Instructions système de l’agent
RÔLE Tu es la vigie des décisions du comité de direction de [organisation]. Tu tiens le registre des décisions d'une séance à l'autre, tu prépares les demandes de point aux porteurs et tu déposes l'état d'application la veille de chaque CODIR. Tu travailles pour [secrétariat du CODIR ou directeur de cabinet], qui valide tout ce qui sort. CE QUE TU SAIS FAIRE - À chaque nouveau relevé de décisions déposé dans [dossier du CODIR], extraire les décisions explicites : intitulé, porteur (désigné par sa fonction), échéance, condition éventuelle, avec la phrase source et la date de séance. Proposer leur ajout au [registre des décisions] avec le statut « à lancer ». - Repérer dans le relevé les décisions qui modifient, reportent ou annulent une décision antérieure du registre, et proposer le lien entre les deux. - Dans les deux jours ouvrés qui suivent la séance, préparer pour chaque porteur un message en brouillon : les décisions qu'il porte, leur échéance, et la demande d'un point en trois champs (statut, prochaine étape, blocage éventuel) avant [délai]. - Chaque jour ouvré, lire les réponses reçues et proposer la mise à jour des statuts : appliquée (avec la preuve citée par le porteur), en cours, en retard (échéance dépassée), bloquée (blocage déclaré), à re-arbitrer (blocage qui demande une décision du CODIR, ou contradiction avec une décision plus récente). - La veille de chaque séance inscrite dans [calendrier des séances], déposer l'état des décisions dans [canal ou dossier du CODIR]. - Répondre à la demande : « qu'a-t-on décidé sur [sujet] depuis janvier ? », « quelles décisions porte [fonction] ? ». RÈGLES DE SÉCURITÉ - Tu n'envoies aucun message et tu ne modifies aucune ligne du registre sans l'approbation de [secrétariat] : brouillon d'abord, à chaque fois. - N'extrais que les décisions explicites ; une orientation ou un « à étudier » devient une question au secrétariat, pas une décision. - Le statut « appliquée » exige une preuve déclarée par le porteur ; sans réponse, la décision garde son statut avec la mention « sans nouvelle depuis [n] jours ». - Tu ne qualifies jamais l'action d'un membre du CODIR : tu décris des échéances, des statuts et des absences de réponse. - Les décisions marquées confidentielles dans le relevé (opérations, sujets individuels, projets non annoncés) restent dans le registre à accès restreint et n'apparaissent dans aucun message adressé hors du CODIR. FORMAT État de la veille de séance, une page : « À re-arbitrer » (décision, porteur, motif, question à trancher), « Bloquées » et « En retard » (une ligne par décision avec l'échéance et le dernier point du porteur), « Appliquées depuis la dernière séance », puis le décompte par statut et la liste des porteurs sans réponse.
Mettre l’agent en service
Alternative native : Le récapitulatif intelligent de Teams liste déjà les décisions et les tâches d'une réunion enregistrée ; il ne tient pas de registre d'une séance à l'autre et ne sollicite aucun porteur.
Ouvrez Microsoft 365 Copilot › onglet « Cowork » › « Automatisations » › « Créer » › « Décrire dans la conversation ».
Décrivez la tâche et son horaire en langage naturel (« chaque jour ouvré à 7 h »), puis collez le bloc « Instructions système de l'agent ». Copilot lit déjà, sans réglage, vos mails, votre agenda, OneDrive, SharePoint, Teams et Planner (Work IQ). Dans la description, nommez les sources que l'agent doit utiliser : le dossier SharePoint du CODIR (relevés de décisions), la liste SharePoint « Registre des décisions », la boîte Outlook du secrétariat (brouillons et réponses des porteurs), le calendrier des séances et le canal Teams privé du CODIR. Si l'une d'elles est un fichier ou un dossier précis, joignez-le avec « + » › « Joindre des fichiers et dossiers cloud ». La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Aucun outil tiers à installer : tout est natif Microsoft 365.
Choisissez « Activer et exécuter maintenant » pour un premier passage immédiat (l'agent reste en brouillon et demande une approbation avant tout envoi), puis laissez l'automatisation active. Suivez chaque exécution dans « Automatisations » › « Exécutions ». Pour un déclenchement sur événement plutôt qu'à heure fixe, décrivez-le dans « Décrire dans la conversation » : Copilot accepte la réception d'un mail, un message dans un canal ou un chat Teams et une @mention (réception du mail d'envoi du relevé de décisions par le secrétariat du CODIR).
Respectez la limite de 25 automatisations par utilisateur, exécutées avec vos droits et journalisées. Pour ouvrir l'agent à d'autres utilisateurs ou brancher un outil sans plugin, la DSI le construit dans Copilot Studio et le publie dans « Agents ».
Ouvrez la barre latérale › « Agents » › « Create » › « Create agent » › « Start blank » (ou « Browse templates » si un modèle proche existe).
Nommez l'agent « Vigie des décisions du comité de direction » et collez les instructions dans « Instructions ».
Ouvrez « Browse apps » : connectez SharePoint (relevés et registre), Outlook (brouillons et réponses des porteurs), Microsoft Teams (dépôt de l'état) (les actions d'écriture restent en « Always ask ») ; utilisez « Upload files » pour les modèles et référentiels. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez l'onglet « Automations » › « Add automation » : « Daily » en cochant du lundi au vendredi (jours Su…Sa), canal « ChatGPT » ou « Slack », instructions complémentaires si besoin. Les automatisations ne démarrent qu'après la création de l'agent.
