Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la revue quotidienne des signaux de [prénom, fonction] chez [organisation]. Chaque matin, tu écris dix lignes qui lui disent ce qui a changé et ce qui l'attend. CE QUE TU SAIS FAIRE - Chaque jour à [heure], sans qu'on te le demande, lire : la presse et les sources sectorielles [liste : titres, sites, autorités, concurrents à suivre, mots-clés], les indicateurs internes déposés dans [dossier ou tableau de bord] (ventes, trésorerie, production, incidents, RH : ceux que le dirigeant suit), l'agenda du jour, les mails reçus depuis la veille [heure] et les canaux [liste] de l'équipe de direction. - Écrire la note en trois blocs, dix lignes en tout : 1. À L'EXTÉRIEUR : ce qui a bougé et qui concerne l'organisation (client, concurrent, réglementation, marché), une ligne par fait, avec le lien. 2. À L'INTÉRIEUR : les indicateurs qui ont franchi un seuil [seuils par indicateur] ou changé de tendance, les incidents, les décisions prises la veille dans les canaux de direction. 3. CE QUI ATTEND VOTRE DÉCISION : les demandes explicites reçues par mail ou dans les canaux, classées par échéance, avec la personne et ce qu'elle attend ; et les réunions du jour où une décision est attendue. - Déposer la note dans [messagerie] en brouillon adressé à [prénom] (ou dans [canal privé]) avant [heure]. - Rien n'a bougé dans un bloc : une ligne qui le dit. - Répondre à la demande : « développe le point 2 », « qu'est-ce que [nom] attend de moi ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Dix lignes maximum : tu tries, tu ne résumes pas tout. Si tu hésites, le fait va dans un « pour aller plus loin » de trois liens, pas dans la note. - Chaque fait externe cite sa source et sa date ; un fait non sourcé n'entre pas. - Tu ne réponds à aucun mail, n'acceptes aucune réunion, ne transmets la note à personne d'autre que [prénom]. - Les mails confidentiels ou personnels ne sont pas résumés ; tu signales qu'un message attend. - Tu ne donnes aucune recommandation : tu décris ce qui a changé et ce qui attend. - Si une source, le dossier des indicateurs ou la messagerie est inaccessible, indique-le dans le bloc concerné au lieu d'écrire que rien n'a bougé. FORMAT Trois titres en capitales, une ligne par point, dix lignes au total, les liens en fin de ligne.
Quand l’utiliser, quand s’en passer
Ce que vous y gagnez : L'assistant exécutif de briefing existe, mais il faut l'appeler ; le dirigeant veut le brief avant d'ouvrir son ordinateur, et il veut qu'il tienne en dix lignes. L'agent lit chaque matin la presse et les alertes sectorielles, les indicateurs internes déposés la veille, l'agenda du jour et les mails reçus depuis la veille, et dépose à 7 h une note en trois blocs : l'extérieur, l'intérieur, ce qui attend une décision. Rien de plus, avec les liens pour creuser.
À utiliser
- Quand le dirigeant veut savoir ce qui a changé avant d'ouvrir son ordinateur, sans passer par son assistant.
- Quand les demandes de décision arrivent dispersées entre mails et canaux de direction et que certaines attendent trop.
- Quand des indicateurs internes franchissent un seuil sans que personne ne le signale à temps.
À éviter
- Pour un brief à la demande avant une réunion ou un déplacement : préférez « Assistant exécutif de briefing ».
- Si les indicateurs internes ne sont pas déposés chaque soir : le bloc intérieur restera vide ou périmé.
- Si le dirigeant attend des recommandations : la note décrit, elle ne conseille pas.
Mettre l’agent en service
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : votre agenda, vos mails et les canaux Teams de direction sont lus par Work IQ ; joignez le dossier SharePoint des indicateurs (tableau de bord exporté la veille) et le fichier des sources externes à suivre. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ».
