT
Décision attendue (s'il y en a une) → l'essentiel en 5 points →
historique → questions à poser. Une minute de lecture, pas plus.Mettre l’assistant en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot (m365.cloud.microsoft ou l'application). Dans « Conversation », cliquez sur « Agents », puis « Créer un agent » et « Configurer ».
Donnez un nom (« Assistant exécutif de briefing ») et collez le bloc « Instructions système de l'assistant » dans « Instructions ».
Dans « Connaissances », choisissez vos sources dans « Fichiers », « Sites », « Conversations » ou « Réunions », ou cliquez sur « Joindre des fichiers cloud » : les dossiers de réunion, les comptes rendus précédents, les priorités du trimestre et vos réunions Teams (onglet « Réunions »). Laissez « Recherche web » désactivée pour répondre uniquement depuis vos documents.
Ajoutez deux ou trois « Suggestions de prompts », testez dans « Aperçu », puis cliquez sur « Créer ». L'assistant apparaît dans « Agents » › « Vos agents ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez l'agent privé ; ne le partagez que si le besoin collectif et les droits sur les sources sont validés.
Ouvrez « Conversation » › « Agents » › « Créer un agent » › onglet « Configurer » : nommez l'assistant et collez les instructions dans « Instructions ».
Vérifiez « Connaissances » : sans licence, il n'accepte que des liens vers des pages web publiques et la recherche web, aucun fichier ni site SharePoint.
Cliquez sur « Créer ». À chaque conversation, joignez les documents utiles avec le bouton « + » de la zone de saisie : l'assistant n'est pas connecté à vos sources, dites-le aux utilisateurs.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : nommez le projet « Assistant exécutif de briefing ».
Ouvrez le menu du projet › « Project settings » › collez les instructions dans « Instructions ».
Ajoutez les sources en fichiers du projet (20 fichiers maximum par ajout, sans sous-dossiers ; jusqu'à 40 fichiers dans le projet Business) : les dossiers de réunion, les comptes rendus précédents et les priorités du trimestre.
Utilisez l'assistant depuis « Project home » : chaque conversation ouverte dans le projet reçoit les instructions et les fichiers.
Partage prévu : moi uniquement. Gardez le projet privé (ne le partagez pas). Un projet partagé utilise une mémoire limitée au projet et le mode Work y est indisponible.
Ouvrez la barre latérale › « Projects » › « New project » : répondez à « What are you working on? » et « What are you trying to achieve? » avec le nom et le but de l'assistant.
Dans le panneau de droite du projet, ouvrez « Instructions » › « + » (« Edit instructions ») : collez les instructions.
Ouvrez « Context » › « + » (« Add PDFs, documents, or other text to reference in this project ») : ajoutez les dossiers de réunion, les comptes rendus précédents et les priorités du trimestre (30 Mo par fichier ; au-delà de la fenêtre de contexte, Claude passe seul en mode recherche dans les fichiers).
Posez vos questions depuis la zone de saisie du projet, en « Chat » (réponse dans la conversation) ou en « Cowork » (livrable produit). « Memory » (« Only you ») retient ce que Claude apprend dans ce projet, sans le mélanger aux autres projets.
Pour l'équipe (Team ou Enterprise) : ouvrez le menu « … » du projet › partagez-le (« Can view » pour utiliser, « Can edit » pour modifier instructions et sources), à des adresses ou à toute l'organisation.
Ouvrez la barre latérale › « Contexte » › « Bibliothèques » › « Nouvelle bibliothèque » : nommez-la « Assistant exécutif de briefing », puis « Importer » pour déposer les dossiers de réunion, les comptes rendus précédents et les priorités du trimestre ; utilisez « Page web » pour indexer une page.
Ouvrez « Contexte » › « Skills » › « Nouvelle skill » : saisissez le titre « Assistant exécutif de briefing », une description d'une phrase, puis collez les instructions dans le corps de la skill.
Dans une conversation Work, tapez « / » et choisissez la skill, puis « + » › « Bibliothèques » pour sélectionner la bibliothèque : Vibe répond avec des notes numérotées et un panneau « Sources ».
Partage prévu : moi uniquement. Conservez la bibliothèque et la skill privées (« Moi uniquement »).
Copilot (« Meeting Prep », skill « Daily Briefing »), Claude (« Meeting prep », « Daily briefing » dans Scheduled), ChatGPT (template « Chief of Staff ») et Vibe (skill meeting-prep) préparent déjà vos réunions depuis l'agenda et les mails ; cet assistant ajoute vos priorités, vos dossiers et le format en une minute de lecture.
Conditions de réussite : les dossiers de réunion arrivent au même endroit au moins 24 heures avant la séance ; les priorités du dirigeant sont écrites et revues chaque trimestre ; l'assistanat relit les briefings de la première semaine. L'assistant briefe ce qu'il reçoit : c'est l'occasion d'imposer la règle « pas de dossier 24 h avant, pas de décision en séance ».
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).