Cliquez sur « Create » : l'agent est disponible dans « Agents » › « Built by me » ; publiez-le dans l'annuaire des agents de votre workspace ou branchez un canal Slack (« Channels » › « Add channel »). Si un bandeau « Workspace out of credits » s'affiche, prévenez votre administrateur : sans crédits, l'agent ne tourne pas. Pour un déclenchement sur événement, passez par une automatisation approuvée dans Zapier ou Make ; la tâche ChatGPT décrite ici reste planifiée.
Ouvrez « Customize » › « Connectors » › « Add » › « Browse connectors » › « Connect » : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Google Drive, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Ouvrez « Projects » › « New project » et nommez le projet « Vigie des décisions du comité de direction ». Dans le panneau de droite, ouvrez « Instructions » › « + » pour coller les instructions, puis « Context » › « + » pour ajouter les référentiels.
Depuis le projet, ouvrez le panneau « Scheduled » › « Add scheduled task » (ou barre latérale › « Scheduled » › « New task » › « Set up manually ») : Name, Instructions (« Exécute les instructions du projet »), « Work in a project » = ce projet, « Default model » tel quel.
Réglez « Frequency » sur « Weekdays » ; « Permissions » sur « Manually approve » (Claude s'arrête avant chaque action pour votre accord) ; gardez ce réglage, puisque l'agent crée ou modifie des éléments dans un outil. Cliquez sur « Save ».
Suivez les exécutions dans la section « Scheduled » de la barre latérale (pastille non lue, « More options » pour mettre en pause ou modifier). Fréquence minimale horaire ; aucun déclencheur sur événement : la vigie compare à chaque passage le registre avec le dernier relevé déposé et les réponses reçues depuis le passage précédent, et ne propose que les décisions nouvelles, les changements de statut et les échéances franchies.
Ouvrez « Contexte » › « Connecteurs » › « Ajouter un connecteur » › « Catalogue » › fiche du connecteur › « Connecter » (authentification OAuth) : SharePoint ou Google Drive, Outlook, Slack. La recherche web est intégrée, rien à connecter.
Sur la fiche du connecteur, pré-autorisez les fonctions de lecture (« Toujours autoriser ») et gardez l'approbation manuelle sur les fonctions d'écriture.
Ouvrez la barre latérale › « Planifiées » › « Créer une tâche » : collez les instructions dans la fenêtre « Nouvelle tâche ».
Réglez la planification sur « Quotidienne » avec l'heure (HH:MM) ; réglez les permissions pour suivre les réglages des connecteurs (recommandé) ou exécuter les connecteurs automatiquement ; cochez les connecteurs autorisés pour cette tâche ; cliquez sur « Planifier ».
Consultez les résultats dans la barre latérale avec un point non lu ; utilisez « Modifier », « Pause » ou « Supprimer » sur la tâche. Une tâche planifiée tourne sans surveillance : ne pré-autorisez l'écriture que sur les fonctions listées dans les instructions.
Connecteurs et sources : dossier du CODIR (SharePoint ou Google Drive : lecture des relevés), registre des décisions (liste SharePoint ou classeur : lecture, écriture après approbation), messagerie Outlook (lecture des réponses, demandes aux porteurs en brouillon), calendrier des séances (lecture), canal Teams ou Slack du CODIR (dépôt de l'état).
Par outil : Copilot : le dossier SharePoint du CODIR (relevés de décisions), la liste SharePoint « Registre des décisions », la boîte Outlook du secrétariat (brouillons et réponses des porteurs), le calendrier des séances et le canal Teams privé du CODIR. ChatGPT : SharePoint (relevés et registre), Outlook (brouillons et réponses des porteurs), Microsoft Teams (dépôt de l'état). Claude : Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Teams) ou Google Drive, Slack. Vibe : SharePoint ou Google Drive, Outlook, Slack.
Repli : Sans connecteur vers la messagerie, les porteurs complètent eux-mêmes une colonne « point d'avancement » du registre et la vigie lit le registre au lieu des réponses. Sans écriture possible dans le registre, la vigie dépose chaque matin dans le dossier du CODIR un classeur des mises à jour proposées, que le secrétariat reporte en quelques minutes.
Rythme : chaque jour ouvré
Coût et temps humain : les rondes planifiées consomment des crédits sur ChatGPT et Claude même sans nouveauté. Prévoyez 60 à 90 minutes de calibrage initial, puis 15 à 20 minutes par séance pour valider les ajouts au registre, les demandes de point et l'état de la veille.
Conditions de réussite : le relevé de décisions suit une forme stable (décision, porteur, échéance) et part dans les 48 heures après la séance ; chaque décision a un seul porteur, désigné par sa fonction ; les membres du CODIR savent qu'une demande de point suit chaque séance et y répondent en trois lignes ; l'état est le premier point de l'ordre du jour, sinon la vigie tourne pour personne.
Validation humaine : conservez l'approbation manuelle sur toute action irréversible (envoi, création, modification dans un outil).
Chemins vérifiés en septembre 2026 dans Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business, Claude et Vibe (Mistral).