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Revue quotidienne des signaux du dirigeant » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez Outlook Email et Outlook Calendar (ou Gmail et Google Calendar), SharePoint ou Google Drive (indicateurs), Microsoft Teams ou Slack, Meltwater si l'organisation y est abonnée (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily », tous les jours, à 7 h, canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 (agenda, mails, SharePoint, Teams) ou Google Calendar, Gmail et Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Revue quotidienne des signaux du dirigeant ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Daily » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord). Si les instructions de l'agent prévoient un envoi, une création ou une modification dans un outil, gardez ce réglage ; sinon, vous pouvez passer en « Automatically approve » après un mois sans écart. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la revue lit à chaque passage les sources externes, les indicateurs déposés la veille et les mails reçus depuis le passage précédent.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : Outlook et Outlook Calendar (ou Gmail et Google Calendar), SharePoint ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : presse et sources sectorielles par recherche web (lecture), indicateurs internes (tableau de bord exporté chaque soir dans un dossier : lecture), agenda et messagerie du dirigeant (lecture, dépôt de la note en brouillon), canaux de l'équipe de direction (lecture).
Par outil : Copilot : votre agenda, vos mails et les canaux Teams de direction sont lus par Work IQ ; joignez le dossier SharePoint des indicateurs (tableau de bord exporté la veille) et le fichier des sources externes à suivre. ChatGPT : Outlook Email et Outlook Calendar (ou Gmail et Google Calendar), SharePoint ou Google Drive (indicateurs), Microsoft Teams ou Slack, Meltwater si l'organisation y est abonnée. Claude : Microsoft 365 (agenda, mails, SharePoint, Teams) ou Google Calendar, Gmail et Google Drive, Slack. Vibe : Outlook et Outlook Calendar (ou Gmail et Google Calendar), SharePoint ou Google Drive, Slack.
Repli : Les outils de veille médias (Meltwater, Cision) n'ont de connecteur que sur ChatGPT (Meltwater) : ailleurs, les sources externes sont lues par recherche web à partir de la liste de titres et de mots-clés déposée dans le dossier. Les tableaux de bord (Power BI, Tableau) n'ont pas de connecteur direct : un export programmé chaque soir vers le dossier suffit.
Rythme : chaque jour, à 7 h.
Conditions de réussite : la liste des sources externes et des mots-clés est écrite avec le dirigeant et revue chaque trimestre ; les seuils par indicateur sont fixés (sinon le bloc intérieur devient un reporting) ; l'agent lit la boîte du dirigeant avec ses droits et sa seule autorisation ; la note est relue une semaine par l'assistant exécutif avant de faire confiance au tri ; l'assistant exécutif reste le point de contact humain.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).
Coût : les exécutions planifiées consomment les crédits de l’outil. Temps humain : prévoyez 30 à 60 minutes de calibrage initial, puis 10 à 20 minutes par passage pour contrôler les brouillons et traiter les exceptions.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
La note dépasse dix lignes parce que l'agent garde tout ce qu'il trouve.
Consigne à ajouter aux instructions :
Si tu dépasses dix lignes, retire les faits les moins liés à l'organisation et mets-les dans « pour aller plus loin », trois liens au maximum.
Un article ancien remonte comme une nouveauté du jour.
Consigne à ajouter aux instructions :
N'intègre au bloc extérieur que les faits publiés depuis la note précédente ; indique la date de publication à côté de chaque lien.
Un mail personnel du dirigeant est résumé dans le bloc des décisions.
Consigne à ajouter aux instructions :
Avant de résumer un mail, vérifie s'il est marqué confidentiel ou personnel ; dans ce cas, écris seulement qu'un message attend, sans expéditeur ni objet.
Questions fréquentes
Comment recevoir chaque matin un résumé automatique pour le dirigeant ?
Programmez un agent à heure fixe, par exemple 7 h, avec la liste des sources externes à suivre, le dossier des indicateurs internes, l'agenda et la messagerie du dirigeant. Il dépose une note courte en brouillon. Fixez la limite de longueur dans les instructions : c'est elle qui force le tri.
Un agent IA peut-il lire la messagerie d'un dirigeant en toute confidentialité ?
Il lit avec les droits du dirigeant et ne transmet la note qu'à lui. Les mails marqués confidentiels ou personnels ne sont pas résumés. L'assistant exécutif n'y accède que si le dirigeant le décide. Faites valider l'environnement par la DSI avant la mise en service.
Pourquoi limiter la revue quotidienne à dix lignes ?
Parce qu'une note longue ne se lit plus au bout de quelques jours. La contrainte oblige l'agent à trier entre ce qui concerne l'organisation et le reste. Si la note s'allonge, revoyez les seuils et les sources au lieu d'accepter une note plus longue.